入社手続き・年末調整をペーパーレス化。店舗・本社ともに負担軽減を実現

株式会社アースフードは広島県内に11店舗を構える「ラーメン我馬」をはじめとした飲食店を経営しています。また、海外への店舗出店や、そのほか飲食事業に関するコンサルティング、食材・商品の開発・製造および販売など、幅広く事業展開しています。

煩雑になりがちなアルバイトの入退社手続きや従業員情報管理を、SmartHRでペーパーレス化。年末調整対応では、人事だけでなく、書類の回収を担っていた店長の負担軽減につながっています。

SmartHR導入の決め手や導入後の変化について、管理本部・吉岡さん、三井さんにお話を伺いました。

提出書類の不足や不備が多く、ミスが発生しやすい状況

導入以前に抱えていた課題を教えてください。

吉岡さん：従業員情報の管理が本当に大変でした。入社時に提出してもらう交通費申請、口座番号などはすべて紙なので、収集した従業員情報は人事がExcelやシステムに手入力で登録していました。

入社書類は、各店舗から週2回郵送してもらっていましたが、必要な書類が入っていないことや、書類の記入間違いがあるケースも多く、都度店舗に問い合わせが必要でした。

外国人アルバイトも多いとのことでしたが、課題感はありましたか？

吉岡さん：外国人留学生のアルバイトは店長が書類の記入を手伝うことがあります。しかし 、母国語が違うこともあり、ミスが発生しやすい状況でした。

店長は店舗運営と同時に採用業務を担うため、どうしても業務負荷がかかりがちな体制でした。

大量の従業員情報を一元化でき、検索可能なシステムを選定

システムを導入する際に、大切にしていたポイントはありますか？

吉岡さん：とにかく大量の従業員情報を入力・保管できることです。システム上で検索すれば、誰でも該当する従業員情報がわかるような状態を、システムで実現したいと考えていました。

これまでのフローでは、入社書類が到着後、Excelの従業員名簿や組織図を手入力し、勤怠システム・給与システムにもそれぞれ必要な情報を入力していました。また、原本回収をしている書類はファイルにまとめて保管する必要がありました。このように、1人の従業員に関わる情報が4〜5つの場所にバラバラに保管されている状況でした。

そのため、システム導入の際には、情報をひとつにまとめられるシステムがよいと考え、SmartHRを選びました。

SmartHRの導入はスムーズに進みましたか？

吉岡さん：年齢層の高い従業員もいるので、スマートフォンやパソコンを持っていない、スマートフォンを使うのが苦手な方への対応は不安視しておりました。実際、導入後にはそういった従業員からの問い合わせが多く発生しましたが、今では問い合わせは少なくなっています。

スマートフォンなど、アクセスするデバイスを持っていない方も数名いるので、その場合は従来通り紙で対応しています。

年末調整業務が3名→1名に。催促なしで提出完了する状態へ

SmartHRを導入して感じられた効果はありますか？

三井さん：とくに、年末調整で効果を感じています。もともとは、スタッフ3名の総力戦で業務にあたっていましたが、SmartHRを導入してからは主に私1人で進められるようになり、大きく時間短縮につながっています。

SmartHRを入れる前は、店長にメールや電話で書類の提出を催促していましたが、なかなか集まらないこともありました。現在は、多くの従業員が催促なしで、SmartHR上で設定した締め切り日までに提出してくれるようになりました。SmartHRの操作がわかりやすく簡単なので、回答に迷わなくなったのではないでしょうか。書類回収の負担が軽減しました。

吉岡さん：入社手続きも効率化されたと感じています。もともと、入退社の手続きには月間で2週間ほどかかっていましたが、SmartHR導入後は3日程度に短縮できました。

従来の紙ベースの入社手続きでは、アルバイト本人が出勤していなかったり、アルバイトが出勤していても手元に原本・正しい情報がなかったりと、確認に余計な工数がかかる傾向にありました。今は、SmartHR上で提出の進捗や未提出者がわかり、アルバイト本人に差し戻しができるので、漏れなく確認・催促ができるようになりました。

また、カスタム社員名簿で従業員情報を確認できるようになったことで、店長がアルバイトの持つスキルを閲覧できるようになったこともよい変化の1つです。各業務に適切なアルバイトを配置できるだけでなく、新しい店長が赴任した際の情報把握もスムーズになりました。

業務を本社に集約した結果、店舗・本社ともに業務負担が減った

店長さんの反応はいかがでしたか？

三井さん：SmartHRで年末調整をしたときは、非常に喜んでいました。これまでは、店長が従業員全員に書類の準備を促し、回収や提出進捗の管理をしていたので、本当に大変だったと思います。しかし、SmartHRにしてからは、提出情報に不備があった場合は従業員本人に差し戻すため、店長を介したコミュニケーションが必要なくなり、負担が軽減したのだと思います。

本社に業務を集約し、店長さんの負担をなるべく軽くするという方針でSmartHRのフローを組まれた、と導入時にお聞きしましたが、本社側の負担は増加しましたか？

吉岡さん：本社の負担は、むしろ減ったと思います。本社に業務を集約することでミスが少なくなり、店長への問い合わせが必要なくなったことで、やるべきことが減りました。また、従業員データがSmartHRに入っていることで、書類の管理や名簿作成もなくなるだけでなく、従業員データを用いた人事資料作成の工数も削減できました。

従業員データを活用して、サーベイやレポート、社内wikiなども構想

今後、注力していきたいことがあれば教えてください。

吉岡さん：SmartHRの機能では、従業員サーベイをさらに活用したいです。対象者を絞ってアンケートを取るなど、ほかに有効な使い方をされている企業さんの例を参考にしながらやってみたいです。また、分析レポートもぜひ使ってみたいですね。採用業務での活用を視野に入れています。

全体の業務では、各種手続きの方法・必要な書類などを掲載した社内Wikiを作りたいと考えています。本社と店舗では営業時間にズレがありますが、社内Wikiにより店舗側が欲しい情報をタイムリーに取得できれば、コミュニケーション工数がさらに削減できると想定しています。

実は、SmartHRの導入がきっかけとなり、申請ワークフローやタイムカード管理など、ほかの社内業務もシステム化が進んでいます。今後も、店舗営業を手助けするようなシステム化を積極的に検討したいと考えています。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。