初めてのシステム導入でも円滑に。2,000名の年末調整を効率化

左から、総務・人事統括部 人事教育課 鮎川さん、二河さん
(左から、総務・人事統括部 人事教育課 鮎川さん、二河さん)

南国殖産株式会社

社名
南国殖産株式会社
業種
卸売・小売
従業員数
1,946名
(2021年4月時点)

TOPICS
・年末調整のペーパーレス化を目的に導入
・決め手は従業員にとっての「わかりやすさ」
・年末調整の提出スピードが早まるなど効果を実感
・さらなる電子化で担当者・従業員双方の利便性向上へ
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南国殖産株式会社は、鹿児島県に本社を構える総合商社です。建設資材や石油類の販売など多角的に事業を展開、九州を起点に豊かな街づくりに貢献されています。

人事労務業務の効率化だけでなく、各事業所における業務負荷の軽減も見据えてSmartHRの導入を決断。導入の背景と効果について、人事教育課の二河さん・鮎川さんにお話を伺いました。

紙による年末調整の運用に課題。効率化が急務だった

SmartHR導入の背景を教えてください。

二河さん:弊社は従業員数を2,000名ほど抱えており、各事業所との書類の往復など業務効率の改善が優先事項でした。

そのなかでも、紙による年末調整の運用に課題を感じていました。従業員への書類配布・回収・確認による負担が大きいだけでなく、給与システムへのデータ反映にも時間を費やしていたことから、システム導入を検討しました。

年末調整のなかでも、とくにどのようなことに苦労していましたか?

二河さん:弊社は団体保険に加入している関係で、保険課からデータを回収し、保険料控除の用紙に印刷して対象の従業員に配布する必要があります。毎年この作業にかなりの時間がかかり苦労していました。

SmartHR導入の決め手を教えてください。

二河さん:従業員にとっての「わかりやすさ」が決め手になりました。私たち管理者だけでなく、各事業所内での作業負担の軽減も重視していたため、幅広い年齢層の従業員がいる弊社にとってアンケート形式で回答できる年末調整は魅力的でしたね。

また、毎年のように実施される法改正のキャッチアップと従業員への案内に苦労していたこともあり、最新の税制改正に対応している点も導入の後押しになりました。

左から、二河さん、鮎川さん
(左から、二河さん、鮎川さん)

段階を踏んだ案内により、着実な導入を実現

2,000名規模の従業員を抱えるなか、スムーズな導入のために工夫したことはありますか?

二河さん:従業員への最初の案内が重要だと考え、登録から利用開始に至るまで段階を分けて案内することにしました。

社内で使用しているeラーニングのシステムを通じて、メールアドレスの回収・SmartHRへの招待メールの送信・そして年末調整の案内と、それぞれ2〜3週間ずつ期間を設けることで確実に完了してもらえました。

導入を伴走したカスタマーサクセス担当の対応や、利用した各種資料についての感想があれば教えてください。

二河さん:担当いただいているカスタマーサクセス担当者の方には、いつも私たちの質問にスピーディに回答いただいています。すぐに回答が難しいような内容でも、社内に持ち帰り後日丁寧に答えてもらえるため安心して相談ができています。

社内で検討を進めた際には、提供いただいた「現状確認シート」を使って自社の労務管理におけるコストを再確認、費用対効果を算出して理解を得るのに役立ちました。

他にも社内メールアドレスを持っていない従業員にも行き届くように「社員番号アカウント用の案内ポスター」を活用してお知らせをしました。資料が充実していてスムーズな導入に役立ちましたね。

「社員番号アカウント用の案内ポスター」イメージ
(「社員番号アカウント用の案内ポスター」イメージ)

年末調整の案内・回収・進捗管理それぞれで効率化を実感

導入後の変化について教えてください。

二河さん:当初の課題だった年末調整で期待通り効率化ができています。

まずは、団体生保の集計から用紙への印字・その他の用紙を含めた配布に5日以上かかっていた作業が導入後、SmartHR上での配信まで3日に短縮できています。

社内メールを利用しない臨時雇用者に対しては、導入以前まで記入例が書かれた紙を別途用意するなど紙が多く手間になっていたのですが、導入以降は不要になりました。例年よりも早く年末調整を開始できたのも嬉しい効果でしたね。

その後、従業員様からの提出スピードや回収完了までの期間に変化はありましたか?

二河さん:提出スピードについては各事業所、総じて早くなった実感があります。SmartHR上では提出状況が把握しやすく、不備があれば差し戻しもしやすいので、対応速度の向上に繋がっています。

導入以前は、どのように進捗管理されていたのですか?

鮎川さん:Excelファイルを使用して、年末調整の用紙と保険料控除の原本が届いた従業員の名前に1人ずつ丸をつけて管理していました。保険料などの金額も手動で打ち込んでいたので、管理が大変でした。導入後はそういった手間もなくなったので、管理工数が減りましたね。

実際に利用する中で、お気に入りの機能があれば教えてください。

二河さん:年末調整の提出を促す「再通知機能」が気に入っています。導入以前は、従業員に直接電話して催促していたので、お互いに負担になっていました。

SmartHRを利用することで再通知の案内が自動で従業員へ届きますので、それを見て「出さなきゃ」という意識になってもらえるのは嬉しいですね。

鮎川さん:私は「マイナンバー管理機能」がお気に入りです。導入以前は、従業員からマイナンバーを回収するために必要な書類の用意・回収、厳重な管理に苦労していました。

不定期で発生する、この2時間ほどの作業がなくなったことで負担が減り、削減できた時間は他の業務に回すことができました。

マイナンバーを確実に回収ができ、なおかつ安心して管理できるようになった今は、導入して本当によかったと日々実感しています。

イメージキャラクターと一緒に
(イメージキャラクターと一緒に)

担当者・従業員のさらなる利便性の向上へ

今後はどんな取り組みに注力していきたいですか?

二河さん:入社から退職手続きまで、一連の労務手続きをSmartHR上で一元管理するのが理想です。そのためにも、優先度が高い社会保険手続きと給与明細の電子化に取り組んでいきたいですね。

今まで当たり前に紙を使っていた手続きが電子化されたことで、いかに非効率な作業に時間を費やしていたのかと気づかされました。

今後もさらなる電子化を進めて、私たち担当者と従業員双方の利便性を高めていきたいです。

鮎川さん:実はこれまで弊社で使用していたシステムはすべての弊社の関連会社によるもので、外部ベンダーが提供するシステムの導入はSmartHRが初めてでした。

デジタル化が行き届いていなかった人事労務分野での導入となり、私たち担当者はもちろん、従業員にとっても作業効率の観点で大きな意識改革があったように感じています。

導入を機に生まれた良い流れを継続して、既存システムの見直しや法改正に伴う社内規定の整備にも取り組んでいきたいですね。

SmartHRの導入をキッカケに関連業務のさらなる効率化が期待できそうですね。二河さん、鮎川さん、本日は貴重なお話をありがとうございました!

※掲載内容は取材当時のものです。

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業種
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