多店舗の入退社手続きを効率化。サーベイ活用で一人ひとりが輝ける組織作りへ

株式会社ウインズジャパンホールディングスは、豚骨ラーメン専門店「博多一幸舎」経営のほか、食品加工事業、プロデュース事業、コンサルティング事業や海外での飲食事業を展開しています。

同社はSmartHR導入による労務関連の業務改善と組織内エンゲージメント向上に取り組んでいます。

管理本部 本部長の上田さんと、人事部の吉田さんに、SmartHR導入の背景や日々の活用方法についてお話を伺いました。

紙ベースで行っていた約200名の労務管理が課題に

SmartHRを導入された背景を教えてください。

上田さん：雇用契約や年末調整の処理がすべて紙ベースだったため、労務部門の業務負荷が課題になっていました。

SmartHRの導入以前は雇用契約の管理をすべて紙で対応しており、保存や更新に大きな手間がかかっていました。また、年末調整も紙の申告書で対応し、計算も手作業なので、管理部門では「多大な工数がかかる恒例行事」と認識していたほどです。

雇用契約の管理が課題になるのは、飲食業界特有の背景もありますか？

上田さん：はい。飲食店の場合、現場を担ってくれているスタッフはほとんどが有期雇用のアルバイトやパートさんのため、無期雇用の社員と比べて入退社の発生する頻度は高くなります。グループ全体で約200名分の入退社手続きを効率よく管理するため、SmartHRを導入しました。

（管理本部　上田さん）

労務業務の電子化を推進。年末調整にかかる期間も半分に短縮

SmartHRを導入いただいて、どのような効果を実感されましたか？

上田さん：一番効果を実感したのは年末調整です。正確に時間を計ったわけではありませんが、体感としては1か月近くかかっていたものが、半月ほどで完了できるようになりました。

SmartHR導入以前は、店舗ごとに書類を回収して本社へ送ってもらっていました。当時は書類回収の進捗が不透明で、「店舗発送した書類がなかなか届かない」「誰の書類提出が遅れているのか管理しきれない」など、なかなかスムーズに手続きを進められないケースがありました。

SmartHRなら年末調整の依頼を一斉配信すれば、あとはSmartHR上で業務の80%を進行できます。残り20％は原本の到着を待って人事部で処理をする、という体制に変わり効率化しました。

ペーパーレス化によって、手続きのスピードアップを実現されたのですね。

上田さん：電子化することで「正確な情報を得られるようになった」のも大きいです。SmartHRのUIが非常にわかりやすいので、従業員が入力を間違えることも少なく、人事側でも「正しい情報」がSmartHRに溜まっていくことで、作業がしやすくなりました。

従業員サーベイ機能を活用して「縁の下でがんばる人たちに光を当てたい」

その後も、SmartHRの活用の幅を広げていただいていますね。

上田さん：導入当初は入社手続きや給与明細・年末調整の電子化からスタートして、現在は雇用契約書の作成、文書配付、分析レポートや従業員サーベイも活用しています。

社内の表彰制度を従業員サーベイを使っており、人事部の吉田が企画から運営までを担当しています。

吉田さん：私は営業部から人事部に異動して1年半ほどたちます。現場のスタッフ同士がお互いを認め合い、評価し合う仕組みを作りたくて、異動後すぐに表彰制度づくりを始めました。

（人事部　吉田さん）

従業員サーベイではどのような表彰項目を設定しているのでしょうか？

吉田さん：「○○No.1」というタイトルで表彰項目を統一しています。これまでは「笑顔No.1」、「ピカピカ清掃No.1」、「縁の下の力持ちNo.1」などの表彰項目を実施しました。同じ店舗で働くスタッフのなかで、表彰項目にぴったりだと思う人に投票する仕組みです。

2か月に1回のペースで実施しており、店舗スタッフの80%以上が投票しなければ、その店舗での表彰が成立しないルールを設けることで、みんなの参加意識を高め、スタッフ同士が日々の業務に取り組みながら、一緒に働く仲間を意識できるように工夫しました。

現在はほとんどの店舗で投票数の基準を上回る投票数が集まるようになっています。

また、表彰式を店舗で実施するときは、社長をはじめ、マネージャーや本部スタッフも参加します。表彰状の授与や記念撮影、プチボーナスがもらえるゲームなど毎回大いに盛り上がるため、スタッフにとっても注目度の高いイベントになっています。

（告知ポスターと表彰状）

表彰制度づくりの背景にはどのような思いがあったのでしょう？

吉田さん：スタッフ一人ひとりに、光が当たる機会を増やすのが目的でした。

私はもともと営業部で、実店舗で店長を務めていました。店長の役割を務めていくなかで、もっとも難しいことは、売上げや管理ではなく、「人」の問題だと感じていました。

当時店舗で活躍してくれるスタッフに対して、評価される方法は昇給や昇格などの長期間に渡る査定によるものしかありませんでした。また、明るく元気で目立っているスタッフと、黙々と真面目に一生懸命取り組んでくれるスタッフへ評価が平等になされているか、店長である私自身も不透明に感じるところがありました。

スタッフみんながやりがいを持って気持ちよく働け、平等に頑張ったことがきちんと認められる機会を増やしたいと考え、スタッフみんなで投票し評価する制度を作りました。

上田さん：以前から従業員エンゲージメントの向上について色々と試行錯誤しており、従業員サーベイの活用も検討されていました。それを実現してくれたのが吉田です。

表彰制度は回を重ねるごとにブラッシュアップされ、みんなが興味をもってくれるような告知POPを工夫したり、しっかりと表彰状を作成し表彰式を盛り上げるようにしています。

はじめはうまくいかないこともありましたが、店舗の管理者や関連する本部スタッフを巻き込み、時には現場スタッフの声も聞きながら、少しずつ形を整えているところです。実績をしっかりと積み上げ、制度が社内へ浸透できるようにしていきたいです。

従業員サーベイ機能によってSmartHRが身近な存在に変化

表彰制度以外で、従業員サーベイを活用されているものはありますか？

上田さん：スタッフからの意見を吸い上げる目的で年2回従業員サーベイを実施しており、「現場のリアルな意見」をキャッチアップしています。

例えば、何か悩みを抱えているスタッフには、早めにコミュニケーションを取って問題点を解決したり、採用サイトを作る際に「なぜ当社を選んだのか」という意見を収集し、サイト制作に反映したりなど、スタッフの声をさまざまな施策に活かす体制が整ってきました。

もし従業員サーベイがなかったら、そうした意見の集約は直接現場に足を運び、店長やスタッフと時間を調整して場を設け、「どう？」と聞くしかありませんでした。この機能にはとても助けられています。

従業員サーベイを活用するようになってから、別の部分で思わぬ効果もあったそうですね。

上田さん：副次的な効果ですが、SmartHRを使った雇用契約書の締結が以前よりもスムーズになりました。以前は雇用契約書を送っても、「通知メールを見落としてしまった」と言われることがあったのですが、従業員サーベイを始めてからはより注意してメールを確認してくれるようになった印象です。

吉田さん：スタッフにとって、SmartHRは入退社や年末調整の手続きで「たまにしか触らないもの」でした。従業員サーベイをはじめてからはSmartHRに触れる頻度が増えたので、親しみが増して、労務対応へのアレルギーのようなものは減ったのではないかと思います。

作業効率をアップさせ、より良い「人財」の採用と育成に取り組み、お客さまの満足度向上を目指す

SmartHRを今後どのように活用したいですか？

上田さん：分析レポートをさらに活用したいですね。社員の年齢層や勤続年数の平均などがわかるので、自社向けにカスタマイズして分析していき、スタッフが働きやすく活躍できる環境を作るための施策立案に役立てたいです。

吉田さん：まずは表彰制度の投票率100%を目指し、制度の浸透させることに注力していきます。SmartHRは採用や人財育成にたいへん役立つツールだと感じているので、最大限に活用してみんなの意見が反映された働きがいのある会社にし、お客さまの満足度向上に繋げていきたいです。

最後に、お二人それぞれ、今後の展望を教えてください。

吉田さん：当社は、経営理念の一つに「人の役に立てる人財を育成できる企業である」を掲げています。ラーメン作りや商品開発などの技術面はもちろんのこと、一幸舎で働いた経験が、スタッフ一人ひとりの人生を豊かにすることに役立つ企業になりたいです。またやりがいをもって働いてくれるスタッフがたくさん集まる企業になるよう、人事として取り組んでいきたいと思っています。

（店舗で生き生き働くスタッフのみなさん）

上田さん：現在、国内では「博多一幸舎」を15店舗展開しており、2022年からはプロデュース事業を開始しました。国内のみならず海外でも世界11か国で60店舗以上を展開しています。

これからも日本の食文化を世界中の方々に知ってもらい、喜んでもらえる店づくりを進めていくため、共に働くスタッフがよりよい環境で活躍できる場所を作り、たくさんの方々に喜んでもらえる店舗になれるように作業効率や業務の改善を実施していきます。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。