社内問い合わせ対応を大幅削減！SmartHRの「AIアシスタント」

こんにちは。SmartHRプロダクトマーケティングマネージャーの島田です。

この度、SmartHRでは新機能として「AIアシスタント」機能を7月下旬から提供開始することになりました。SmartHRの「AIアシスタント」機能は、社内の問い合わせをめぐる人事労務担当者と従業員の負担を大幅に減らす機能です。

本記事では、SmartHRのAIアシスタント機能の解決する課題や特長をご紹介します。

SmartHRのAIアシスタントは、就業規則や社内ルールなどの文書ファイルを学習したAIが、従業員からの問い合わせに24時間365日、自動回答する機能です。

場所や時間を問わず、PCやスマートフォンから利用できるため、パート・アルバイトを含む全従業員が必要な情報へ自律的にたどり着けるようになります。これにより、人事労務担当者の問い合わせ対応数を大幅に削減できます。

従業員の問い合わせに対応することは、人事労務担当者の重要な業務の1つです。しかし、日々寄せられる問い合わせへの対応に追われ、本来注力すべきコア業務に時間を割けないという悩みを抱える担当者の方も多いのではないでしょうか。

また、社内問い合わせの課題は、管理部門だけでなく、情報を必要とする従業員側にも存在し、組織全体の生産性にも影響を与えています。

• 電話やメールで届く大量の問い合わせ対応が業務負荷になっている
• 同じような質問に繰り返し回答しているため運用が非効率になっている

• 社内ルールや規則がわからず、必要な情報を探すのに時間がかかる
• 社用端末がなく、社内ポータルや就業規則、マニュアルなどにアクセスできない

年末調整の時期になると、問い合わせ対応による人事労務担当者の業務負担がとくに大きくなります。実際、残業時間が増加する原因として、「従業員からの問い合わせ」を46.8％の人事労務担当者が挙げており、書類の再確認・修正作業（52.1％）に次ぐ大きな要因となっています。

SmartHRのAIアシスタントは、従来のチャットボットとは異なり、最新の生成AI技術であるLLM（大規模言語モデル）を活用しているため、精度高く的確な回答を実現します。これにより、人事労務担当者の社内問い合わせ対応や、従業員の調べ物にかかる時間が大幅に削減され、組織全体の生産性が向上します。

24時間365日稼働するAIアシスタントは、社用パソコンやメールアドレスをもたない従業員もスマートフォンアプリからアクセスできるため、全従業員がいつでも必要な情報にたどり着ける環境を提供します。また、SmartHRのホーム画面「従業員ポータル」に配置されているので、迷うことなくAIアシスタントを利用できます。

場所や時間、内容を問わず、AIが素早く疑問を解決することで、社内問い合わせ数を大幅に削減でき、人事労務担当者と従業員の生産性向上に寄与します。さらに、現場や店舗で働く従業員が本社の管理部門に問い合わせる心理的ハードルが下がり、必要な情報にアクセスしやすくなります。

就業規則やマニュアルなど、さまざまな文書ファイル（pdf, txt, docx, xlsx, pptxなど）をアップロードするだけで、AIが自動的に内容を学習し回答できるようになるため、すぐに運用を開始できます。従来のチャットボットとは異なり、大量の質問と回答パターンを手動で準備する必要がないので導入工数を大幅に削減可能です。

また、文章ファイルごとに雇用形態に応じた情報公開範囲を設定できるため、情報を安全に取り扱えます。アップロードされた情報は、各企業のSmartHR環境内でのみ利用され、外部のAIシステムの学習には使用されないため、機密情報も安心して活用できます。

AIアシスタントは単に回答するだけでなく、問い合わせデータを収集・可視化する機能も備えています。どのような質問が多いか、どの部署からの利用が多いかなどの情報をレポートで確認できるため、従業員のニーズを正確に捉えられます。

頻繁に寄せられる質問や正しく回答できていない質問については、マニュアル等を改定し、文書ファイルをAIアシスタントに再学習させることで、回答精度をさらに向上できます。

問い合わせの多い内容は従業員の理解が不足している可能性もあるため、社内アナウンスなどを行うことで、従業員が社内規則やルールを正しく把握できる環境を実現できます。

ここでは、AIアシスタント機能をご利用いただいたお客さまから実際にお寄せいただいた声をご紹介します。

SmartHRのAIアシスタントは、人事労務担当者の「社内問い合わせ対応」と、従業員の「調べもの時間」を大幅に削減し、組織全体の生産性を向上に寄与します。

また、上司や本社の人事には聞きづらい内容もAIであれば質問しやすくなるため、規則やルールを正しく従業員に理解してもらうための環境醸成にもつながります。

社内の問い合わせ対応に非効率を感じている方や、社内ルールの浸透・徹底に不安がある方は、ぜひ本機能のご活用をご検討ください。