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コロナ禍による働き方の変化をきっかけに、労務の内製化を目指しサービスの導入を検討していました。SmartHR導入後の変化について、コーポレート管理部の渡邉さんとミルヴェインさんにお話を伺いました。

渡邊さん：組織変更があり、これまで社労士へ依頼していた労務手続きの内製化を目指して動き始めました。そのころ新型コロナウイルス感染症が流行し、テレワークでもスムーズに対応できる仕組みを作ること、そしてセキュリティ面の強化が必須となりました。

また、契約書をはじめとした各種書類のペーパーレス化も課題でした。当時は紙の書類が多く、このまま従業員数に比例して紙が増えたらどこに保管すればいいのだろうと頭を悩ませていたんです。

ミルヴェインさん：もともと私と渡邊は労務ではなく制作やディレクションの担当をしており、実務としての労務経験がありませんでした。そのような状況でも労務の内製化、ペーパーレス化を進められるサービスを探していたなか、SmartHRにたどり着きました。

入退社に関する一連の手続きが紙だったこと、社員マスターの更新がスプレッドシートでの入力により煩雑だったことから、人事情報を一元管理できる仕組みが必要でした。

ミルヴェインさん：営業担当の方からの提案を聞き、セキュリティ面でも安心して利用できると感じました。システム導入によるペーパーレス化はもちろんですが、雇用契約書の締結、入退社手続き、社会保険加入手続きの内製化も、SmartHRであれば希望通りに実現できると期待感をもてたのが大きかったですね。

またこういった内容を、私たちに対してわかりやすく丁寧に伝えていただけた営業担当の方の人柄も決め手の1つでしたね。

ミルヴェインさん：提供いただいた資料やコンテンツを確認しながら少しずつ進めました。導入マニュアルはもちろん、SmartHRスクールの充実度に驚きました。項目ごとにステップを踏んで学んでいけるのがいいですね。

ヘルプセンターもよく活用しています。上長から質問をもらった際も、該当ページのURLをさっと送り、「こういうことができますよ」と伝えるためによく利用しています。

複数のサービスを比較した中でも、SmartHRは問い合わせ時の回答スピードが早く、導入以降も安心して利用できると感じました。

導入当初こそ営業担当の方に質問することもありましたが、それ以降はまずはマニュアルを見て試しています。そして、わからない場合はチャットサポートへ問い合わせるといった手順が定着しました。

渡邊さん：労務の内製化を進めるなかで緊急事態宣言が発出され、テレワークで1人で作業をする必要がありました。対面であればすぐに解決できることもテレワークではうまくできない状況だったため、チャットサポートへ細かくお問い合わせをしてフォローいただけたのでとても助かりました。

「労務の実務経験が無いなかでの内製化は難しいのでは？」と不安を感じていた部分もありましたが、提供いただいているコンテンツと必要に応じて相談できるチャットサポート、そしてCS担当の存在があり、つらいと感じることなく乗り越えられました。労務の内製化を一緒に進めるうえでの「パートナー」のような安心感がありましたね。

とくに印象的だったのは、チャットで問い合わせた際も、定型文ではなく時には顔文字やスタンプを使って返答してもらえたことです。かしこまりすぎず、カジュアルなコミュニケーションがとても気持ちよかったですね。心がすっと軽くなったのを覚えています。

質問が解決するたびにスタンプを送ってもらえたのですが、スタンプがきた際は嬉しくて、画面のスクリーンショットをとって自社でカスタマーサポートを担当するチームにも見せたくらいです。サポート担当の皆さんのおかげで、テレワークの環境下でも乗り切れたと思っています。

渡邊さん：これまで社会保険加入手続きに15〜20日程度かかっていたのですが、最短5営業日で完了できるようになりました。これには社労士さんも驚いていましたね。

ミルヴェインさん：中途採用の新入社員は入社日がまちまちです。都度発生する紙のやりとりの手間を省くため、入社日が近い人を一定数まとめてから社労士さんに依頼していた関係で、タイミングによっては手続きが一旦止まることもありました。

SmartHR導入後は、その都度入社手続きや保険証発行の申請をカンタンに進められるので、時間短縮になり助かっています。

渡邊さん：4月は新卒採用の繁忙期になるため、やりとりの手間が減り、スムーズに対応できるのは嬉しいですね。以前は入社日に書類をまとめて提出してもらっていたことでその対応に追われてしまい、フォローや研修にあまり時間を割けないこともありました。

2022年の新卒採用に関しては、2021年中に書類の案内を済ませており、年明け早々から回収、2月中には手元に揃え、3月には入社時点で必要な書類10点ほどをすべてSmartHR上にアップロードできている状態となるフローを作れました。

また、入社時に提示している約10種類の書類をペーパーレス化でき、コスト削減につながりました。

渡邊さん：雇用契約を結び直す際に利用しており、利用頻度は高いです。

ミルヴェインさん：紙での運用は、回収後の管理が煩雑になるんですよね。いまは雇用契約書だけでなく、人事異動通知書を作ってSmartHR上で配布したり、カスタム従業員項目を利用したりして、SmartHR上に履歴を残しています。何かあればSmartHRを見ればどのような状況なのか把握できるため、管理が楽になりました。

参考：カスタム従業員項目の活用例

ミルヴェインさん：必要なタイミングで、該当の従業員を絞り込んで表示できる従業員リストのフィルターをよく使っています。上長から人事データに関する質問があった際に、フィルターをかけて確認したり、CSVデータをダウンロードしたりしています。

現在さまざまな角度から人事データを分析していますが、今後は分析レポート機能の活用を進め、部署や雇用形態、入社年次による傾向などを分析して、組織課題の発見に役立てたいですね。

また資格手当支給が必要なとき、「レジェンド制度」という休暇制度（勤続年数に応じて、特別手当と休暇がもらえる制度）などの申請と確認のために、申請機能を利用しています。SmartHR上に履歴が残るため、いつ誰が制度を活用したかがわかるようになっているのも助かっています。

渡邊さん：弊社では、縁あってご入社いただいた従業員に楽しく働いてもらえるよう、独自性のある制度や福利厚生を整えています。様々な制度を担当者にとっても負荷が少なく運用するためにも、申請機能を中心にSmartHRをさらに活用していきたいですね。

渡邊さん：現在は別のシステムを利用して360度評価を実施していますが、それと同等に運用できるのであれば、人事情報をSmartHRに一本化して管理をシンプルにしていきたいと考えています。その点で、SmartHRの人事評価機能には期待しています。

また、今後も労務業務の手間を極力減らし、会話を増やすなど、従業員と向き合う時間を増やしていきたいと思っています。従業員がより働きやすく、モチベーションが上がるような制度や企画を考えられたらいいですね。

ミルヴェインさん：評価制度と連動して、従業員同士の「ありがとうの声」を送り合う仕組みを作りたいです。その結果をSmartHR上に残すことができれば、上長や役員の目にもとまり、影で頑張る人たちにも光を当てることができるかなと思います

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