年間100名の入社手続きがスムーズに。付加価値のある人事業務の工数を創出

株式会社KINTOは2019年1月の設立以来、「クルマとの気軽な付き合い」の実現するクルマのサブスクリプションサービスをはじめ、クルマライフの楽しさを広げるモビリティマーケット、旧車を気軽に楽しむコミュニティ「Vintage Club by Kinto」などを展開しています。

IT・デジタルを駆使し、未来のモビリティの可能性を追求しながら、さまざまなサービスを提供する「モビリティプラットフォーマー」を体現する同社がSmartHRを導入。管理部の柴山さん、竹内さんにSmartHR導入の背景やその後の変化についてお話を伺いました。

展示会でSmartHRに触れ、直感的に操作できるUIに感動

SmartHR導入以前に抱えていた課題を教えてください。

竹内さん：3年ほど前、組織の拡大に伴い、管理部として採用活動を本格的にスタートしました。毎月10名以上の入社手続きを紙で対応していましたが、管理の煩雑さや管理場所に課題を感じていました。

このままでは将来的に管理部の業務がパンクすると思い、システムの導入を検討しました。

導入するシステムの検討において大切にしていたポイントはありますか？

竹内さん：まずは使用中の給与計算システムと連携できることが大前提でした。弊社はシステムの導入による業務の効率化を積極的に進めているため、管理部でも複数のシステムを利用している状態でした。

せっかくシステムを導入しても、うまく連携できなければかえって業務工数は増えてしまうので、注意深く比較検討をしました。最終的にSmartHRを含めた2社まで絞りました。

SmartHRを導入された決め手は何でしたか？

竹内さん：決め手になったのはSmartHRのUIですね。展示会で実際にSmartHRに触ってみて、直感的に操作できるわかりやすいUIに感動しました。導入するならSmartHRだな、と決めた瞬間でした。

（竹内さん）

従業員マニュアルテンプレートでスムーズな導入を実現

SmartHRの導入はスムーズに進みましたか？

竹内さん：想像よりもスムーズに進行できました。わからないことがあればヘルプセンターとSmartHRスクールにアクセスすれば欲しい情報が手に入りました。

とくに助かったのが、「お役立ちアイテム」にある従業員向けマニュアルのテンプレートです。SmartHRでの手続きについて周知する際、このテンプレートをもとに一部カスタマイズして社内に展開しました。

私の経験上、システム側から共有されるマニュアルはわかりにくい場合が多く、その度に担当者に問い合わせをしていました。SmartHRが用意しているヘルプページやマニュアルも非常にわかりやすく、情報が網羅されているので管理部と従業員も迷わず利用をスタートできました。

柴山さん：SmartHRが用意してくれたマニュアルテンプレートは素晴らしかったですね。マニュアルテンプレートがなければスピーディな導入は難しかったと思います。

これほどマニュアルや操作に関する資料を展開しているところはありませんでした。

実際に自分たちで社内用マニュアルを作ろうとすると、2週間ほどかかるケースがあります。いざ完成しても、従業員にとってわかりにくいマニュアルになってしまうこともあり、マニュアル作成は非常に負担のかかる業務です。

SmartHRによって労務業務が効率化ができたという感想はよく聞きますが、個人的には導入までの管理部の負担が少なく、スムーズな導入のためのサポートが豊富な点も強みだと思います。

（柴山さん）

作業を効率化し、より付加価値のある人事業務への時間を増やす

SmartHRを導入後の変化について教えてください。

柴山さん：導入以前と比べると、入社手続き対応がインパクトのある変化でした。SmartHR導入以前は紙で回収した従業員情報を手入力で対応していたので、時間もかかりましたし、どうしてもミスが発生していました。ミスがあれば、保管していた分厚いファイルから対象の従業員情報を探して、修正する必要があり、気が遠くなる作業でした。

竹内さん：弊社は昨年、約100名を採用しましたが、SmartHRがあったからこそ、このハイペースでの入社手続きに対応できました。そのほか、年末調整の対応工数が削減できました。とくに年末調整は管理部だけでなく、従業員にとってもSmartHRの導入効果を強く感じるポイントだったと思います。

柴山さん：企業によって労務領域の範囲や内容は異なります。しかし、労務業務は人事が必ず対応しなければならない業務でありながら、その作業自体に付加価値はありません。

個人的にはそうした作業の部分は可能な限り効率化を進め、組織の活性化につながる施策など、より付加価値のある業務のために時間を作る必要があると思っています。SmartHRは同じように考えている人事にとっては強い味方になるでしょう。

今後もユーザーに寄り添った機能開発に期待

これからSmartHRの導入を検討される担当者の皆さまへメッセージをお願いします。

竹内さん：コロナ禍を経て、「働き方」の価値観が変わっていくなかで、人事・労務業務の効率化が必要だと考える企業が増えてきたと感じています。弊社では、SmartHRの導入によって安定した採用を支える土台作りが進み、SmartHRに蓄積した従業員データを二次活用する動きが出てきています。

引き続き、SmartHRを活用したSmart（スマート）で効率的なオペレーション構築を目指したいです。

柴山さん：先日、スマートフォン向けアプリの情報が公開されていました。個人的にはアプリの通知機能による、従業員のSmartHR上での対応の取りこぼし軽減に期待しています。

弊社がSmartHRを利用してから4年ほど経過しますが、このような機能のアップデートや新しいプロダクトのリリースが活発な印象があります。常にユーザーのことを意識した開発を続けている姿勢が素晴らしいと思いますし、信頼感に繋がっています。

SmartHRさんには今後もユーザーに寄り添った機能開発を期待しています！

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。