「思ったより簡単」給与明細を電子化し、月約30時間の紙の準備・持参が不要に

日清医療食品グループの一員である株式会社のぼるは、北九州市に本社を置き、米飯加工品や幼稚園給食弁当の製造・販売、学校・保育所などの給食受託事業を手がけています。従業員は560名（2026年9月30日時点）。工場や給食受託先など、複数の現場で働いています。

紙の給与明細を準備し、各現場へ届ける業務に負担を感じる一方、電子化にあたっては、従業員がスマートフォンで操作できるか不安もありました。そこで、SmartHRの「給与明細」を導入し、電子化を推進。勤務時間や勤務先にあわせて利用方法を周知し、従業員が自身のスマートフォンで給与明細を確認する運用へ移行しました。

導入を推進した取締役営業本部長の山口さんと、社内説明や配付・問い合わせ対応を担う総務課係長の松見さんに、現場で使い始めるまでの工夫と、導入後の変化を伺いました。

松見さん：印刷・封入・封かん・仕分けに約15時間、各拠点への持参に約15時間と、月に合計約30時間かかっていました。ほかの業務の合間に手の空いた人が少しずつ進めており、給与明細の配付時期は慌ただしくなっていました。

仕分けた明細は、部署ごとの上長から従業員に手渡していました。シフト制で働く従業員も多いため、給料日に出勤していない方の分は上長が保管し、次の出勤時などに渡していました。総務の作業に加え、現場でも保管と受け渡しの管理が発生していたのです。

山口さん：とくに負担が大きかったのは、公立の小学校・保育所など約30か所への配付です。自社の配送便がないため、給与明細を届けるために担当者が車で各現場を回っていました。多いときには1日で20か所を訪問することもあり、給料日前の予定が配付業務でふさがっていました。

山口さん：スマートフォンの操作に慣れていない従業員が、自分でログインし、迷わず給与明細を確認できるだろうかと懸念していました。

山口さん：全社で進めていくには、まず従業員自身に「電子化すると便利になる」と感じてもらうことが大切だと考えたのです。

給与明細は全従業員に関わる身近なものです。紙を保管する手間や専用封筒の費用も減らせます。まずは身近な業務でメリットを実感してもらうことが、その後の取り組みを進める足がかりになると考えました。

山口さん：私自身にSmartHRの利用経験があり、身近なサービスだったことが、問い合わせのきっかけです。営業担当の方がこちらの状況を丁寧にヒアリングし、弊社に合った導入・活用のあり方を真摯に考えてくださったことに、安心感がありました。

松見さん：本社では説明会を開きました。24時間稼働している現場もあるため、勤務時間帯にあわせて4〜5回ほど、時間を変えて実施しました。食堂に都合のよい時間に来てもらい、スライドを使って説明しました。資料は「SmartHRスクール※」にあるマニュアルをもとに準備したので、あまり負担はかかりませんでした。（※SmartHRスクール：SmartHRの導入準備から初期設定、各機能の使い方までを学べる、ご利用中のお客さま向けのサービスです。）

山口さん：長崎と鹿児島の拠点は、リモートでつないで説明会に参加してもらいました。学校・保育所などの現場には、説明会の内容を動画にまとめ、二次元コードからスマートフォンで見てもらえるようにしました。

松見さん：初回の電子配付をする日が決まっていたため、事前にログインしてもらう必要がありました。操作に慣れていない方も、わかる方がそばで手伝いながら進められるとよいと考え、スマートフォンを持参してもらいました。

松見さん：おおむねスムーズにできたと思います。ただ、スマートフォンの機種によって操作方法が異なり、私たちも説明に慣れていない部分があったため、対応に苦労しました。

松見さん：工場では、部署内のチーム単位で食堂に来てもらうことが多くありました。普段からコミュニケーションをとっている間柄なので、「ここを教えて」とやりとりする様子が自然に見られました。各拠点や本社でも、操作がうまくいかない方に、わかる方が教えてくれる様子がたくさんありました。

私たち総務も、普段は現場の方と顔を合わせる機会が多くありません。説明会や問い合わせ対応を通じて、やりとりが生まれたこともよかったと感じています。

松見さん：紙の給与明細の印刷や封入、仕分け、各拠点への持参といった作業がなくなりました。印刷用の紙の在庫を切らさないように管理する手間もなくなっています。

以前は給与明細の配付時期になると慌ただしかったのですが、電子化後は、違いを感じるほど時間にゆとりが生まれました。総務内の取り組みやミーティングにも時間を使えるようになっています。

山口さん：とくに大きかったのは、給与明細を届けるために、小学校や保育所などの現場を回る必要がなくなったことです。担当者も、業務負担が減ったことを実感しています。

山口さん：初回の配付時には、ログインや操作に関する問い合わせが増えるのではないかと身構えていましたが、実際には想定していたほど多くありませんでした。

松見さん：「意外と簡単にできるね」という声もありました。私自身も、スマートフォンの画面は見やすいと感じています。

松見さん：総務は管理側だと思われがちですが、説明会や問い合わせ対応を通じて名前と顔が一致し、「総務は相談しやすいな」と思ってもらえたらうれしいです。皆で取り組めたことが、何よりよかったと思っています。

山口さん：効率化で生まれた時間に、別の仕事を次々と詰め込もうとは考えていません。従業員の負担を減らし、休みをとりやすくすることにもつなげていきたいと思っています。

今後は、「年末調整」や「入社手続き・雇用契約」にも活用の幅を広げる予定です。SmartHRの活用を通じて、業務の効率化と働きやすい環境づくりを進めていきたいと考えています。

山口さん：SmartHR導入前の弊社のように「自社で扱えるだろうか」と不安に思う担当者の方は多いと思います。私からそんな担当者の方に声をかけるとすれば、「SmartHRは思ったよりも簡単。だから、従業員も迷わずに使い始められますよ。安心してください」と伝えたいですね。

そのうえで、全社でデジタル化を進めていくには、従業員の協力が欠かせません。給与明細のように、全従業員に関わる身近なところから始め、便利さを感じてもらうことが大切だと思います。

松見さん：慣れないものは、やはり受け入れづらいものです。それでも、自分の給与明細をスマートフォンで確認することで身近に感じられ、自分でもできるんだという自信につながったように思います。会社の案内に沿ってログインすると、給料日に明細を確認できます。担当者自身が社内への浸透を難しく考えすぎているというケースもあると思います。SmartHRなら「意外と簡単だ」と感じてもらえるのではないでしょうか。

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