「動物と人の進む道を創る」をミッションに掲げ、動物医療事業においてさまざまな製品・サービスを展開している共立製薬株式会社。動物用医薬品として国内トップクラスであり、国内14か所に営業所や工場を展開しています。

これまで紙で人事情報を管理していましたが、その手間や煩雑さから、SmartHRを導入、業務効率化に向けて活用いただいています。導入を推進したSさんと実際の労務の業務を担当するTさんにお話を伺いました。

Sさん：私たちが属する共立製薬人事部の労務課は、給与計算や入社手続きなどの労務業務を担当しています。最近はタレントマネジメントにも取り組んでおり、現在は人事制度の改定などのプロジェクトを進めています。

今後、等級制度や報酬制度など人事制度の全面的な刷新を予定していますので、説明会準備や規定の策定が主な業務になっています。

Tさん：私は主に給与計算を担当しています。弊社は医療メーカーで、営業本部と生産本部の工場、開発部門と管理系の部門に分かれており、人員構成は営業と生産で従業員の6～7割を占めています。全国の営業拠点や工場に満遍なく社員がおり、毎年新卒採用で20～30人前後が入社します。

Tさん：2021年、年末調整業務を紙からウェブに移行したいと思い、システム導入を検討しました。それまでは、労務管理のシステムを使わず、給与計算を委託する委託会社と紙の申請書類を各拠点から集めていました。

給与だけでなく入社時の雇用契約などもすべて紙で管理していたため、所属の上長印鑑が押された紙がすべて人事部に回って、それを見て給与に反映させる流れでした。

Sさん：はい。紙に書かれた情報は過去数年分しかすぐに確認できない状態でした。異動の情報などもすべて紙で保管していたのですが、担当が変わってしまうと保管場所がどこかわからなくなってしまっています。

たとえば人事異動を検討するとき、「そういえば、この人の部署異動の履歴はどうなってる？」と思っても情報が手元にありません。倉庫をあさって情報をみつけるところから始まっていました。ですので、ペーパーレス化し、人事情報のデータベースを作ることも課題の1つでした。

Sさん：複数社検討しましたが、SmartHRはあらゆる人事文書をペーパーレス化できる「文書配付機能」がとくに便利だと思いました。年末調整の機能だけならば、多くの労務システムがあります。その機能だけでなく、申請・承認機能や文書配付などの機能が充実しているため、今の人事労務業務のペーパーレス化がぐっと進むと感じました。

Tさん：1か月ほどで導入を進めましたが、以前も人事会計系の労務ソフトを使っており、そこからの切り替えだったのでとくに反対はなかったですね。

導入決定後、まずは年末調整業務をSmartHRで実施し、その後、申請・承認手続きや入社退社の手続きをSmartHR上で実施するように進めました。

Sさん：各拠点に事務担当の方がいるので、SmartHRについて理解をしてもらい案内も従業員に送りました。従業員の方のご協力もあり、年末調整の提出率は非常に高く、8割を超えていたかと思います。

Sさん：雇用条件の通知や契約の更新、雇用条件に関わる規定なども添付して告知しています。はじめは文書配付機能の設定でつまづき、操作方法について何度か問い合わせしましたが、チャットサポートはリアルタイムで回答が受けられ、非常に便利でした。カスタマーサクセス担当の方も的確にアドバイスしてくださりありがたかったです。

現在ではよく使う人事文書をテンプレート化し、契約書のフォーマットをまとめられているため、従業員に人事文書を通知する時間の削減につながりました。

Tさん：これまで紙でやり取りしていたため、採用内定者の雇用条件通知書への同意に数週間要していたものが、早ければ即日、どんなに遅くても1週間程度で完結できるようになりました。

従業員情報変更における申請手続きがSmartHRに一本化され、従業員からは非常に好評です。たとえば、出産してお子さんの保険証を作らなければいけないとき、紙で回覧していると検診に間に合わないこともありましたが、そのようなことがなくなりました。

このような身上変更などの申請は、これまで1週間ほどかかっていたところから、即日で申請が届くようになっています。各事業所で個人情報が書かれた紙を扱うことがなくなったのもメリットの1つです。

また、ペーパーレス化が進み、SmartHR上で情報を閲覧できるようになったため、在宅勤務しやすくなりました。これもSmartHRを導入した効果だと思います。

Sさん：弊社では出産や育児を経験する方が一定数いるため、在宅勤務ができる仕組みはそういった方が働き続けるための仕組みとして非常に重要です。人事部としては、引き続き在宅勤務の支援をしていきたいと思っています。

Tさん：入社手続きも紙がなくなってラクになりましたね。各拠点の事務の方が申請書をとりまとめ、人事部まで郵送する必要もなくなりました。人事部だけでなく、各拠点の方もラクになったのではないでしょうか。

給与明細についても、今までは紙をPDFにし、給与計算を委託している会社に送信していましたが、今は「SmartHRを見てください」とお伝えすればOKです。結果、給与計算業務もかなり効率化できました。

Sさん：雇用契約管理などをきちんと整備し、SmartHRを見れば情報がそろっている状態にしたいです。まだ紙で管理していた人事周りのデータすべてを移行できたわけではないため、これらもSmartHR上で管理したいですね。人事周りのシステムは連携して一元管理できる形を模索したいと思っています。

会社としては、皆さんが働きやすい会社にしたいです。とくに出産や育児などライフスタイルの変化が大きい女性も働き続けられる会社になるといいなと思っています。世の中の変化が早くなっているなか、人事制度はどんどん古くなってしまいます。時代にあわせて変えなければいけませんし、従業員にとってよい制度であるべきだと思います。

今はまさにそのような会社づくりの第一歩として、給与や等級の仕組みを設計し直しています。

Tさん：実は私の社会人経験において、子どもがいる女性の上司と働くのははじめてなんです。自分と同じワーキングマザーの立場で物事を考えてくれる上司の存在は心強く感じています。さまざまな考えをもった方が長く働き、より働きやすい会社になっていくとよいなと思っています。