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グループ4,000人超の労務手続きを効率化。年齢問わず「選ばれる」会社へ

株式会社オカモト 村上さん、株式会社オカモトホールディングス 小林さん
(左から、株式会社オカモト 村上さん、株式会社オカモトホールディングス 小林さん)

オカモトグループ

主な活用機能

  • 雇用契約・文書配付 雇用契約・文書配付
  • 年末調整 年末調整
  • Web給与明細 Web給与明細
導入事例集をダウンロード
  • 課題
    地方に点在する拠点との、書類のやり取りが煩雑
    紙ベースのため、保管場所の確保や仕分け・製本作業も大変
    年末調整時期、労務担当者は連日の残業
  • 解決策
    年末調整をSmartHRで実施
    アルバイトスタッフの雇用契約に文書配付機能を活用
  • 効果
    年末調整時期の残業時間が導入初年度で318時間から85時間に短縮
    現場(店舗責任者)の負担が大幅減。「これぞDX」の声も
    より戦略的な業務に取り組めるように

北海道を中心に、ガソリンスタンド事業やフィットネス事業、外食事業など、多種多彩な小売・サービス事業を全国に600店舗以上展開するオカモトグループ。グループ全体の従業員数(非正規雇用含む)は4,000名を超え、紙ベースの人事・労務手続きに多大な労力を割いていました。

2019年にSmartHRを導入後、年末調整時期の残業時間が1/3以下になるなど、大きな変化を感じられています。

親会社の株式会社オカモトホールディングスで、グループ全体の労務管理を統括する小林さん、子会社の株式会社オカモトで労務業務を担当する村上さんに、お話を伺いました。

紙ベースの年末調整が煩雑で、書類の紛失も課題

SmartHR導入以前に抱えていた課題を教えてください。

小林さん:当グループでは、すべての人事・労務手続きを紙ベースで対応していました。拠点が地方に点在しているため、書類の配付および回収に手間や郵送代がかさんでおり、まれに紛失が起こることも悩みでした。

また原本の保管場所確保や管理にも苦労していました。計算したところ、用紙代や人件費だけで年間50万円もの費用がかかっていたんです。

村上さん:各拠点の店舗責任者が書類をまとめる窓口になってくれていたので、彼らの負担もかなり大きかったと思います。

私たち労務担当者にとっては、とくに年末調整の時期が大変でした。私が所属する株式会社オカモトには1,000名以上の従業員がいます。連日、遅くまで残業して対応に当たらないと、年末調整が終わらない状態でした。

SmartHR導入検討のきっかけは何でしたか?

小林さん:人事系基幹システムの導入を検討した際、先行事例を調べるなかでサッポロドラッグストアーさんにお話を聞きに行ったんです。そのなかでSmartHRを併用していることがわかり、そこで存在を知りました。

サッポロドラッグストアーさんは、北海道のなかでも地方に多くの店舗が点在するなど、弊社と共通点が多いのが特徴です。SmartHRの使い方を教えていただくなかで、まさに「これがやりたかったことだ!」と感じましたね。

参考:株式会社サッポロドラッグストアー様のSmartHR活用事例

株式会社オカモトホールディングス グループ人事・総務戦略本部 統括マネージャー 小林 純さん

(株式会社オカモトホールディングス グループ人事・総務戦略本部 統括マネージャー 小林 純さん)

SmartHRは直感的に使え、サポート体制が充実している

SmartHRの印象や、導入の決め手を教えてください。

小林さん:ほかのシステムも検討しましたが、拡張性が高く直感的に使えることもあり、SmartHRのほぼ一択でした。サポート体制が充実していることも導入の決め手です。

村上さん:実際、導入後もヘルプセンターSmartHR スクールは毎日のように活用しています。大抵のことはこれだけで解決できますが、それでもわからないことはチャットサポートに問い合わせています。知りたいことに対して確実かつスムーズに回答をもらえるのが嬉しいですね。

どのように社内に浸透させたのか、導入の流れを教えてください。

小林さん:最初は給与明細をSmartHRで見られるようにし、次に年末調整に取り組みました。まずグループ全体で子会社の労務担当者に向けて説明会を開催し、各従業員に対しては各社で対応してもらうという流れでした。

ご高齢の従業員の方も多いそうですが、操作方法に戸惑う声はありませんでしたか?

小林さん:おっしゃるとおり、主にガソリンスタンド事業において、会社を定年退職した後のセカンドキャリアとして活躍するご高齢のスタッフが多く在籍しています。スマホやパソコンの所有状況もさまざまですが、総じて大きなトラブルになるようなことはありませんでした。

スムーズな導入のために工夫したことはありますか?

小林さん:社内の取り組みとしては、導入時にSmartHRさんから提供いただいた資料をもとにご高齢の方にもわかりやすいマニュアルを作成するなど「1人も取り残さない」という方針のもと、丁寧に対応しました。

導入後は労務担当者による電話サポートを強化したほか、各拠点の店舗責任者やITに慣れた従業員が、細かいところをフォローしてくれました。現場の皆さんの協力とフォローアップのおかげで、無事に導入1年目を乗り切れましたね。導入2・3年目ともなると定着が進み、電話での問い合わせも格段に減りました。

従業員の方がさまざまいるなか、グループ一丸となって対応されたのですね。

小林さん:エリアマネージャーがいて、店舗責任者がいて、各拠点にはリーダーとなる人たちがいて、というグループ全体でのフォローアップ体制が整っていたことが、大きな混乱を招くことなく受け入れてもらえた要因の1つだと考えています。

また根底には、SmartHRならではの直感的に使えるUI(ユーザーインターフェイス)が従業員にとって難しく考えることなく使えたポイントだったと感じています。

残業時間が激減。年末調整の時期を意識しなくなった

導入後の効果について教えてください。

小林さん:年末調整業務にかかる労務部課全体での残業時間が、導入1年目で318時間から85時間に激減しました。現在は、さらに通常期とさほど変わらない業務量にまで抑えられているため、もはや年末調整時期だと強く意識しなくなったほどです。

村上さん:実際に年末調整業務を担当する私たちからすると、本当に気持ちがラクになりましたね。書類の準備ややり取りはもちろんのこと、計算機を片手におこなっていた細かい確認業務も不要になりました。

紙から解放されたのは劇的な変化です。年末調整が終わり給与支払報告書を提出した後、役所からの問い合わせがきても画面上の確認で済むようになりました。製本作業も必要ありませんし、書類の保管場所も半分以下になりましたね。

株式会社オカモト 経営管理本部 経営管理部門 人事部マネージャー 村上 恵さん

(株式会社オカモト 経営管理本部 経営管理部門 人事部マネージャー 村上 恵さん)

小林さん:現場の負担も大きく減りました。やはり従業員と労務担当者との間で直接やり取りができるのは大きいですね。これまで窓口になっていた各店舗責任者の負担が大幅に減り「1/10程度になった」との声も。「これぞDX」という嬉しい反応も届いています。

ほかに活用している機能はありますか?

小林さん:最近、アルバイトスタッフの雇用契約に文書配付機能を使い始めたのですが、この機能もかなり業務効率化に貢献してくれそうです。ゆくゆくは入社から退職までの一連の手続きをSmartHRで一括管理できればと考えています。

通勤経路検索機能も「あったらいいのにな」と思っているうちにリリースされており、前向きに導入を検討しています。ユーザーのかゆいところに手が届く新しい機能が続々と実現していくのは、心強いですね。今後もSmartHRの使い勝手向上に期待しています。

参考:SmartHRが通勤手段に沿った通勤経路を検索する新機能「通勤経路検索」を公開!

「選ばれる会社」を目指し、より働きやすい環境を作りたい

業務効率化によって生まれた時間で、どのようなことができるようになりましたか?

小林さん:現場は本来の事業に注力できるようになり、私たち管理側は戦略的業務に取り組めるようになりました。私自身も、「健康経営優良法人」の認定に向けた業務に時間を使えるようになり、最終的に認定も受けられました。対外的なアピールもできるため、まさに業務効率化の恩恵だといえます。

SmartHRの活用が進めば、労務担当者たちの負担はさらに軽減することでしょう。そうなれば、私だけではなく労務部課全体で、労働環境の整備や効率化といった業務に注力できるようになるはずです。これからもSmartHRの活用範囲をどんどん広げていこうと思っています。

今後の展望について教えてください。

小林さん:弊社には人事理念として「『つとめてよかった』『やめたらダメよ』『やっぱり戻ってよかった』」を掲げています。求職者に選ばれる会社になるのはもちろん、既存の従業員にとっても「この会社が自分にとって一番働きやすい」と思ってもらえるように、皆さんの働く環境をさらによくしていきたいですね。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました!

※掲載内容は取材当時のものです。

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  • 年末調整 年末調整
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