会社をあげてDX推進。煩雑な労務手続きもチーム全員で標準化

国内ハウスメーカー各社のインテリアサプライヤーとして製品を届ける株式会社イシモク・コーポレーション。家具で有名な福岡県大川市に本社拠点と工場をおき、札幌、新宿、名古屋、大阪、博多と全国各地に営業拠点がある企業です。グループ会社は4社あり従業員も300人以上在籍しているため、紙ベースでの労務書類管理や年末調整の手続きの煩雑さに課題を感じていました。

SmartHR導入後、毎月の給与計算業務が効率化され年末調整の作業工数も大幅に削減しました。属人化していた人事データもオンデマンドですぐに出せるようになったそう。導入を推進した、安達さん、古賀さん、池田さん、小林さんにお話を伺いました。

人事関連の情報は紙やExcelでバラバラに保管、手続きが煩雑に

導入以前の課題について教えてください。

安達さん：従業員数も年々増えているなかで、人事周りのデータが一元管理されておらず、バラバラになっていました。紙やExcelなどでそれぞれ管理していましたから、昨今のクラウド化の流れも踏まえて一元管理したいと思っていました。

小林さん：弊社は製造メーカーなので、製造スタッフの比率が一番多く、その他全国5拠点に営業部門のスタッフもいます。毎月、給与明細は紙に印刷したものを拠点ごとに発送していました。年末調整は各拠点に書類を発送し、取りまとめ役を置いて返送してもらう形式を取っていました。

池田さん：基本的な各種の申請用紙なども紙でやりとりをしていました。内容の打ち込み作業はすべて総務部員が手で行ないます。表計算ソフト頼みの状況でしたね。

導入の決め手はどのような点にあったのでしょうか？

古賀さん：展示会でSmartHRに出会い、デモ画面を触らせてもらいました。複数社比較検討したのですが、一番画面がわかりやすく、まさに「スマート」だと感じました。営業担当さんのプレゼンがわかりやすかったのも良かったです。

弊社にはDX推進を担当するデジタルプロデュース部門もあるため、その部署にも相談をしました。結果、データを一元化しながら、労務関係の手続きも進められることが導入時では課題解決につながると思い、導入を決めました。

安達さん：私自身、前職で年末調整をウェブで進めるシステムを使ったことがあったのですが、それよりも非常にわかりやすい画面で、導入における不安はあまりなかったですね。

導入を進めるにあたり、反対の声などはなかったですか？

古賀さん：会社としてDXを推進していくという強い意思がありましたので、大きな反対はありませんでした。経営層にも日々の困りごとを聞いてもらえる機会がよくありましたので、同様の課題認識があったと思います。費用対効果を想定して社内での申請を進めていきました。

工場に1台共通のパソコンを入れて、ITツールが苦手な社員にもレクチャー

普段パソコンを使わない方が多くいるなか、どのように導入を進めましたか？

池田さん：SmartHRから利用マニュアルをいただき、人事からはとくに手を加えずに周知できました。社員からの質問は「自分のメールアドレスがわからない……」や「パスワード設定はどうすれば……？」といった内容で、SmartHR自体の利用はスムーズでしたね。

古賀さん：まずは慣れてもらえるよう、社員がSmartHRで給与明細を見てもらえるようにしました。2021年の夏から給与明細をSmartHR上で閲覧できるよう移行し、その後、秋に年末調整を実施しました。

工場には普段パソコンを使わず、ITツールが苦手な方もいます。そのため、工場に共通のパソコンを1台配備し、必要に応じて池田と小林の2人が出向きサポートをしながら、パスワードの設定方法や操作方法を伝えることもありました。工場の管理課の方の協力もありスムーズに導入できました。

労務担当の皆さんは、操作方法がわからないときどのように解決していましたか？

小林さん：操作がわからないときは「SmartHR 操作方法」で検索すると、およそ解決方法が書かれたヘルプページが表示されますので、それを見ていました。それでも分からなかったときには、チャットサポートで聞いたり、カスタマーサクセス担当の方に連絡したりしていました。回答は素早かったので助かりました。

繁忙期の休日出勤がなくなり、チームに笑顔が増えた

導入の効果について教えてください。

古賀さん：これまで紙で配布していた給与明細をSmartHRから配信するようになったので、総務部員の業務工数は半分以下になりました。年末調整業務も1週間程度工数を短縮できています。

安達さん：毎月給与支払いまでは、月末に給与を締めてからすべての作業をその月の10日までに行なわなければいけません。営業日の少ない年末年始や5月のゴールデンウィークを挟む時期は、総務部全員かなり忙しかったのですが、以前より時間にゆとりができました。

池田さん：1日かかって約300名の給与明細を印刷し、封筒に詰めて配布していた業務が、今は30分程度あればデータをSmartHRに取り込み、配信準備が完了しています。

給与明細を紙に印刷していたころは、人によって「今月から介護保険料の徴収が始まりました」といったコメントを入力していたんです。そのコメントを入れるために一気に印刷ができないという手間も発生していたのですが、SmartHRではCSVで一気にコメントを入れて読み込みもできます。手間が省けて助かったと思っています。

古賀さん：年末調整も例年、11月や12月は何度か休日出勤して、届いた書類を一斉に開封し、仕分けして、確認して……という作業をしていましたが、すべてSmartHR上でできるようになったので、各工場の管理課の方を含め2021年の残業は大幅に減りました。

分析レポート機能で、人事レポート集計も簡単に

小林さん：これまで、月に1回Excelで作成していた人事レポートの集計もラクになりました。平均年齢や社員数、勤続年数などのデータもSmartHRの分析レポート機能で集計できるため、その数字を使っていろいろな資料を作れるようになりました。また、入退社情報の更新の手作業が今はボタン1つで更新できます。ほかの担当者もその業務ができるようになったのは良かったですね。

池田さん：あと、一度に複数の入社があった場合、一括で情報の取りまとめや書類の作成ができるのは嬉しいですね。

安達さん：事務の煩雑さがなくなって、チームのみんなに笑顔がより増えたのが本当に良かったと思っています。

数字で語れる総務部に、さらなるDX推進をしていきたい

今後、どのようなことに取り組んでいく予定でしょうか。

安達さん：紙からウェブでのやり取りを導入できたのはまだまだ一部の領域です。紙で出している各種申請なども電子化し、効率化を進めていきたいと思っていますね。

池田さん：申請書類は申請者やマネージャーがハンコを押して回覧し、総務部がハンコを押し、その紙を振り分けて社長に上げたり、工場に戻したり。毎日まだまだ手間は発生しているので早く電子化したいですね。

小林さん：組織図や社員名簿など現在個別ファイルで管理しているものも、管理者全員が閲覧できるようにデジタル化して管理していきたいと思っています。

古賀さん：「使いこなせている」という意味では、まだ道半ばです。導入の費用対効果を考えれば、もっとさまざまな事柄をデジタル化していかなければいけませんね。

安達さん：全社的にDXに取り組んでいますが、SmartHRの導入は人事周りのデータがデジタル化され、数字で具体的に語れるようになり、DXを推進していると実感できました。今後もさらにDXに取り組みたいと思っています。

総務からのDX推進のため、SmartHRが貢献できるようこれからもご支援できればと思います。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。