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同社は2021年のSmartHR導入後、労務領域のペーパーレス化を軸に業務効率化を推進してきました。現在はタレントマネジメント領域の各機能を活用し、従業員のスキルアップや育成、意識改革へと歩みを進めています。

SmartHRを社内に定着させるための取り組みや導入効果、今後の活用法について、人事総務部で部長を務める柳川さんと副部長の今村さんにお話を伺いました。

柳川さん：私が入社した2021年当時は、人事総務のあらゆる手続きが紙を中心とした運用だったこともあり業務が煩雑でした。そこでまずは、労務領域の業務効率化を目的にSmartHRを導入し、入社手続きや雇用契約書、年末調整などのペーパーレス化に取り組みました。

今村さん：店舗で働く従業員はパソコンに触れる機会が少なく、紙を使うことに慣れていたことから、導入当初は使い方に関する質問が届くこともありました。ただ、身上変更申請や文書配付などの際、徹底してSmartHRの利用を呼びかけたことで定着を促せたと思っています。今では、当初よくみられた入力ミスも減り、操作に関する問い合わせの数も減っています。

柳川さん：正直なところ、パソコン操作に不慣れな従業員は今もいると思っています。ではなぜ、SmartHRの活用が進んだのかというと、私たち管理者が提出された書類をむやみに修正しないと決めていたことがポイントだったように思います。

今村さん：年末調整はとくにそうでしたね。スピードだけを求めるなら人事側で手直ししてしまう方が早いのですが、翌年以降のことを考えると正しい形の申請を理解してもらうことが重要なので、理由を添えて差し戻しをする形をとりました。

従業員の皆さんのお金にも関わる重要なことですので、ぜひ申請の機会を通じて関心と理解を深めていただきたいというのが私たちの考えです。

柳川さん：一方で、操作性の面で申請ミスが多いと感じた箇所については、できるだけすぐに管理者側で申請フォームや注意書きの修正をするなどの工夫もしました。私たち以外のメンバーからもアドバイスやフィードバックをもらうことで、早い段階で改善ができたと思っています。

今村さん：もともとSmartHRとは別の人事評価システムを利用していたのですが、運用面に課題を感じていました。パソコン操作に慣れていない従業員が扱うにはハードルが高い操作性だったこと、そして私たち管理者としてもSmartHRと二重管理になってしまうため、メンテナンスが負担になっていたんです。

また、人事評価のタイミングは半年に1回のため、管理者以外の従業員にとっては利用する機会がほとんどありませんでした。ログイン用のパスワードを紛失した旨の問い合わせが約3人に1人の割合で発生していたこともあり、対応に追われ頭を抱えていました。

柳川さん：その点、SmartHRは給与明細の配付を含めて日常的に使っていたので、皆さん操作には慣れています。従業員データの一元化や従業員の利便性向上、コスト削減などの観点からSmartHRへの1本化を決断しました。

今村さん：既存の給与計算ソフトや勤怠管理ソフトなど、ほかのシステムとの連携面で優れていたこともSmartHRに集約するうえでの決め手になりました。「HRストラテジープラン」にプラン変更したことで、労務からタレントマネジメントまでSmartHRで一元管理できるようになり、さらに活用が進んでいます。

今村さん：コスト削減の効果はとくに実感しています。以前に併用していた人事評価システムを解約してSmartHRに1本化したことで、年間160万円の経費削減につながりました。

また、業務効率化の視点では年末調整がかなりスムーズになっています。たとえば、昨年は一昨年と比べて担当者が1名少ない状態でしたが、問題なく完了できました。前年度のデータを引き継ぐため入力時の不備が少なく、管理者・従業員ともに作業を効率化できているためです。

これは私個人の考えですが、従業員それぞれに家庭のことや仕事以外のやりたいことがあると思うので、なるべく定時で帰れるように引き続き効率化を追求していきたいと思っています。

今村さん：申請作業などはSmartHRの導入以前と比べて、従業員目線のユーザー体験が向上したと思っています。1人1台パソコンが用意されているわけではなく、店舗に備え付けの共有パソコンがあるだけなので、どうしても不便なことが多かったんです。とくに使用後はログアウトを欠かさない、個人情報が残らないように忘れずファイルを削除するなど、気をつけることが多くありました。

今では個人のスマートフォンから利用できますし、ちょっとしたスキマ時間を活用した申請もできるようになっています。

柳川さん：副次的な効果として、人事と従業員の距離も近くなりましたよね。

今村さん：それはありますね。以前までは、従業員から人事へ個別に問い合わせが集中しないよう、間に店長を経由してまとめて連絡いただく必要がありました。それが今ではSmartHRを介して、従業員と人事が直接やりとりをしています。伝言ゲームがなくなり、コミュニケーションのスピードも格段に上がりました。

柳川さん：間で介在していた店長も業務負担が減り、ラクになったと聞いています。これまでは店舗便や郵送対応も店長の仕事でしたが、それもなくなりました。確実に紙のやりとりが減り、効率化につながっています。

柳川さん：従業員サーベイを積極的に使っていますね。転勤可否や資格の合格状況、フィードバックをきちんと受けているかどうかなど、細かいことまで聞いています。従業員の反応も早く、通知が届いたらすぐに回答してくれるのがありがたいですね。リマインド機能の利用も影響していると思いますが、常時80～90%の回答率が得られています。

今村さん：パルスサーベイも2か月に1回は実施し、面談もするようになりました。表面化されていない事案に対して、人事が介入することで解決につながったケースもありました。潜在課題が見え、顕在化する前に対処できるようになったのはよい傾向だと考えています。

柳川さん：ほかには、ロクイチ報告のための分析レポートを活用したり、人事発令の際には組織図を活用したりと、さまざまな機能を使わせてもらっています。

今村さん：私たちが実現したいこと、求めていることをCS（カスタマーサクセス）担当の方がよく把握してくださっているのが、スムーズな利用につながっていると思います。課題解決につながりそうな新機能がリリースされた際には声をかけていただくこともあり、気にかけてもらえているなと感じることが多いです。

他社のなかには担当がつくのは導入時のみ、あるいはチャットボットのみといったケースもあるなか、SmartHRさんは継続してCS担当の方に伴走いただけているので安心感がありますね。

柳川さん：経営陣が繰り返し発信しているのが、「会社が転換期を迎えるなかで管理職がより存在感を高め、率先して行動できるような状態をつくりたい」ということです。そのために人事としては教育機会の提供に力を入れたいと考えています。

今村さん：これまでに蓄積してきた従業員データに加えて、「学習管理」機能を使った研修や受講状況の管理をしていきたいです。従業員が掲げた目標に対して、それを後押しする研修があり、上司もそれを一元管理できる状態が理想です。

これが実現すれば、学習状況・進捗を確認しながら適度なフィードバックを実施するなど、“自走”できる従業員を育てるための仕組みが整うはずです。そのためには、評価研修の受講を管理職に対して必須にするなど、水準を一定にそろえるための取り組みも必要になるかもしれません。

また、人事評価については、目標管理シートのブラッシュアップがカギになると考えています。現在は、売上に紐づく定量的な目標設定をする従業員が多く、シートも定量目標に適した形ですが、それを定性目標にも対応できるようにしたいんです。店舗では、普段どのような貢献ができているかなども記録することで、評価方法の改善が期待できます。

柳川さん：自走というキーワードが出てきましたが、自分が想いをもって「これがやりたい」と打ち込める仕事をすることが大切だと私は考えています。そのほうが楽しいですし、前向きにもなれますよね。

この考え方が会社全体に広がり、誰もが自発的に仕事へ取り組める環境をつくりたいと考えているので、意識改革を促す働きかけを今後も続けていきたいと思っています。