日本各地の店舗とスムーズに連携。迅速な書類回収で、入社手続きを効率化

素材にこだわり、“おおやま発”のもつ鍋の美味しさを追求する「博多もつ鍋おおやま」を経営する株式会社ラブ。福岡・博多を中心に東京、大阪、名古屋など日本各地に21店舗を構え、正社員のほか、店舗にはアルバイト従業員も多く在籍。

日本各地にある店舗との書類のやり取りや、季節ごとに入れ替わりのあるアルバイト従業員の入社手続きなどの効率化を目的に、SmartHRを導入いただきました。

今回お話を伺ったのは、総務部に所属する、片山さん、福島さん、山口さん。導入後、どのような効果を感じたのか、ご紹介します。

時間を要する書類回収で感じたペーパーレス化の必要性

——  SmartHR導入前に抱えていた課題を教えてください。

片山さん：店舗で働く従業員の入社手続きに課題を感じていました。店舗のアルバイト採用に関しては、各店舗に一任していまして、その際に利用する採用サービスが異なっています。履歴書不要で応募可能なケースでは、採用後改めて、紙の書類に個人情報を記入してもらったのち、FAXで回収していました。

収集した情報を整理する中で正誤確認が特に大変だったのが、給与振込口座やマイナンバーです。仮に給与振込口座の番号が誤って記載されている場合、振り込み日当日に銀行からの問い合わせが入り、振り込み不可になる可能性もあります。

マイナンバーは、一人ずつ総務で入社者の名前を書いた用紙を店舗に送付し、本人にお渡しし、記入してもらいます。その上で、確認用にマイナンバーをコピーした書類を同封してもらい、回収する流れです。手間がかかるぶん、回収率が低いことが改善点でした。

（株式会社ラブ 執務室の様子）

——  日本各地に店舗があるからこその課題はありましたか？

片山さん：福岡、長崎以外にも東京、大阪、名古屋、仙台と日本各地に店舗があるので、書類送付から手元に届くまでに時間がかかるのが課題でした。さらには、アルバイト従業員はシフト勤務のため、書類を提出する日が人によって異なります。1人のアルバイト従業員が提出したら、その都度すぐに送るのではなく、月2回締日を設けて店舗からまとめて発送してもらっています。

どうしても急ぎで必要な場合は、まずは店舗からFAXで送ってもらい、遅れて手元に届く原本を確認していました。加えて、入退社に必要な情報の回収状況や、何が不足しているかも、紙で管理していました。不足情報の再確認をするには店長経由となるため、タイムラグが発生していました。

——  SmartHR導入のきっかけを教えてください。

片山さん：まずは、年末調整の効率化が重要事項でした。入退社手続き同様に、年末調整も書類を総務部から店舗へ送付し、記入済みの書類を返送してもらう時間と手間のかかる手順だったんです。そんな時にSmartHRの年末調整機能を知り、「店舗とのやりとりがすべてペーパーレスにできたら業務効率化できる」という印象を持ちました。また、年末調整以外の機能を案内いただく中で、従業員データベースなど、ほかに抱えていた課題を解決できる機能も提供されていたため、導入を決めました。

当たり前だった手間が軽減。少ないタイムラグで効率化

——  導入後に感じた効果を教えてください。

片山さん：今まで毎月発生していた、給与振込口座情報の誤記入がなくなりました。仮に間違ったまま給与振り込み日を迎えた場合は、店舗側へ正しい情報の確認を当日16時までに行う必要があります。SmartHR導入後は、記入された給与振込口座情報をアップロードされたキャッシュカードの画像で照会可能です。仮に間違っていた場合も、従業員とすぐに直接連絡が取れるので修正対応もスムーズです。

（実際のSmartHR操作画面）

また、雇用契約書に関しては、文書配付機能を使ったオンライン上での手続きにより、作成から配布、署名、回収にかかる工数が大幅に軽減できました。

福島さん：そのほかにも、従業員データベースには調べたい情報がすべて集約されているのが非常に便利です。今までは情報の種類によって、記載されているリストが異なっていたんです。

山口さん：リストを探していた手間がなくなり、SmartHRですぐに確認できるのが嬉しい点です。先日、保護者の方に緊急連絡を取る必要がありましたが、連絡先が即座に確認でき、店舗側を待たせることなく共有できました。

ほかにもアルバイト従業員の属性が、学生かフリーターか、すぐに確認できる点が役立っています。勤務予定時間の超過確認が必要かどうか、社会保険加入者かどうか、雇用保険加入必須どうかをチェックする工数が削減されました。

片山さん：加えて、常に最新情報が集約されているうえ、変更履歴をさかのぼれるのも助かります。

また、総務側だけではなく、店舗側でも給与明細や源泉徴収票がスマートフォンでいつでも確認やプリントアウトが可能で便利だと、好評です。

デジタルビギナーでも実現可能な自立運用。疑問解決を叶える、チャットサポート

——  SmartHRが提供するサポートに関してはいかがでしょうか？

片山さん：社内にはパソコン操作やSaaS系のサービスに強い人間がおりません。そのため何か疑問があれば、些細な疑問、質問でもチャットサポートによく質問しています。

福島さん：操作に慣れている方には簡単に思えることも、「このボタンを選択して、このページへ進んでください」と、丁寧に操作画面を写した画像をチャットで送ってもらえるので、疑問を残さず解決できています。ほかにも、チャット上には回答の所要時間が表示されています。表示された時間を目安に、ほかの仕事をしながら待てるのが嬉しいですね。

片山さん：月に1、2回ほど打ち合わせしているのですが、カスタマーサクセス担当の方がいつも親身に相談に乗ってくださいます。事前に準備した内容とは異なる相談をしても、快く打ち合わせの内容を切り替えてくれるんです。打ち合わせでは抱えている疑問、課題に対して、適切な解決策や提案をいただいています。

SmartHRへ情報集約。さらなる効率化を目指すサービス連携

——  業務効率化により、新しく取り組めたこと、取り組みたいことはありますか？

片山さん：今まで回収率が低かった退職届のペーパーレス化に取り組んでいます。SmartHRの申請・承認機能を使い、退職届の作成から配布、署名、回収までオンライン上で実施しています。

また、現状異なるサービスを利用している勤怠管理、給与計算など、それぞれに個人情報を入力しています。今後は個人情報をより安全かつ効率的に管理するためにも、SmartHRとの連携を進めて、情報の集約化を進めていきたいです。

（博多もつ鍋おおやま 本店）

福島さん：まだまだ年末調整や雇用契約書の運用について、改善したい部分もあります。業務が効率化されて生まれた時間を活用し、労務領域の理解を深めたり、SmartHR活用の幅を広げていきたいです。今年も年末調整が控えていますので、スムーズな運用に向けた準備をしていきます。

——  SmartHRによる業務効率化を経て、総務部の皆さまをはじめ、日本各地で働く従業員の方の生産性向上をサポートしてまいります。貴重なお話をありがとうございました！