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SmartHRで業務効率化と情報収集を推進。ユーザー同士がつながるコミュニティの魅力

(経営戦略部 事業企画課 石神さん、総務部 水本さん)
  • 課題
    センター拡大による入社手続き対応が増加し、対応が煩雑化
    従業員情報の保管場所が複数あり、それぞれ手入力が必要だった
  • 解決策
    SmartHRによって労務業務をペーパーレス化
    SmartHR ユーザーコミュニティ「PARK」へ参加
  • 効果
    ペーパーレス化により、出社が必要な紙での各種申請がなくなった
    従業員情報をSmartHRに一元管理の体制へ
    SmartHRの活用や制度設計の知見を得られた

信濃運輸株式会社は365日・24時間稼働体制のもと、首都圏に特化した「安全・確実・迅速」な物流を基本とした「物流ソリューション企業」です。低温物流サービス、常温物流サービス、配送サービス、情報システムサービスなど、これまで蓄積してきたノウハウを活かした事業を展開しています。

経営戦略部 事業企画課の石神さんと総務部の水本さんにSmartHR導入の背景やその後の変化についてお話を伺いました。

もらう側も「紙である必要はない」と思っている

石神さん、水本さんの現在の業務内容を教えてください。

石神さん:経営戦略部は2022年の8月に新設された部署です。中長期の計画をもとに社内業務の効率化、センターの効率化による収益の増加など、センターの人とは違った視点でセンターの数値管理、分析を推進しています。

そのなかに事業企画課とシステム企画課があり、私の所属する事業企画課ではセンターの数値管理、業務効率化、人事制度や評価制度の改修など幅広い業務を担っています。事業企画課だけは、部署で完結する業務はほとんどなく、他部署との連携によって施策を進めるのが特徴です。

水本さん:私の所属している総務部では、労務管理、入社手続き、退社手続き、各種保険加入手続き、給与計算にも対応しています。また、社内外の行事やイベントの準備、窓口対応など、多岐にわたる業務に従事しています。

一般的には人事、総務、労務と分かれていることが多いですが、弊社においてはすべて総務部の担当領域です。

SmartHR導入以前に抱えていた課題を教えてください。

石神さん:当時、グループ全体で700名ほどの労務対応はすべて紙で運用していました。紙での運用に限界を感じた総務部から相談があり、システムを探しはじめたのがきっかけです。

水本さん:はい、もう限界でした。2年ほど前の平塚センター開設後、一気に採用が増えました。ほかの部署も一定数を採用し続けているので、入社書類は増える一方でした。分厚いファイルが各所から送られてきて、保管場所にも困るし、1枚ずつ確認するのは大変でした。

石神さん:総務部から相談を受けたとき、紙運用のオペレーションをあらためて確認してみると、膨大な作業をしていることがよくわかりました。

私は給与明細などの紙をもらう側の人間ですが、実はもらう側も「紙である必要ない」と、思っていました。簡単に廃棄するわけにもいかないし、きれいに紙を保管するのが苦手な人もいる。個人的には扱いに困る人も多いと考えています。

そのような背景もあり、ペーパーレス化を実現できるシステム選びがスタートしました。

(石神さん)

最終的にSmartHRを選んでいただきました。決め手は何でしたか?

水本さん:非常にわかりやすい操作画面だったので、運用のイメージがもてたのが大きかったように思います。

石神さん:比較検討の段階でテレビCMや導入事例の記事を拝見していて、信頼度が上がっていたように思います。とくに営業担当の方が親身になって、弊社の課題や要望に耳を傾けてくれたのも印象的です。弊社のためにとても頑張っていただいたと思います。

労務のペーパーレス化により、総務部での手入力がなくなった

SmartHR導入後の変化について教えてください。

水本さんペーパーレス化が進み、総務部の対応業務は非常にラクになりました。これまでは紙で回収した従業員情報を表計算ソフトやほかの管理システムに入力する作業が発生し、同じ情報を入力することも多いので、非効率な作業とわかっていながら対応していました。

また、従業員情報が様々な場所で管理されているので、従業員1人に紐づく情報を参照しようとすると、複数の管理場所にアクセスする必要があり、ストレスを感じていました。紙で保管している従業員情報も膨大だったので、1000枚ほどの書類から、必要な情報を探すという途方もない作業をした経験もあります。煩雑で非効率的な作業が多々ありました。

現在では従業員情報はSmartHRに集約されるので、総務部の手入力もなくなりました。必要な従業員情報にアクセスしたいときもSmartHRを参照すれば完結できるので便利です。

従業員情報の管理体制が大幅に改善されたんですね。

水本さん:従業員にとってもSmartHR上での身上変更ができるようになって、便利に感じている印象です。ドライバーはセンターや営業所に帰らず、数日間遠方に出ているケースもあり、紙での申請がむずかしいタイミングも多かったと思います。

今では自分のスマホから申請できるので、時間や場所を気にしなくてよくなったのは大きなメリットです

(スマートフォンからの申請イメージ)

人事評価についてもペーパーレスを進めていると伺っています。

石神さん:弊社では評価シートも紙で運用していましたが、SmartHRの人事評価機能を追加して、ペーパーレス化を目指しています。

労務領域と同様に、回収の手間や提出する側の従業員の負担軽減になることを期待しています。ちょうど、評価制度を見直している最中なので、新しい評価制度をSmartHRで運用するのが楽しみです。

SmartHR ユーザーコミュニティ「PARK」へ参加

SmartHR ユーザーコミュニティ「PARK」にも参加されていますね。SmartHRユーザー同士が業界・業種を超えて情報交換ができる「PARK」ですが、参加されたきっかけを教えてください。

石神さん:ちょうど評価制度の見直しについて情報収集をしている時期に、SmartHRのCS(カスタマーサクセス)の担当の方に「PARK」を紹介してもらったのがきっかけだったと思います。

SmartHRのユーザーがオンラインで情報交換されているコミュニティだと説明を受けたので、他社の取り組みや施策を学べるよい機会だと思いすぐに参加しました。

水本さん:私も石神に紹介されて「PARK」に参加しました。ほかの企業も同じだと思うのですが、人事や総務は他社との情報交換をする機会がほとんどないため、このコミュニティはありがたい存在でした。

でも、心のなかでは「専門的な知識を持っているスペシャリストが、ハイレベルな意見交換をしているコミュニティかもしれない」と、怖気づいていたところもあります。

石神さん:私もそう思ってました。

実際に「PARK」内でのやりとりをみて、どのような印象を持ちましたか?

水本さん:意外と身近な問題や労務担当者が共通して持っている日々の悩みを話していて、専門性が高いものだけではないことがわかりました。

石神さん:とにかく参加者の方が非常に親しみやすい方たちばかり。SmartHRユーザーという共通項があり、同じような悩みや課題と向き合っている背景があるから、すぐに打ち解けられました。参加する前の気持ちとは真逆ですね。

各社の人事・労務担当者のリアルな意見を享受できる

「PARK」でのやり取りのなかで、普段の業務に活かせたアイデアなどはありましたか?

水本さん:SmartHRの機能についてのトピックのなかから、給与明細の発行をお知らせするメールのテンプレートに、「扶養削除や住所変更が発生したら、必ずSmartHRから申請してください」と追加で文章を挿入できることを知りました。

また新しい機能や使い方の発見があるだけでなく、他社さんの取り組みを拝見して、弊社の取り組みも間違いではない、と確認できるようになったのは想定外のメリットです。

まだ私から積極的にトピックを立てたり、会話に飛び込めていませんが、「PARK」では日々新しい発見があるので、業務の合間によくアクセスするようになりました

石神さん:先日、新しいシステム導入における課題について、意見を求めるトピックを立ててみました。結果、様々な意見だけなく、参考になりそうな過去のトピックを紹介してくれる人もいました。さらに発展して、オンラインミーティングを設定して意見交換をする予定です。

これまでは社労士やインターネット上の記事からしか、他社の取り組みなどを収集できていませんでした。「PARK」に参加することで、各社の人事・労務担当者のリアルな意見を享受できる環境は、戦略や制度改革するうえで、非常にありがたいです

「PARK」はSmartHRの魅力を構成するひとつの要素

今後SmartHRに期待するポイントを教えてください。

水本さん:労務領域で活用している範囲で考えると、非常に満足しています。日々、引き続き機能のアップデート情報も提供いただけると嬉しいです。

石神さん:今取り組んでいる人事制度改革は、SmartHRの人事評価機能の利用を前提として動いています。評価シートの設定や評価者の組み立てなど、アドバイスいただけると嬉しいです。

また、「PARK」は、歴史に残る人事・労務コミュニティにするという目標を掲げていますね。とてもよいと思います。SmartHRユーザー同士で意見交換や、他社の取り組みを知れるコミュニティはほかにありません。「PARK」の存在はSmartHRの魅力の一部だと思っているので、そのまま突き進んでほしいです

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました!

※掲載内容は取材当時のものです。