入社手続きを効率化。正確な人事データを管理し、さらなる活用を目指す

日本調剤株式会社は、調剤薬局事業を中心とし、医療に特化した幅広い事業を展開しています。同社は、人事データの管理や活用をするうえで、年間数百人規模の新卒採用における入社手続き業務に課題を抱えていました。

SmartHRを導入後どのような変化があったのか、人事部長 大内 健さん、係長 市丸 寛起さん、大内 香予子さんに取り組みについてお話を伺いました。

正確・効率的に人事データ管理を進めるため、既存システムと連携できるものを調査

SmartHR導入以前に抱えていた課題を教えてください。

大内 健さん：人事データがうまく管理されておらず、オペレーション業務の改善が必要でした。人事データは管理するだけでなく、事業に展開するためにいかに活用するかが重要です。データを正確に、効率よく管理しながら、さらに活用する観点で考えたとき、今の業務の進め方ではうまくいかない部分があったため、見直しを進めていました。

市丸さん：とくに入社手続き業務のペーパーレス化には苦労していました。数百人規模の入社者に対応するためには、現在のシステムではユーザビリティがよいとは言い切れず、改善の余地がありました。従業員、担当者双方にとってより使いやすいシステムでないと、正確・効率的な情報収集が実現しないと感じていました。

大内 香予子さん：コロナ禍になり、紙での手続きから少しずつオンラインでのやりとりに移行していました。ただ、「紙を使わなくなった」だけで、業務効率化はそれほど進んでいなかったんです。ペーパーレス化そのものはゴールではなく、きちんと効率化につなげるため、システム検討をはじめました。

（人事部長 大内 健さん）

SmartHRは従業員、担当者双方にとって使いやすいシステム

SmartHR導入の決め手は何でしたか？

大内 香予子さん：従業員、担当者双方にとって使いやすいシステムだったことです。システムの専門家でない私たちにとってわかりやすいかどうか、やりたいことができるかどうかを確認しながら、複数社の説明を聞きました。

業務効率化の実現には脱属人化・業務平準化が求められるため、使いやすいかどうかは重要です。登録するための招待メールが届かない、ログインができない、というような問い合わせが多数届くことを経験しているため、できる限り皆さんが使いやすいシステムにしたいという思いもありました。

そのような観点でいうと、SmartHRは運用におけるマニュアルやヘルプページ、チャットサポートなどのサポート体制が充実しているところも決め手の1つです。

既存のシステムとの連携ができるか、事前に操作して確認されたのですか？

大内 香予子さん：はい。無料トライアル期間に操作して確認しました。現在使用しているシステムとの連携も問題なく、営業担当の方も何ができるか丁寧に説明していただいたため、安心しました。

導入を検討するにあたって、とくに意識されたことはありますか？

市丸さん：費用対効果がどれくらいあるのかは算出しました。SmartHRの使いやすさやサポート体制の充実度はなかなか定量的に出しづらいですが、トライアル期間中に操作をするなかで、どれくらい時間が短縮できそうかを測り、一定の効果があると判断して導入を決定しました。

大内 健さん：正確に、効率よく業務を進めるミッションがあるなかで、数百人の入社手続きを人力で進める業務負荷を考えると、現場のケアが必要だと感じていました。オペレーションを整え効率化することで、人事が従業員からの信頼を得ることも重要です。その点からも相当の投資は必要だと判断しました。

（係長 市丸 寛起さん）

チャットサポートなどの活用で、大きな混乱なくスムーズに導入

入社手続きでの活用をスタートされる際、工夫したことはありますか？

大内 香予子さん：新卒採用では、内定者の情報回収を担当する者が20名ほどいます。皆さんが混乱しないよう、何ができるシステムで、どういう目的で導入したのか、どうやって進めるのかを説明しました。

また、SmartHRで実施すること・しないことのすみ分けをし、業務フローを整備しました。SmartHRはカスタマイズ性が高いため、SmartHRでできることから逆算して業務フローを設定できたのはよかったですね。

従業員の皆さんからの問い合わせ数に変化はありましたか？

大内 香予子さん：問い合わせがくる前に先回りして対応できるようになりました。これまでシステムからのメールが届かない場合、従業員から連絡があるまで把握できませんでした。サポートが必要かどうかがわからず、問い合わせがある度に都度対応していたんです。今はSmartHRの管理画面上でメールが届いていない人がわかるため、「登録に困っているかな？」と想定しながら動けています。

また、こちらでマニュアルを用意しなくても、SmartHRのホームページなどをご自身で検索して解決してもらえることが多い印象です。結果、大きな混乱はなく、問題なく使っていただけていると思います。

SmartHRの操作で不明点がある場合、どのように解決していますか？

大内 香予子さん：まずはひと通り操作してみたうえで、不明点があれば、チャットサポートに問い合わせています。対応も事務的でなく「このような操作をしている可能性はありませんか？」とこちらの状況を想定しながら返答していただけるため、かなり活用しました。その時点ではシステム上できないことがあった場合も、それらが改善されたときにチャットでご連絡いただいてびっくりしましたね。

市丸さん：カスタマーサクセス担当の方にはしっかり伴走いただき、心強かったです。システム上どうしてもできないことを運用面でどうカバーするか、色々な観点でアドバイスいただけました。

（大内さん）

入社手続きの準備時間が30時間から2〜3時間まで短縮

導入後の変化を教えてください。

大内 香予子さん：これまでのシステムでは、入社手続きのためのシステム設定に30時間以上かかっていましたが、SmartHRでは2〜3時間で完了しました。また、1人5分以上かかっていた確認作業も2〜3分で完結でき、入社手続きは完全にペーパーレス化できました。

システムを複数利用している場合、データがうまくアップロードできないと非常にストレスがたまります。ですので、SmartHRから出力する場合、データの形式を変更できるのは非常に助かっています。半角・全角への対応、女性を「1」、男性を「2」と値にして変換できるなど、データを変換するうえでの細かい対応が可能なのは便利ですね。

市丸さん：便利になったことは本当にたくさんあるんですが、業務全体のスケジュールが明確になったのが一番大きな変化でした。手順が明確になったことで業務の再現性が高くなり、業務の委託検討や、担当の変更などにもスムーズに対応できそうです。

これまで数百人の入社手続きの対応を6名ほどで対応していましたが、「6名で分担する必要もなく、1名でできるのでは？」という話になるほどです。

大内 健さん：業務フローが改善され効率化が進んだことは、一番大きな変化ですよね。新しいシステムの活用で成果が出たことで、チームの経験値も上がったように思います。「いいシステムを使えば、やはりいい成果が出る」という成功体験をもてたことで、「今後はこんなことができるのではないか」という柔軟な発想にもつながると思いますね。

正しい人事データを管理しながら、経営に活かせるものにしていきたい

今後、取り組んでいきたいことを教えてください。

大内 香予子さん：人事情報の連携が肝になると思います。正しい人事情報を管理しながら、さらに経営、事業の観点で活かせるデータにしていけたらと思っています。

あわせて、入社時に限らず、従業員情報の変更にはタイムリーに対応できるよう、従業員目線をもちながら体制づくりを進めることも必要だと思います。

市丸さん：人事情報のデータを管理しているのは人事部です。人事部がデータの更新をきちんと進めなければ、あらゆるデータの更新が遅れ、ミスも増えてしまいます。データの管理、連携体制はさらに強化していきたいです。

大内 健さん：人事データをいかに活用できるものにするか、そのためにはまず情報が正しく管理されていること。これが基本中の基本ですね。今はその基盤を強固なものにするため、システムの刷新、人事制度の見直しなど、さまざまなチャレンジをしています。

2030年に向けて掲げた長期ビジョンを目指してこれから組織はまだまだ大きくなります。ビジョン達成のために必要なことは何か、そのためには一人ひとりが成長することです。人事部にはオペレーションに関わるチームと人材育成などの企画をしていくチームがありますので、組織の拡大に合わせてますます体制の強化が求められます。

人事部としては業務を効率的に、かつ、正確に進める、この両輪をまわすことが必要不可欠です。正確な人事データがベースになければ人事制度などの設計はうまくいきません。オペレーションと聞くと地味に感じるかもしれませんが、優秀なお二人にこの基盤の整備を期待しています。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。