【年末調整の活用事例】ペーパーレス化で快適＆安心した情報管理を実現（社会福祉法人 南山城学園）

これまでは、年末調整の時期になるとどうしても事務所内に申告書の紙が積み上がってしまって煩雑でした。SmartHRを利用することで、 保管や整理の手間がなくなってスッキリしました。

紙で運用していた頃は、回収の取りまとめを施設長にお任せしていました。そのため、個人のセンシティブな情報が書かれている申告書が施設長に見えてしまうのを制限しきれない側面がありました。その点SmartHRだと 個人が直接総務課へ提出できるため、安心して情報管理ができると感じています。

以前は年末調整の一部の業務を税理士に任せていたのですが、SmartHR導入によって 申告書の回収から給与ソフトへの反映まで全て法人内で実施できました。税理士に任せていた部分を社内で責任を持って確認する必要があるため、やはり緊張感はありましたね……。ですが、申告書提出の進捗管理がやりやすくて 「誰がまだ出していないのかが逐一わかる状態」は、進行する上で心理的に安心できました。

 SmartHRを導入してから最初の利用機能が年末調整だったので、「SmartHRで年末調整やりますよ！今年から年末調整はペーパーレスですよ」とアナウンスをしました。まずは管理職にアナウンスを行なって、管理職から職員にアナウンスしてもらうようにしました。また SmartHRが作成している雛形を利用した「年末調整の利用マニュアル」を、依頼日の2週間前に職員に展開しています。
依頼後は、操作説明会をオフラインで開催して、どの拠点からでも参加できるようにオンラインも繋げて計4回実施しました。参加者は高齢の職員やマニュアルを読むことが面倒だと感じていた職員の参加が多かったです。

スマホやPCを持っていない人は、 操作説明会の会場で SmartHRにログインしてもらってアンケートを入力してもらい、入力方法が分からなければその場で解決できるようにしました。それでも上手く入力できない方に対へは紙の申告書で提出してもらい、管理者側でSmartHRに代理入力していました。休職者や非常勤の職員には、郵送でSmartHRの利用案内を送付し、アンケートを提出してもらうこともありました。

弊社は年末調整を担当するメイン担当者が1名で、扶養家族や保険料控除のない職員の申告書はダブルチェックなしでチェック済にステータス変更していました。保険料控除申告書はダブルチェックしました。 原本の提出用台紙は間違いが少なく提出できるよう工夫したものを配布しています。