「全国の拠点で喜んでもらえるシステム」グループ7社一斉導入の道のり

コロナ禍により労務のペーパーレス化が急務に

SmartHRを導入した背景を教えてください。

大林さん：一言でいえば、新しい働き方への対応です。弊社では、以前より一部の従業員に限定した在宅勤務を採用してきましたが、コロナ禍の影響を受けて働き方を大きく見直しました。

具体的には、内務職は原則週3日の在宅勤務、営業職は直行直帰・モバイルワークを基本とした働き方へと移行、それにともないペーパーレス化の実現が急務となりました。

導入にあたって、SmartHR以外のサービスとも比較をされましたか？

大林さん：はい。私たちは今回、弊社を含む7つのグループ企業での一斉導入となりました。各社の人事労務担当者にて複数サービスのトライアルを行い、選定しました。

選定の際には、どんな点が決め手になりましたか？

大林さん：人事労務担当者、給与担当者、そして従業員目線を統合した際の使い勝手の良さが決め手でした。グループ各社の従業員は、業務内容や年齢、PC・スマホの使用頻度が異なるため、どの会社の、どの従業員にとっても使いやすいサービスを選ぶ必要がありました。

実際にトライアルをしてみると、SmartHRは最もデザインの統一感に優れていると感じました。パッと見たときに、自分のやりたいこと、システム上でやらなければいけないことが一目瞭然で、誰にとっても理解しやすいシステムという印象です。

他のグループ各社の担当者からの意見も同様です。実は比較した複数のサービスのなか、SmartHRの評価がどの担当者からも最も高かったのが最終的な判断につながりました。

カスタマーサクセスのサポートで当初の不安が解消

グループ7社での一斉導入ということで、大変なことはありませんでしたか？

大林さん：グループ全体の従業員約3,000名に関わるプロジェクトですので、導入前は失敗できないという気持ちがあり不安になることもありました。

ただ蓋を開けてみると、導入当初からカスタマーサクセス担当者さんにサポートいただき、引っ張ってもらえたことで安心できました。

グループ7社の全体像を理解しながら進行いただけたのはもちろん、スケジュール管理や期日までに必要なタスクが明確だったので助かりました。

岡田さん：おそらく、SmartHRさんのどの担当者さんが付いても同じように良い対応をしてもらえるんだろうなと感じました。顧客対応にもSmartHRさんらしい“色”が出ていましたね。あらためて安心して任せられる会社だと思いました。

嬉しいお言葉をありがとうございます。導入過程では、グループ各社の担当者さまとどのように連携を図ってきたのですか？

大林さん：プロジェクト全体では、各社の人事労務担当だけでなく、システム担当や外部システム会社の担当者など、合計で20名ほどに関わってもらいました。

スケジュールとしては、2〜3ヶ月ほどかけて年末調整に向けて進行。全体としては10回程度の打ち合わせを実施、それ以外にも、細かく情報共有しながら足並みを揃えてきました。

私たちダイドードリンコの人事グループ3名が主体ではありましたが、決して独断で進めてきたわけではありません。導入の目的をしっかりと共有したうえで、各社からの意見にも随時耳を傾けることで、お互いに信頼関係を構築できたのが成功のカギだったように思います。

ダイドードリンコ株式会社、大同薬品工業株式会社、株式会社たらみ
3社の人事労務担当を中心にプロジェクトが推進されました。

業務工程は従来の1/5に。個人情報も安心して管理可能

SmartHR導入による変化を教えてください。

大林さん：紙の印刷、配布、回収など、担当者と従業員間の業務工程は従来の1/5程度までに減少しました。紙の量に関していえば、次年度の扶養控除申告書もあわせて、約12,000枚の削減という結果になっています。あらためて数字でみるとビックリですね。

当初の課題だった、コロナ禍におけるペーパーレス化の観点での効果はいかがですか？

大林さん：書類の配布・回収業務が一部の原本書類のみとなったため、大幅なペーパーレス化ができています。同時に従業員は在宅勤務・モバイルワークを継続できておりますので、私たち人事労務担当がオフィスへ出社せずとも、従業員からの問い合わせ対応が可能な点に利便性を感じています。

真野さん：これまでの紙の年末調整の運用では、書類の回収の過程で担当外の人に従業員の個人情報が見えてしまう可能性や、書類が紛失してしまう可能性など、個人情報管理の点で懸念がありました。

しかし、SmartHRの導入以降はそういった懸念もなくなりました。個人情報の正しい管理の観点からも改善できて嬉しく思っています。

あらためて今回の導入を振り返ると、どんな感想をお持ちですか？

岡田さん：年末調整後にグループ各社の担当者の話を聞く中で感じるのは、さらなるペーパーレス化とその先への強い期待感です。

ペーパーレス化により、私たち人事労務担当の3名の働き方が変わったのはもちろんですが、同様にグループ各社の現場、つまり人事労務担当者の皆さんにも喜んでもらえるシステムを入れられたことが、実は一番嬉しい結果かもしれません。

まだ導入を完全に終えたわけではありませんが、今後も随時、情報共有を通じてグループ全体の効率化を図れたらと思います。

全国の拠点で柔軟な働き方の実現を目指す

今後はどのようにSmartHRを活用していきたいですか？

大林さん：現在、従業員から紙で提出してもらっている書類や、行政へ提出している書類をすべてSmartHR上で手続きしたいと考えています。そして従業員や人事労務担当者がどこにいようとも手続きができるように、さらなるペーパーレス化を進めていきたいですね。

真野さん：従業員が本来の業務により時間を割けるように、いかに手続きを楽に終えられるかを追求していきたいと思っています。

岡田さん：会社全体で在宅勤務やテレワークを進めているものの、まだまだ本社以外の現場では、業務上そういった働き方ができない従業員もたくさんいます。

だからこそ私たちのいる本社だけでなく、全国の拠点の従業員が柔軟な働き方を実現できるようにしていきたいですね。今回のSmartHRの導入では、そういった可能性が大いに広がったと感じております。

従業員の皆さんの柔軟な働き方の実現に向けて、ぜひ今後もSmartHRをお役立てください。本日は貴重なお話をありがとうございました！