UDトラックス株式会社は、1935年創立、大型・中型・小型トラック開発・生産・販売を手掛け、日本の輸送業界を支えています。

新たな働き方に対応するため、ペーパーレス化を目指しSmartHRを導入。その背景や導入後の変化についてM.Kさん、A.Cさん、M.Sさんにお話を伺いました。

M.Kさん：労務業務を紙で実施しており、上長の印鑑を必要とするシーンが非常に多く、出社することを前提とする業務フローになっていました。新しい働き方を模索しているなかで、新型コロナウイルスの流行も重なり、在宅勤務をはじめとした業務環境に合わせてプロセスを改善することが急務でした。

給与振り込みのための銀行情報、住所や通勤方法の申請、会社に対する証明書発行依頼など、申請の種類だけで約40種類ほどあり、それ以外にも年末調整、再雇用制度に伴う雇用契約手続きなども電子化したいと考えていました。

A.Cさん：日本だけでなく海外にも事業拠点があり、外国籍の方も利用しますので、多言語化対応していることは必須の条件でした。また、導入にかかるコスト、5年、10年先を見据えたシステムの将来性も重視していました。

M.Sさん：社内に浸透することが重要ですので、使いやすさを重視していました。また、海外事業拠点もあり、従業員の国籍も多様なため、言語のサポートは必須でした。SmartHRは従業員が使いやすい多言語化対応をされており、大きなアドバンテージだと感じました。

スピード感を重視して導入したいと思っていましたので、従業員はもちろん、人事側もITの知識が少なくとも運用していけるかどうかも重視していましたね。

M.Sさん：従業員、人事、双方が使いやすいところです。ITの知識がなくともスムーズに導入、運用できると感じました。また、人事が考える将来の展望にSmartHRが提供する価値が非常にマッチしていました。

システムを導入するだけでは、業務プロセスは変わりません。従業員にとって使いやすいシステムを提供しなければ、紙の申請書も残ってしまうでしょう。従業員にとっての使いやすさ、申請や年末調整などさまざまな機能が1つにまとまっているところも、導入を結論づける大きなポイントでした。

これから入社する方の手続きで、社内のメールアドレスやアカウント情報がなくても手続きできることも便利だと感じましたね。

M.Kさん：プログラミングの経験がない人事の私が設定でき、非常にユーザーフレンドリーなシステムだと思いました。当時トライアルをして検証していましたが、セールス担当の方、サポート担当の方に非常に支援していただき、サポート体制が充実している点も導入の決め手です。

M.Kさん：コミュニケーションのためのチャネルはいくつかありますので、フル活用しました。社内イントラネットへの掲載、メールでの連絡などですね。

また、弊社のような製造業では、オフィスワークをする方と、工場などの現場で働く方がいます。会社支給のパソコンを持たない方もいるため、そのような職種の方には上長経由でお知らせし、必要に応じて案内を郵送することもありました。

M.Kさん：ITツールを苦手とする方からは、「絶対にSmartHRを使わないといけないのか？」という反応も多少ありました。導入の背景をご説明したことで、理解いただけたと思っています。私たち人事以外の方もサポートしてくださり、非常に助かりました。

直感的に操作できるところがSmartHRの魅力ですので、苦手な方がいたとしても操作すれば意外とスムーズに使用できた印象があります。

M.Kさん：はい。アカウント登録も2週間でほぼ100%完了しました。スムーズな導入が実現できた一番の理由は、従業員の皆さんの理解や協力があったことです。

導入にあたり、プロジェクト化し、メンバーの役割を明確にしたのもよい点でした。初期設定や操作マニュアルの準備など、担当がそれぞれ責任をもって対応し、ワンチームとしてプロジェクトを進められました。

M.Sさん：導入の背景などを、代表や人事部門のトップからメッセージとして広報したこともよかったと思います。トップのサポートも、短期間で導入が進んだ理由の1つではないかと思います。

M.Sさん：中途・新卒採用業務において年間約10,000枚の紙を削減できたこと、約40種類あった社内申請書類をSmartHR上で実現できたのは大きな効果ですね。

入社手続きにおける書類の回収は、以前16日くらいかかっていましたが、かなり短縮できました。入社者から情報を想定より早く提出してもらえたのは、SmartHRの使いやすさが起因していると思います。

年末調整でも、過去利用していた年末調整システムより利用率が高く、スピーディに業務が進みました。社内申請業務をSmartHR上でうまくオンライン化できたことから、SmartHR自体の認知が高まり、年末調整も問題なく進んだのではないかと思います。

また、ITツールが苦手な方、普段パソコンを使わない方もSmartHRを活用できたことは、会社全体の意識変化にもつながったと思います。

A.Cさん：以前は複数のシステムを使っていましたが、SmartHRの機能を使いこなすことで、以前より便利になりました。スマートフォンで操作できるのも便利ですね。

M.Sさん：従業員側にとっても、働き方の選択肢ができたと思います。今までは人事の手続きのために会社に出社する必要がありましたが、今は出社してもしなくても手続きが進められます。

M.Sさん：そうですね。紙もハンコも必要なく、いつでもどこでも申請できるため、従業員からの反響も大きいですね。コロナ禍のなか、人事手続きのためにわざわざ出社するようなことは避けたいと思っていました。そもそもハンコが本当に必要かどうかも議論し、省けるところは省いています。

M.Sさん：通勤費の申請や住所変更など、従業員の情報変更時の申請は毎日のように使われていますね。会社から発行する必要がある証明書関係もいろいろあります。

たとえば、在籍証明書や退職証明書、休業損害証明書などがそれに当たります。保育園入園手続きに必要な在籍証明書の発行依頼などに対応していますが、多いときは月150〜200件ほどの申請が届いていました。

ほかには、会社として従業員の健康も重視していますので、社内にあるジムの利用申請もできるようになっています。

M.Sさん：人事手続きにおける情報を探すことは従業員にとってストレスがかかりますし、非効率です。従業員の皆さんがいつでもどこでもSmartHRを通して申請できるようになり、手続きにかかる時間を極力少なくできた実感があります。

申請については、いままでAという申請をするにはこちらのシステム、Bという申請には別のシステム、というようにバラバラだったんです。それらがSmartHRという1つのプラットフォーム上にまとまったことで、「まずはSmartHRにログインしてみよう」と認知が広まりました。

イントラネットなどにも手続き方法は掲載していますが、SmartHRがプラットフォームとして機能することで、「どこから手続きしたらいいかわからない」という課題解決につながった実感があります。

従業員からも、「出社しなくても手続きできる」「非常に使いやすい」という反響をいただいています。

A.Cさん：パソコンを持っているかどうかに関わらず、ほかのシステムも含めてさらにIT化を進め、ワンストップで手続きを進められるようにしたいですね。従業員エクスペリエンスを重視した業務効率化がさらに重要だと考えています。

M.Sさん：SmartHRを導入して終わりではなく、業務プロセス改善をさらに進めていきたいです。SmartHRについては電子申請などまだ活用したい機能がありますね。

日本の人事労務領域は法改正状況に合わせてクイックに適応できるSmartHRを活用していく予定です。

ソリューションの選択や活用も、従業員視点で適切に導入していくことが人事に求められていると思います。