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散らばっていた人事データを集約。「ロクイチ報告」用データもまとめて算出

株式会社毎日コムネット 総務部 横山様
(総務部 横山さん)
  • 課題
    人事情報の管理場所がバラバラだった
    組織情報の出力作業が煩雑になっていた
  • 解決策
    SmartHRで分析レポートを導入
  • 効果
    SmartHRを中心として人事情報の集約化が進む
    従業員情報のレポート作成が効率化
    「ロクイチ報告」に必要な情報の抽出がスムーズに

株式会社毎日コムネットは「日本の未来を担う若者」に特化した事業を展開しています。「不動産ソリューション事業」では、不動産の有効活用策として学生向け賃貸住宅の開発、入居者募集営業、運営管理まで、ワンストップで手掛けています。「学生生活ソリューション事業」では、大学生の部活・サークルの合宿旅行を中心としたサービスと、企業の新卒採用活動のサポートの2つの軸で事業を展開しています。

同社は人事・労務業務のペーパーレス化と分析レポートの活用をスタート。SmartHRによって業務効率化された点や分析レポートの活用シーンについて、総務部の横山さんにお話を伺いました。

従業員情報が散らばっていて欲しい情報にアクセスしづらかった

SmartHRの導入を検討された背景を教えてください。

横山さん:これまで利用していた人事・労務システムの推奨環境が変更になるタイミングで、システムの見直しをすることになっていました。

情報収集をするなかで、人事・労務領域のオンラインセミナーに参加したときにSmartHRさんの案内を受けたのがはじまりです。

SmartHRの案内のなかで横山さんが気になる機能はありましたか?

横山さん:従業員データベースが印象的でした。当時は、人事・労務システムに登録できる情報が限られており、Excelを使って管理している情報も複数ありました。運用するなかで、シートの管理者がわからなくなる場面や、欲しい情報がどこで管理されているかがわかりづらくなる場面が多く、従業員情報を集約したいと考えていました。

SmartHRでは、会社独自の情報をなんでもマスター登録できる「カスタム従業員項目」という機能があり、散らばっている従業員情報をSmartHRというひとつのデータベースに集約できるのは大きなメリットでした。そこからSmartHR導入に向けて動きました。

(横山さん)

CSV連携で勤怠、給与システム選択肢に幅をもたせた

SmartHRの導入にあたって工夫したことはありますか?

横山さん:以前までの人事・労務システムは勤怠や給与もワンパッケージで完結していたので、SmartHRを導入するタイミングで勤怠、給与システムも見直しました。

当初は手軽なイメージがあったAPI連携を前提としたシステム選びをしていました。しかし、SmartHRの営業担当の方に相談するなかで、「CSV連携」についても紹介してもらいました。そこで、CSV連携であれば「カスタムダウンロードフォーマット」を活用して、連携先のシステムにあわせたCSVフォーマットでデータを出力できると知りました。

CSV連携だと勤怠や給与システムの選択肢の幅も広げられると感じ、CSV連携を前提にシステム選定に取り組みました。

(カスタムダウンロードフォーマット利用イメージ)

最終的には、API連携しない勤怠や給与システムを選定し、導入を進めました。弊社にはこの選択が合っていたようで、現在はデータ連携の不安を感じることなく運用できています。

「ロクイチ報告」を分析レポートでスムーズに対応

SmartHRの導入後に実感している効果を教えてください。

横山さん:まずは入社手続き、雇用契約のペーパーレス化ですね。弊社は学生向けのマンションを運営しており、そこに入居している学生を中心にアルバイトを募集しています。

毎年50人前後採用するのですが、現場の営業スタッフが通常業務と並行して採用業務を担っていました。

これまでの紙ベースの運用ですと、学生からの書類回収や雇用契約書の締結といった負担も大きく、通常業務にも影響が出てしまう状況でした。

そこで、SmartHR導入をきっかけにアルバイト関連業務を一から見直しました。結果として、SmartHRでの入社手続きをはじめとしたすべての業務をペーパーレス化できて、現場からも「すごく楽になって導入してよかった」という声がありました。

入社手続き業務の効率化に続き、分析レポートをご利用いただきました。導入した背景を教えてください。

横山さん: 元々「部署別社員数、平均年齢、平均給与などの情報を過去と比較したい」という依頼を受けることが多く、その度に人事・労務システムやExcelの情報を組みあわせて一から分析資料を作成していました。部署の改廃や異動履歴などが上手く管理できておらず、部署名を手入力で修正する手間があったり、手入力した情報が間違っていたりと、単純な作業ながら毎回作成に苦労していました。

SmartHRでは、ほぼすべての従業員情報の履歴情報が蓄積されており、その情報を元に「前期と今期の数字を比較したグラフを作成する」といったことも分析レポートで可能になる点が魅力でした。

まだ導入して1年経過していないため、本領が発揮されるのはこれからだと思いますが、非常に楽しみにしています。

また、つい先日も、分析レポートで部署別平均年齢や男女比率を算出して、新卒採用の説明会資料に反映させました。「Excelにデータを落としてピボットを組む」という手間を掛けずに、SmartHR上ですべて完結できて、またその情報が残ってくれるのもうれしいポイントですね。

レポート作成の工数削減のお手伝いができて嬉しく思います。分析レポート内に設定されているプリセットレポートもご利用されていると伺っています。

横山さん:そうですね。ちょうど分析レポートを導入した直後が「ロクイチ報告」に対応する時期でした。これまでロクイチ報告に必要な「高年齢者雇用状況等報告書」と「障害者雇用状況報告書」は私がExcelで作成をしていましたが、今回からは分析レポートを利用して、報告書作成に取り組みました。

(障害者雇用状況報告書用レポートのイメージ)

以前は複数のExcelファイルを確認しながらの報告書作成だったので、手間もかかるし、ミスも起こりやすい状況でしたが、今回は報告書に記入が必要なデータを分析レポートがまとめて算出してくれるので、スムーズに準備ができました。

「ロクイチ報告」に使うもの以外にも組織情報レポートをはじめとした、プリセットレポートが設定されているのでさらに活用していきたいです。

マネジメント層が積極的にレポートに触れる仕組み作りへ

今後はどのようにSmartHRをご活用予定ですか?

横山さん:従業員サーベイの機能をさらに活用していきたいですね。現状は、社内イベントの出欠確認やコンプライアンス研修の受講確認テストなど、少し変わった使い方が中心となっています。こちらもプリセットのサーベイがたくさん用意されているので、社員エンゲージメント向上のため、積極的に活用していきたいです。

また、SmartHRガイドに公開されている記事を拝見し、人的資本開示に必要な項目をレポート化できることを知りました。これまで「有価証券報告書」に必要なデータは私がまとめて提供していたので、分析レポートで対応できるのは魅力的です。

(人的資本開示用レポートご利用イメージ)

少し先の話になりますが、分析レポートで出した部署の各種データに各事業所や部署の責任者が好きなタイミングでアクセスできるような仕組み作りに取り組みたいです。従業員の残業時間や従業員の履歴情報の客観的なデータはマネジメントにも役立つ場面も多いと思います!

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました!

 

※掲載内容は取材当時のものです。