橋本総業株式会社は、1890年に創業、管工機材・住宅設備機器関連販売業を展開しています。40以上の支店を全国に構え、事業拡大を続けている企業です。

本稿では、管理本部を管轄し、従業員の生産性向上を担う取締役常務執行役員の伊藤 光太郎さん、人事労務業務を担当する岩佐 和人さんに取材を実施。

創業130年を迎える歴史ある企業がどのような背景でSmartHRを導入したのか、会社の目指す姿についてお話を伺いました。

伊藤さん：管理本部を管轄し、そのなかで3つの部署を担当しています。1つ目は「経営管理部」。全社的な方針決定などを進めています。2つ目が「システム部」で、社内のIT化推進を進めています。

3つ目が岩佐も所属している「人事部」となりますが、3つの部署に共通するミッションは「生産性の向上」です。

岩佐さん：メインは社会保険の手続き業務を担当しています。入退社手続きや従業員の異動、住所変更などによる手続きが主ですね。労務関係の業務も一部担当しています。

伊藤さん：IT化が遅れていますので、5つほどサービスの導入を進めています。とくに人事労務関連は法律の改正や社会情勢が変化してきていますので、対応が早いクラウド型のシステム導入に力を入れています。

伊藤さん：属人的な仕事になっており、仕組みで業務を標準化する必要があったのが一番の課題です。また、給与や賞与計算のシステムにかなりコストがかかっていましたので、抜本的に改善できないかと思っていました。

岩佐さん：「年末調整」や「給与支払報告書」の提出、「源泉徴収票」の配布などの業務負荷が高く、課題に感じていました。次に雇用契約関連の業務ですね。契約社員の方は1年間の契約期間なので、毎年紙で更新するのが非常に大変でした。ちょうど3月に一気に更新タイミングがきますので、その時期は業務量もかなり増えてしまいます。

人事データベースについてもシステムがバラバラで、1人変更があるとすべてのシステムに反映せねばならず、さまざまなサービスを連携させて解決できないかと思っていました。

岩佐さん：給与計算や勤怠システムも検討するなかで、他サービス担当者にSmartHRを推薦してもらったのがきっかけですね。

伊藤さん：「クラウド化を進める」というミッションを他サービス担当者にお話していたところ、「さまざまなシステムと連携できるSmartHRがいいんじゃないか」と薦めてもらいました。実際にどのように連携できるかもかなり細かいところまで話を聞きましたね。

伊藤さん：他社サービスと連携でき、それぞれの良さを活かしながら業務の標準化を進められることです。SmartHRを人事データベースとして中心に置き、他サービスとしっかり連携できそうだと思い導入を決めました。

勤怠システムのヒューマンテクノロジーズさん（KING OF TIME）、給与システムのマネーフォワードさん（マネーフォワード クラウド給与）、それぞれ営業担当の方が打ち合わせの機会を設けてくださり、同時に進めることになりました。

実は、検討当初は問題点があったんですが、担当の方が実現方法を提案してくれました。

伊藤さん：「みなさんの賞与はこのような根拠で計算されていますよ」という賞与の計算表を配布しているのですが、この計算に時間とコストがかかっていました。1〜2年はトライしてきたもののなかなか改善されなかったんです。

具体的には、既存システムでは保守費用と新たな開発費用と合わせ、数百万円かかることが予想されていました。さらに給与明細の配布に別のシステムを使っていたのですが、これらをすべてSmartHRで実現できることがわかったんです。

かなり短い時間でやりたいことが実現できるようになり、驚きました。すごいですよね。導入におけるサポート力が圧倒的でした。

伊藤さん：給与計算などの労務業務は、従業員全員に関わる非常に重要な仕事だからですね。属人的な業務は改善しなければ何かあった時にまわらなくなってしまいます。

採用業務も同様にシステムを導入しており、人事業務全般のIT化が徐々に進んできています。

長田さん：登録を進めるために招待メールを送信しましたが、みなさん丁寧に内容を確認してくださっています。「緊急連絡先を変更したい」「住所の読み仮名を修正したい」などの連絡がありました。

予想より関心が高いことがわかりましたので、従業員情報変更の際にはSmartHRの申請・承認機能も活用してもらえるのではないかと期待しています。

加藤さん：ネガティブな反応も今のところ全くありませんので、登録が完了するまで順調に進むといいなと思っています。

伊藤さん：まずは紙からの解放ですね。紙で申請書類をまわしたり、難しい申請書類を紙で作ったりすることをやめたいです。

実は、SmartHRの登録を従業員にアナウンスする際、SmartHRを知らない方もいると思ったので、テレビCMを紹介させてもらったんです。「このようなテレビCMを放送しているちゃんとした会社ですよ」とフォローすることで、従業員が仕事に取り組むモチベーション向上にもつながればいいなと思いました。

従業員は最新のシステムを使い、簡単に手続きできるようになる。社外に対しては法律を遵守し、働き方改革に取り組んでいるというブランディングや信頼感の醸成につながる。そのような変化も期待しています。

さらに、SmartHRを人事マスタとして人事業務の中心に置けるように活用したいですね。

岩佐さん：実務担当としては、膨大な単純作業を効率化して時間短縮し、できた時間で従業員一人ひとりに寄り添える施策を進めていきたいと思っています。

たとえば、2020年の7月に本社の隣のビルにクリニックを設け、すぐに診察できるような環境をつくりました。このような従業員の健康管理につながる施策に取り組み、営業職の方がよりお客さまに向き合える時間を増やせるようにしていきたいですね。

伊藤さん：本社ビルの地下にスポーツジムが最近できました。ウエイトトレーニングやゴルフの練習もできるんですよ。

※橋本総業さまの健康企業宣言について

伊藤さん：「生産性向上」につながると考えています。弊社は前時代的な考え方もまだ残っているので、より意識しなければなりません。

たとえば社内で申請するときに紙に記入して上司にハンコをもらって本部に送付する……みたいな業務フローです。「この時代に本当に紙でないといけないのか？」と、前提を疑う発想が必要になります。

「仕事の無駄よ、さようなら。」ってSmartHRのテレビCMでも謳っていますよね。そのとおりだと思います。ただ、どうしても既成概念が先行し、なかなか踏み切れないこともあるでしょう。これを壊すには新しいシステムを導入してある程度の強制力をもって変えるしかありません。

そもそも、昔ながらのやり方をずっと残している会社に、若い方は入社したいと思うでしょうか。これからの時代、「選んでもらえる会社」にならなければ生き残れなくなります。

伊藤さん：そうですね。会社が時代に合わせて変化できているかどうかは、社外からもかなり見られていると思います。

このようなクラウドシステムに対し、「うちには合わない」と先入観をもつ会社さんはまだまだ非常に多い印象です。当社が活用を進め、「いや、活用すると生産性が上がったよ」と発信することで、業界全体のIT化を推進することも私たちの役割ではないかと感じています。

橋本総業は130年の歴史がありますが、時代に合わせて変化してきたからこそ、ここまでこれました。管理部門は業務改革を後回しにされがちだと思いますが、管理部門こそ時代に合わせて改革を進めていくべきだと思いますね。

伊藤さん：低コストで少人数からスタートできるのはメリットだと思います。人事データベースが古いシステムのままでどうしたらいいか不安という場合は、まずは小さく試してみてはいかがでしょうか。

管理部門にはあまり費用をかけたくないと思われるかもしれません。しかし、これからの時代は改革が必要です。SmartHRでできることからスタートし、小さな成功を積み重ねていくことをオススメします。

※橋本総業さまは社内テニスチームの活動も盛んで、2020年のテニス日本リーグでは男子チームの優勝実績もあります。従業員がイキイキと働く会社づくりのため、さまざまな取り組みを推進されています。