「医療」「福祉」「教育」分野で複数事業を運営する元気グループの一員、株式会社メディクルード。

「共に生きる、より良く生きる」の企業理念のもと、美容医療を提供する『聖心美容クリニック』や、歯科医療を提供する『フォレストデンタルグループ』の経営支援を手がけています。その支援の幅は広く、経営企画からマーケティング、人的資源マネジメントに至るまで多岐にわたります。

「旧態依然とした業界に “Innovation”を起こす――。」

業界のパイオニアとなるべく革新を掲げる同社は、新時代の手法へ積極的にチャレンジしており、それは「労務」も例外ではありません。

医療業界において、今まさに人事労務改革を推進する同社の取り組みについて、管理部部長の佐藤 潤さんと、同じく管理部の廣田 章宏さんにお話を伺いました。

佐藤さん：労務に限らず紙ベースの管理をもっと減らしたい思いがあり、ペーパーレス化を推進したいと考えていました。

弊社が管理する美容クリニックは全国に拠点がありますが、現場に書類を配布する、収集するという流れの中でどうしてもタイムラグが発生してしまう上に、記入ミスも多かったんです。

また各拠点に、労務関連の手続き書類を扱えるスタッフを配置できているわけではなかったので、労務手続きや管理のフローが煩雑でした。

佐藤さん：全社的に新たな取り組みにチャレンジする社風があり、管理部としても各方面へのアンテナを常に張ってきました。その一環として、2018年夏のHR
EXPOで情報収集していた際、特に目を引いたのがSmartHRだったんです。

場所を選ばず手続きや管理ができ、ペーパーレス化に繋がるSmartHRによって、課題解決できそうだと感じました。

佐藤さん：ひとつひとつの機能が労務担当者目線で設計されていて、使いやすいと感じたからです。

たとえば、従業員情報管理において「住所」と「住民票住所」を分けて入力できるのは、細かいけど嬉しいですよね。これが1個しかないサービスだと、別で管理しなければならずとても面倒なんです。

また、「オンライン雇用契約・文書配付機能」では、テンプレートを細かく使い分けられるほか、労働条件通知の電子化への対応予定についてご連絡いただけるなど、使い勝手が良いのはもちろん、先を見越した設計や情報提供をされています。今の機能にとどまらない、サービスの拡張性を感じました。

このような、細部のこだわりに、「労務担当者として困る部分を知っている人たちが作り上げたサービスなんだな」と実感しています。

佐藤さん：特に大きな課題はありませんでした。

強いて言えば、導入以前、従業員ごとにメールアドレスを管理していたわけではなかったので、従業員情報登録での懸念がありました。しかし、人事評価システムやクラウド型オフィスソフトの導入も進めており、メールアカウントも作成しつつあったので、結果的に特に問題ありませんでした。

そのほか、従業員がツールを理解できるかどうかは少し心配していましたが、早い段階から従業員に周知できたのに加え、操作自体がわかりやすいため、スムーズに導入できましたね。

佐藤さん：導入のスケジュール感を策定し、それに沿ってディレクションしてくれるのでありがたかったですね。導入スケジュールを自己管理するとなると、後ろ倒ししてしまいがちじゃないですか（笑）。

そもそも、買い切り型のサービスだと「ご契約ありがとうございます。あとは御社でよろしくね」というケースが多いんですが、SmartHRは導入決定以前からはもちろん導入後もしっかりとサポートしていただけるのが嬉しかったです。

佐藤さん：紙でやっていたときは、それが当たり前な世界だと思っていましたが、SmartHRでの年末調整を経験した後は、「もう紙には戻れない」という感想です。

廣田さん：紙でやっていると必ず記入ミスが発生するんですが、おもしろいことに毎年ミスする人、そしてミスする場所が一緒なんです（笑）。

SmartHRの「ペーパーレス年末調整」ではそのようなミスが大幅に減ったうえに、もし万が一ミスがあっても、オンライン上で数クリックで差戻しできるようになりました。一覧で進捗確認できるのも便利ですよね。

佐藤さん：従業員目線でみても、年末調整を好き好んでやる人って世の中に居ないと思います。きっと毎年「面倒くさいなぁ」と思いながらやっているんじゃないかと。

その点、SmartHRで大幅に効率化されただけでなく、2019年分の年末調整に関しては、2018年分の生命保険情報が入った状態から開始できるので、更に利便性が高まるはずです。

佐藤さん：感覚としては、“複数法人”というより“異なる事業所”の管理に近いので、特別な工夫は必要なく、活用できています。

ちなみに、歯科や美容クリニックといった法人ごとに、入社手続きなど労務管理上のルールや取り扱いがそれぞれ異なるものの、各法人でのルールを変えることなく、SmartHRを業務フローに取り込めました。

法人ごとに運用フローを調整することなく、各法人の従来の運用フローの中でSmartHRを活用し、手続きや管理を効率化できるようになったのが嬉しいです。

廣田さん：これまで書類作業にかける時間が多かったのですが、導入後はその時間を削減できています。

たとえば、入社手続きするにしても、従来は現場で書類を集めて本部で回収し、そこから書類作成や手続きなどで1ヶ月ほどかかってしまうこともありました。

現在は、入社当日か遅くとも翌営業日中には終わっています。書類への記入や郵送がないため、ミスや遅れがありません。

結果的に、業務スピードの向上、効率化に繋がり新たに考える時間として活用できるようになりました。

佐藤さん：グループ全社的により働きやすい環境をつくるべく、「休み方改革」の企画などを進めています。

働き方改革関連法が順次施行されますが、有給休暇5日取得に関しては、現時点でクリアできているので、法律の水準以上にもっと休暇を取りやすくするための施策はないかと検討しています。

廣田さん：実は、働き方改革が叫ばれる以前から、中長期的に取り組んでいます。たとえば子供の看護休暇は法律上、無給・有給は不問ですが、当グループでは「5日間まで有給」での看護休暇取得を可能としています。

また、産休・育休も法律以上のメリットを享受できるよう設計していて、たとえば育児休業に関しては延長で1歳6ヶ月、再延長で2歳までがMAXですが、こちらも当グループでは3歳までとしています。

これらに加え、「休み方改革」と称し、より休暇を取得しやすい環境を整えていきたいと考えています。忙しさの棚卸をして業務を効率化し、しっかり休む。休むことでパフォーマンスがあがる好循環を作り上げたいという思いがあります。

佐藤さん：これからという意味では、クリニックという特性上、スタッフがまとめて連休を取りにくいという課題があります。リフレッシュ休暇制度があるものの、長期休暇を取得できるのがその周期ごとになってしまうんです。これを解消すべく、年に1回は5日以上の連続休暇を取得できるよう、施策を推進中です。

これらの背景には、柔軟に働ける環境の構築によって、働きつづけたいと思える会社にしていきたい考えがあります。

SmartHRなどのツールを活用することで効率化し、生まれた時間をいかして、よりよい働き方と向き合っていきたいです。

佐藤さん：担当者も従業員も、直感的に使えることですね。「どの欄に何をどう記入すればいいのか」を、表示されるフォームに従って入力していくだけなので、迷わず使えます。担当者が労務手続きに慣れるまでの時間が短くて済むのも良いですね。

佐藤さん：医療系法人の事務担当者って、どちらかというと医療事務などの医療現場寄りの方が多く、労務手続きなどを担う事務担当者って少ないんです。それに毎日同じスタッフがいるわけではなく、シフト時間もまちまちです。そうなると、書類の配布や回収、労務手続きの進行などしづらい部分があります。

その点、SmartHRは場所を選ばず、直感的に使えるため、これらの課題を解決できます。医療業界での導入ポイントのひとつになるのではないでしょうか。