大きな組織に、寄り添う仕組み。10万人がストレスなく働ける組織へ

導入したのは、2022年でした。当時抱えていた課題は、「ペーパーレス化と工数削減」です。もともと弊社では、年末調整や給与明細の発行などを、紙で運用していました。でも、10万人という従業員規模の手続きを行うのは、非常に大変で。効率よく進めるために、これらの課題を解決できるサービスを模索していました。

もっとも大きかったのはシステムの安定性です。複数のサービスと比較検討を重ねる中で、営業担当の方に「10万人が使っても耐えられます」と言い切ってもらえたことが、背中を押しました。また、一連のやりとりの中で、こちらの困りごとや課題に、スピーディーな回答をしてくださったのも好印象で。SmartHRへの信頼感が一気に高まりました。

そのように言っていただけてうれしいです。

給与明細や源泉徴収票の発行、年末調整などの作業が、飛躍的にスピードアップしました。従来は、書類の回収や記入不備に関するやりとりに、膨大な時間が奪われていたんです。でも、SmartHRのおかげで、その時間が大幅に削減できました。従業員にとっても、管理者にとっても、画期的な変化だったと実感しています。

はい。店舗で働くノンデスクワーカーにとっては、パソコンを開いてブラウザで操作するより、アプリのほうが断然便利なんですよね。今では、入社時にまず、アプリをインストールしてもらっています。

おかげで、インストール率もかなり高いとうかがっています。

何より驚いたのは、アンケートの回収率が一気に上がったことです。弊社では、パート・アルバイトの方向けに、正社員登用の希望度などキャリア意向を確認するアンケートを定期的に実施しています。しかしこれまでは、アンケート自体の認知度の低さや多忙により回答が後回しにされてしまうこともあって、最終的な回答率は5%程度にとどまっていました。

ところが、SmartHRのアプリを通したら、わずか3時間でその5%を達成し、最終的には約70%まで伸びたんです。従業員が自分のスマホで回答できるため、ハードルが下がったんだと思います。おかげで、これまで形式的にやっていたアンケート自体の信頼性もグッと高いものになりました。

素晴らしい変化ですね。

いきなり全体に呼びかけるのではなく、まずは対象者を絞り、小さくはじめて徐々に広げていったことです。そのおかげで、大きな混乱をきたすことはありませんでした。

もちろん、慣れないことをお願いする以上、ネガティヴな反応も少なからずあると覚悟していました。でも意外なことに、後ろ向きな意見や、サービスの使い勝手に関するクレームはほとんど来ていないんです。みなさん、便利になることを歓迎してくれたのだと思います。

こちらこそありがとうございました。ドラフト版を実際に試して、細かなフィードバックをお伝えしたところ、すばやく改修していただくなど丁寧に対応していただき、信頼感がいっそう高まりました。

もちろんSmartHRはさまざまな企業が使うSaaSのサービスなので、私たちの声をそのまま仕様に反映いただけるわけではありません。ですが、全体を考えたときにそのままの反映が難しい場合には必ず代替案を提示してくださったり、最適な落とし所を一緒に探ってくださいました。おかげで「メッセージ機能」は、弊社の運用にもぴったりの仕様となり、すでに管理業務に欠かせない存在になっています。

弊社には、「土日だけ」「夜間だけ」といったシフトで働く従業員も多いんです。そのため、平日の日中に管理部門から直接連絡をとるのが難しく、コミュニケーションが上手くとれないという課題がありました。対象者が所属している店舗マネージャーに伝言を頼むこともあったのですが、その場合、個人的な内容までマネージャーの耳に入ってしまうことになります。

そうなんです。ですが、「メッセージ機能」が新たに実装されたことで、個人と本部が直接つながってクローズドにやりとりができるようになり、そういった課題が一気に解決しました。従業員から気軽にメッセージを送ってもらうこともできるので、コミュニケーションのテンポが上がりましたね。

よかったです。今後も新機能の開発を進めてまいりますので、引き続きご意見をいただけるとうれしいです。全体としての体験を考える必要があるので、できること・できないことの線引きはありますが、「お客様ファースト」の姿勢で、共に最善のサービスをつくりたいと思っています。

SmartHRさんは、要望をそのまま表面的に実現するだけでなく、潜在的な困りごとを吸い上げて、課題を掘り下げてくれる。そして、「本当に欲しいもの」を提案し、形にしてくれるんです。

ありがたいお言葉です。

しかも、弊社“だけ”が喜ぶ部分最適のシステムをつくるのではなく、他社にも役立つ全体最適を常に意識されている。その姿勢は、どのご担当者にお会いしても一貫しています。

私たちは、立場や職種を問わず、どんな立場の従業員にもストレスなく使ってもらえるシステムを目指しています。そのため、どの担当者も、同じ思いなんです。

なるほど。「誰もがストレスなく」という点で、御社と弊社は、姿勢がリンクしているかもしれません。弊社は従業員が約10万人いるので、不明瞭な指示を出してしまったら、大量の問い合わせが本部に来てしまいます。1%から連絡が来たとしても、1千人規模ですから一大事です。そんな混乱を避けるためにも、従業員の意見をいかに汲み取るか、いかに快適に、自分らしく働いていただけるかを重視しているんです。

これからも、SmartHRさんと同じ方向を見据えながら、従業員にやさしいシステムを実現できたらうれしいです。

これまで弊社は、本部主導の色合いが濃い組織でした。でも最近は、店舗責任者、さらには現場で働くスタッフがもっと主体的にいきいきと活躍できる組織を目指しています。SmartHRのおかげで、一人ひとりとコミュニケーションをとり、密に向き合える環境が整ってきています。とはいえ、まだ使いこなせていない機能も多いはずなので、従業員のニーズやタイミングを踏まえながら、今後も取り入れていきたいです。

ありがとうございます。

今後もさまざまな機能を増やしていくことは大いに期待していますが、現在の機能を安定して維持いただけることが何よりうれしいです。そして今後も、企業の管理部門や従業員の双方が“どうしたら一番使いやすいのか”を、一緒に考えていただければと思います。SmartHRは、顧客に真摯な姿勢で向き合ってくれる、エネルギッシュな会社です。そんな「SmartHRらしさ」を、これからも大切にしてください。

お褒めの言葉に、身が引き締まる思いです。本日は、貴重なお話をありがとうございました。