従業員が使いこなせてこそ人事労務効率化に繋がる。圧倒的な使いやすさで業務量が1/3以下に

「従業員目線での使いやすさ」が人事労務効率化のカギ

SmartHR導入前に抱えていた、人事労務の課題を教えてください。

山岸さん：まず、「煩雑な入社手続き」です。拠点が東京と金沢とで分かれており、拠点間でやり取りしているため、郵送の手間がかかります。その分時間もかかるため、従業員に保険証が届くのが遅くなってしまうこともありました。そもそも拠点間での郵送後、手元に情報が残らないため進捗確認が難しいなど、アナログだからこそ生じる課題にも悩まされました。
また、「年末調整」も大きな課題でした。従業員から「書き方がわからない！」という質問が多く発生し、管理者・従業員お互いに時間が奪われていたため、もっと簡単に年末調整を実施できるものはないかと探していたんです。

年末調整をはじめ人事労務を効率化しつつも、従業員側のユーザビリティも重視したい。そのような背景を踏まえ、SmartHR導入をご検討いただけたのでしょうか？

山岸さん：そうですね、上記の課題解決においては、管理者側の効率化はもちろんですが、従業員側の使いやすさも非常に大切だなと感じておりました。なぜなら従業員が使いこなせてこそ効率化・スピードアップに繋がるからです。
その点SmartHRは、実際に使いながら他社ツールと比較した中で、最もデザインが優れており、従業員目線でも非常に使いやすかったため、これなら人事労務管理を総合的に効率化できると考えました。

嬉しいお言葉ありがとうございます！ その他に決め手となったポイントはありますか？

山岸さん：電子的に人事労務管理することで、書類管理の負担がなくなるばかりか、検索性も上がることもポイントでした。いちいち棚から探すことなく、瞬時に必要な書類を見つけることができます。更に、様々な手続きを行う際には、従業員一人ひとりのステータスの視認性がとても高く、進捗管理しやすいと感じました。

合同会社DMM.com 山岸 慎治さん

実感した業務スピードの向上。手続きの業務量が従来の1/3以下に

続いて、SmartHR導入後の第一印象を教えてください。

山岸さん：先述の通り、他社ツールと比べて、パッと見で非常にわかりやすく、デザイン面で優れているなと感じました。

鴫原さん：私、実は入社したてなんですが、入社時にSmartHRを使って入社手続きをしたんです。入社が決定した後に、SmartHRから案内が届き、実際に情報を入力しましたが本当にわかりやすい、なんて素晴らしいツールなんだと感じました。
以前も人事をやっており、前職でもSmartHRがあれば良かったのにと思ったほどです。というわけで前職の方にSmartHRをオススメしました（笑）。
私自身、ITツールがあまり得意ではないのですが、それでも「何を入力するのか」「何を添付するのか」などが、パッと見ただけで直感的に使えるため、従業員目線でもかなり便利な印象を持ちました。実際に、マニュアルを読まずとも操作できますし、わからないことがあってもヘルプセンターやチャットサポートが充実しているので安心です。

合同会社DMM.com 鴫原 早苗さん

ありがとうございます。導入から半年経過してからの感想はいかがですか？

鴫原さん：私は、弊社でSmartHR導入前の状態を経験していないので、紙で社会保険手続きを行っていた前職と比較しての感想です。
一般的な紙手続きとの一番の差は「スピード」です。
まず、SmartHRによって簡単に手続きできるため、業務量を減らすことができました。
特に、「離職票の作成」はかなりスピードアップしました。手書きであれ、ドットインパクトプリンタを使って印刷するのであれ、かなりの時間をかけないといけないところを、SmartHRで作成するとものすごい早いんです。給与ソフトと連携させていないため、入力はすべて手打ちなんですが、それでもかなりのスピードだったので実際に時間を測ってみました。すると、1件あたり30分程度で終わってしまうので、とても感動しました。
以前は1件あたり約1時間かかっていたため、2倍ほど効率化されたと実感しています。

離職票は提出期限もありますし大変ですよね……。その離職票作成もスピードアップされたとのことで嬉しく思います。離職票以外にスピードアップを実感した手続きはありますか？

鴫原さん：書類作成はもちろんのこと、協会けんぽ（全国健康保険協会）であれば「電子申請」に対応しており、役所に出向くことなく、申請手続きがかなり早く済んでいます。保険証も今までより早く届くようになりました。

山岸さん：導入前は、関東ITS（関東ITソフトウェア健康保険組合）で2～3週間、協会けんぽは1ヶ月近くかかっていました。それに比べて、現在では関東ITSは1週間、協会けんぽが2週間程度ですね。申請手続きから届くまでの待ち時間が少なくなり、従業員としても安心です。

業務量への変化はありましたか？

鴫原さん：期待以上の大きな変化がありました。業務時間の削減だけでなく、これまで金沢オフィスでやっていた仕事を東京オフィスで巻き取ることができたんです。
具体的には、金沢オフィスにて3名で行い、残業も発生していた社会保険手続きを、現在は東京オフィスで巻き取り、私1人で残業なしで実施できており、金沢オフィスの担当者は、金沢オフィスでの労務管理に注力できています。
結果的に、社会保険手続きに係る業務量を、1/3以下に削減できたと言えるのではないでしょうか。

山岸さん：当初想定していた効果が出ただけでなく、担当者目線できめ細かに改善していただけているサービスだと日々実感しています。
改善された内容が、1回の作業だけで見ると小さな差であったとしても、100人分、1,000人分と作業量が増えると、日々の積み重ねで大きな差になります。担当者としてはとても嬉しいですよね。

「オンライン雇用契約・文書配付機能」によって紙作業の一掃を

導入を進めていただいている「オンライン雇用契約・文書配付機能」に期待していることを教えてください。

篠﨑さん：現在、SmartHRによって、ほとんどの紙作業が不要になりましたが、一方まだ紙作業が残っているのが「雇用契約書」や「入社誓約書」です。
SmartHRの「オンライン雇用契約・文書配付機能」の登場は、そのような紙作業を一掃するチャンスだと思っており、更なるペーパーレス化を進めていきたいですね。
弊社は、有期雇用の従業員も多く、契約や更新の管理などに課題を抱えています。
契約期間や更新頻度も人によってバラバラなので、管理がかなり大変な状況ですね。
更に、会社として「入社日」がまちまちです。そのため、同じ入社月・同じ契約期間の従業員でも、契約更新タイミングが異なるケースが多いんです。
これらの課題も、SmartHRの「オンライン雇用契約・文書配付機能」によって、雇用契約の締結や更新だけでなく管理の面でも効率化できるようになると嬉しいなと思っています。

合同会社DMM.com 篠﨑 孝太 さん

スピーディで的確なチャットサポートが嬉しい

機能・改善以外での感想はありますか？

鴫原さん：チャットサポートの皆さんにとてもお世話になっており、助かっています！
細かいことを質問しても、いつもすぐに返事をもらえるため、リアルタイムで解決されます。
また、どう質問すればよいかわからずフワッとした質問をしてしまうこともあるのですが、チャットサポートの方が意図を汲んで回答してくれるため助かっています。

印象に残っているシチュエーションがあれば是非教えてください！

鴫原さん：画像アップロードに関するエラーが発生した際にチャットで問い合わせたのですが、1日足らずで原因を突き止めて対処していただけたので、現場でやっている身として本当に嬉しかったですね。すごいスピード感だと思います。
私はITツールが得意ではないのですが、SmartHRは、わかりやすいデザインであることはもちろん、臨機応変かつスピーディなチャットサポートも含め、使いやすいサービスだと思いますし、本当に感謝しています。

山岸さん：チャットサポート担当者の方の名前や顔写真、似顔絵などのアイコンが表示されていて、メールや電話で事務的に返されるのと比べ、温かみを感じます。更に、つい先日SmartHRのイベントに参加させていただいた際に、普段サポートしてくれている方々と実際にお会いし色々とお話しできたため、より親近感が湧きましたし、とても嬉しかったですね。

それでは最後に、SmartHRのオススメポイントを教えてください！

山岸さん：労務担当者として、社会保険手続きに係る業務量が1/3程度になるため、業務効率化はもちろん、新たに生まれた時間を活用することも可能です。
それ以上に「従業員目線での使いやすさ」をオススメしたいです。どんなに管理者側が使いやすくても、従業員側が使いにくければ、サービスとして使いこなすことができません。
SmartHRは従業員側もわかりやすく簡単に使えるため、これが一番のオススメポイントだと思っています。

従業員を含めて使いこなせるからこそ「人事労務の効率化」が実現できるというわけですね。山岸さん、篠﨑さん、鴫原さん、本日はありがとうございました！