年末調整をペーパーレス化。職員情報の一元管理も進行中

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職員のタレントマネジメントの土台となるデータベースの一元化と年末調整をはじめとした紙ベースでの労務対応に課題を感じていた総務部の森本さん、狭間さんにお話を伺いました。

タレントマネジメント機能と人事・労務機能の網羅が決め手

SmartHRの導入を検討された背景を教えてください。

森本さん：総務部ではタレントマネジメントへの取り組みの第一歩として、職員の情報をひとつにまとめ、一元管理できる体制づくりをしたいと考えていました。

当時は職員の職務等級や所有する資格、またこれまでの人事考課データがそれぞれ別々のデータとして保管されていました。いざ、組織分析や人員配置について考えようとしても、それぞれの情報集めに時間がかかり、タレントマネジメント施策がなかなか上手く進まない状況にありました。

そこで、職員情報の一元管理を手助けしてくれるタレントマネジメントシステムを探し始めました。

（森本さん）

狭間さん：システムの比較段階ではSmartHRを含めた2社で検討を進めていました。機能や価格を比較するのはもちろんですが、決め手になったのは「SmartHRはタレントマネジメントシステムだけでなく、年末調整や契約更新などの労務領域の機能も充実していること」でした。

総務部だけでなく職員の負担軽減につながることにメリットを感じ、SmartHRを選びました。

労務領域においてはどのような課題を感じていましたか？

狭間さん：基本的に労務領域は紙ベースでの運用でした。とくに年末調整の対応は毎年苦労していました。当庫は営業店が全道で37か所あり、職員も800名以上在籍しています。年末調整の書類の準備から集約、内容の確認まで大量の書類を取り扱わなければならない状況でした。

紙でのやりとりだと、どうしても紛失などのリスクもありますし、各営業店で書類をまとめていた役席者にとっても負担だったと思います。

（狭間さん）

はじめてのシステム導入もサポートコンテンツでスムーズに

SmartHRの導入はスムーズに進みましたか？

狭間さん：システムの導入自体、はじめての経験だったので、導入当初は何もわからないままスタートしました。そんな状況でも、SmartHRスクールをひと通り受講すると、全体的な仕組みや使い方を把握できました。導入に際しても、実際にSmartHRを触れながら、SmartHRスクールを見返して操作を確認し、順調に運用まで進行できました。

森本さん：ヘルプセンターも充実していますよね。大抵のことはSmartHRスクールとヘルプページで解決できました。それでも解決しない場合はチャットサポートを利用するシーンもありましたが、いつも迅速・丁寧に対応していただけるので助かっています。

とくに印象的だったエピソードがあります。当庫が「従業員サーベイの未回答者をCSVデータで抽出したい」と、改善要望をお伝えしていたのですが、しばらくしてそれに対応するアップデート情報が届きました。もちろん、すべてのユーザーの要望を反映しているわけではないと思いますが、ユーザーの声を聞いて、絶えず改善を意識している姿勢に信頼感をおぼえました。

労務業務がSmartHR上で完結。職員から「わかりやすい」との声

SmartHRの導入によって実感されている効果を教えてください。

狭間さん：労務領域のペーパーレス化が進んでいます。毎年、3月から4月にかけて約100名の有期雇用の職員の契約更新が発生しますが、これまでは総務部で、職員によって異なる勤務体系などの情報を整理したあと、契約書へ差し込める形のデータを生成し、各営業店へ電子メールにて送付する仕組みでした。

各営業店では届いた契約書データを印刷し、職員に交付後、署名押印したものを集約して総務部に返送します。その後、総務部で回収した100名分の契約書を確認後、受け取った契約書の写しをPDFで本人に電子メールで送信していました。

これらが今年度からすべてSmartHR上で完結している状態です。押印漏れなどのミスもなくなり、対応に丸3〜4日かかっていましたが、今では1日で終わります。

年末調整の対応についてはいかがでしょうか？

狭間さん：そうですね。年末調整もペーパーレスになり、煩雑な確認作業などが大幅に減りました。書類の確認作業もSmartHR上ででき、不備があった際の差し戻しも郵送や電子メールを使う必要がないので、作業負担が大幅に減りました。今回始めてのSmartHRでの年末調整だったので、オペレーションの点で改善点がありますが、次回以降はさらにスムーズに対応できる見込みです。

職員の皆さまから何か反響はありましたか？

狭間さん：書類に慣れている人や、スマートフォンなどの操作に慣れてない人からは一部問い合わせがありましたが、全体的に「アンケートに答えるような感覚で進められるのでわかりやすい」と、受け入れられていると思います。

（アンケート形式の画像）

従業員サーベイ機能についてはいかがでしょうか？

森本さん：年1回実施している今後のキャリア等に関する意向アンケートをSmartHRに切り替えました。このアンケートでは今後のキャリアや異動希望を確認していますが、これまではWordファイルを展開し、それを電子メールで回収していました。

現在ではSmartHR上で展開、回収まで完結するので漏れもなく、効率的に実施できています。

また回答する職員からも「提出期限までは1度提出した後でも、自分で修正できるので助かった」という声がありました。回答する側にとっても柔軟性の高い仕組みになったので、今後はさらに回答の確度が上がっていくことを期待しています。

今後は従業員サーベイの実施権限を本部の各部署に開放したので、更にサーベイを活用できるような体制を作りたいと考えています。

職員情報の一元管理が進行中。さらなるタレントマネジメント施策へ

今後はどのようなことに取り組んでいきたいですか？

森本さん：SmartHRの導入で、職員情報の一元化が進みました。人事考課についても紙ベースの評価シートをやめて、SmartHRでの人事評価に切り替える予定であり、業務効率化と情報の集約化を図っていきたいと考えています。

今後は機能の活用度合いをさらに広げ、総務部内の業務効率だけでなく、組織課題を解決するタレントマネジメントに本格的に取り組む土台を作り上げていきたいです。

SmartHRは日々アップデート情報がありますし、新しい機能の開発も活発だと感じています。今後も有益な情報提供と、運用アドバイスいただけると嬉しいです！

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。