「従業員が操作しやすいかどうか」を重視。全社での業務効率化を実現

社員数増加により、労務業務のペーパーレス化が課題に

導入前に、課題に感じていたことを教えてください。

及川さん：入退社、その他保険に関わる手続きをすべて紙で対応しており、労務担当者と従業員双方のやりとりが煩雑になっていました。

また、給与明細を紙で配布しており、毎月の封入、発送、確認などの作業に人事部員の多くの業務時間を費やしていました。これらの作業にかかる郵送費用や管理コスト、情報漏えいリスクも課題に感じていました。

西村さん：社員数増加に伴って負荷がさらに大きくなり、紙運用の改善に迫られていました。

それらを改善するために、SmartHRの導入を決めた理由は何でしょうか？

及川さん：人事労務業務の実務に即したUI・UX（ユーザーインターフェース・ユーザーエクスペリエンス）が備わっており、業務の煩雑さが大幅に解消されそうだと思ったのが一番のポイントです。

西村さん：課題を解決できる機能を備えていただけでなく、システムを使う側と従業員側双方にとって操作がわかりやすいものだったことが導入の決め手です。

濱戸さん：従業員が使いやすいかどうかを重視しました。アルバイトの方にもパソコンとスマートフォン双方で実際に操作してもらっています。

スムーズに進めるために工夫されたことはありますか？

西村さん：導入準備のためのシステムの設定は比較的容易に完了できましたので、従業員への周知やオペレーションの構築に重きを置いて対応しました。具体的には以下のようなことを進めました。

• 全体工数の洗い出しとシステム導入前後の比較
• 課題と解決策の洗い出し（システム、オペレーションどちらで解決するのか等）
• システム設定から運用開始までの大枠のスケジュールの設定と都度の微細修正
• システム管理者側の操作レベル向上（ブラックボックスにならないように）
• 部門管理者層への説明会
• 説明動画の作成、周知
• 説明マニュアル（部門管理者向け、一般層向け、アルバイト向け）の作成、周知

濱戸さん：複数の拠点があること、コロナ禍で直接説明できないことから、説明動画を制作して周知しました。ロジスティクス（物流センター）で勤務するアルバイトの方には人数制限をしたうえで説明会を実施しています。

全員に業務用パソコンを貸与していないため、事前にスマートフォンや自宅のパソコンを持っているかも事前調査し、皆さんが操作できるようになることを意識しました。

とくに工場で勤務する方は世代も若い方から高齢の方まで幅広く、このようなITツールを苦手とする方むけに専用のマニュアルも制作しています。

導入時、従業員の方へはどのようにアナウンスされましたか？

濱戸さん：従業員へは、「細かく丁寧に」周知することを心がけました。従業員への周知の前に各部役職者への事前周知も実施し、現場での混乱を招かないよう細心の注意を払いました。

給与明細配布にかかる工数が約4日から2〜3時間まで短縮

導入後に実感された効果を伺えますか？

濱戸さん：給与明細の配布は、月平均4日を要していましたが、SmartHR上で配布することで2〜3時間で完了できるようになりました。また、入社手続きはこれまで事前準備から情報回収まで平均3週間ほどかかっていたところ、最短で1日で完了しています。

電子申請ができるようになったことで、行政機関へ訪問する必要がなくなり、空いた時間で他の業務を進められるようになりました。

及川さん：雇用契約書配布から回収まで一括で管理できるようになったほか、各担当者自身で保険の手続き状況や通勤手当などの情報をいつでも確認できるようになりました。

濱戸さん：登録情報をSmartHRにログインして確認できるようになったため、従業員からの問い合わせはほぼなくなりましたね。

SmartHRを活用するうえで特にオススメしたいポイントがあれば教えてください。

濱戸さん：SmartHRの操作性がとてもよいですね。また、サポート体制が素晴らしく、大変感謝しています。システムにおけるこちらからの要望を真摯に受け取り、改善してくださり感動しました。

操作がわからない時はチャットサポートで問い合わせており、いつも細かく丁寧に回答いただけて助かっています。要望についても担当の方がしっかり聞いてくださいます。

及川さん：導入前から導入後までサポートしてくださる方々が皆さん丁寧に対応してくださいました。

人事情報を一元管理し、組織改善につなげたい

これから取り組みたいことを伺えますか？

及川さん：会社全体に関わるプロジェクトや組織改善のために、面談やフォローなど、人と人とのコミュニケーションが重要となる業務に取り組みたいです。また、人事業務におけるデータを一元管理できるよう、SmartHRを軸にさらに活用したいと思っています。

西村さん：組織全体の改善に向けてできることを実施していきたいですね。そのためには人事情報を1つに集約し、より踏み込んだ活用が求められると思います。

また、工数削減により確保した時間で、さらなる作業自動化、他システムのリプレイスの検討、労務メンバーの教育などにより労務チーム全体のレベルアップを目指したいです。

濱戸さん：SmartHRでは、雇用契約の更新管理などをさらに効率化したいです。また、従業員に対して人事からさらに情報発信も必要です。産休・育休制度について認知度の更なる向上のために社内広報も行いたいと考えています。

働きやすい環境づくりのため、SmartHRの活用がさらに進むよう、引き続きご支援してまいります。この度は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。