入社2か月前からやりとりを集約。基幹システムはそのままに、紙の手続きを削減

東急株式会社の入社手続きは紙運用が中心で、書類のやりとりから基幹システムへの登録までを手作業で進めていました。

• 書類の配付・回収、確認、基幹システムへの登録までの手作業と、複数人による確認作業に時間がかかっていた。
• 入社予定者側も、同じ内容を複数の書類に記入・郵送する必要があり、負担が大きかった。
• 入社後も庶務を介して書面をやりとりしており、部署間の連携に手間がかかっていた。

これらの課題を解決するため、入社手続きの効率化と入社予定者の負担軽減を目指し、SmartHRの導入検討に至りました。

同社がSmartHRを導入した理由は、大きく3つありました。

（1）入社前から入社予定者と直接やりとりできる

入社前の段階から入社予定者本人と直接やりとりができる点が、大きな決め手となりました。

（2）入社予定者の情報収集から書類作成・電子化・保管まで完結可能

入社予定者への書類配付や情報収集から、書類作成・電子化・保管までSmartHRで完結できるため、書面を介したやりとりを減らし、業務を効率化できる点にメリットを感じました。

（3）コスト面・既存運用との併用しやすさ

コスト面でも導入しやすく、既存の基幹システムを軸とした運用と併用しやすかったことも、導入を後押ししました。

同社では、社内の人事情報を基幹システムで一元管理しています。一方で、基幹システムだけでは入社前の入社予定者とのやりとりに対応しづらい点が課題でした。

SmartHRでは、入社前の段階から入社予定者と直接つながり、入社予定者の情報収集や書類提出の依頼、各種案内もスムーズに進められるため、基幹システムでは補いきれない領域をカバーできると判断しました。以前は入社後の書面のやりとりと、それに伴う担当者の手作業も発生していました。SmartHRを併用することで、そうしたやりとりを減らし、入社手続きに関わる業務をよりシンプルにできると考えました。

現在の使い分けは次のとおりです。

• 基幹システム：人事情報の管理
• SmartHR：入社前の案内や情報収集、入社手続き

具体的には、SmartHRで入社時の必要情報を収集し、その情報を基幹システムへ反映。あわせて、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書などの入社手続きに必要な書類の作成・保管はSmartHRで完結しています。

※ SmartHRの「入社手続き・雇用契約」では、従業員データからの行政手続き書類の自動作成や電子申請にも対応しています。

SmartHRの「メッセージ機能」は、担当部門が従業員や入社予定者本人と直接つながり、テキストや画像、ファイルをやりとりできる機能です。やりとりの履歴が各メッセージルームに残り、既読状況も確認できるため、メールや電話に分散しがちな連絡を1つの窓口に集約できます。メッセージルームは権限をもつ担当者側からのみ開始できるため、業務連絡専用の環境として落ち着いて運用できる点も特長です。

同社では、メッセージ機能を入社前のコミュニケーション窓口として活用しています。入社2か月前から、キャリア採用の入社予定者ごとにメッセージルームを1つ作成。入社時に必要な書類の案内や提出依頼、不備があった際の連絡、入社当日の案内、入社予定者からの質問への回答などに対応しています。入社に向けた一連のコミュニケーションをSmartHRで完結しています。

運用開始にあたっては、入社時の情報登録担当だけでなく、採用担当、福利厚生担当、退職金担当など、関連する人事業務担当者もメッセージ機能を使えるようにしました。これにより、入社予定者からの問い合わせに幅広く対応できる体制を整えています。複数人で内容を確認でき、問い合わせへの回答が早くなりました。

また、メッセージルームが作成されると入社予定者に通知が届くため、本人にとっても提出漏れのリマインドになっています。入社予定者・担当者双方が迷わず使える操作性で、やりとりも円滑になっています。

SmartHRにより、紙で運用していた入社手続き書類の配付・回収・確認から、書類の作成・電子化・保管までをオンラインで対応できるようになりました。
効果は入社手続き全体の工数削減にとどまらず、社内連携やコミュニケーションの円滑化にも広がり、運用面での改善を実感しています。

紙・郵送・登録作業の削減

• 書類の郵送業務を削減し、書類配付・回収・電子化・登録にかかる工数を軽減

直接のコミュニケーション

• 入社予定者と人事担当者が入社前から直接つながれる
• 書面のやりとりを減らし、関係部署の負担を軽減

複数担当者での問い合わせ対応

• 採用、福利厚生、退職金などの複数担当者がメッセージ内容を把握でき、回答を早められるように

今後は、基幹システムとSmartHRの使い分けをより明確にし、入社予定者・業務担当者の双方にとってわかりやすい運用の実現を目指しています。

「基幹システムを導入していても併用でき、入社前から従業員とつながり、入社手続きを進められる点に大きなメリットがあります。紙や関係部署を介したやりとりに課題を感じている企業さまには、業務負荷の軽減とコミュニケーションのしやすさの両面でおすすめしたいです。」

東急株式会社 人材戦略室 人事サポートグループ 山口 佳世 様