労務手続きで「おもてなし」を体現。年齢問わず働きやすい職場へ

医療給食の委託サービスと高齢者介護施設の運営を手掛けている株式会社グランディックは、おもてなしの心と高いホスピタリティで、医療・福祉分野に特化した食事・介護のサポートを行っています。

同社で従業員が働きやすい環境づくりを目指し、人事・労務業務の効率化に取り組まれている管理部の鎌田さんと志村さんに、SmartHR導入の背景や導入後の変化についてお話を伺いました。

膨大な紙の書類の扱いに課題。システム導入により効率化を目指す

SmartHR導入以前の人事・労務上の課題を教えてください。

鎌田さん：導入以前は、社内の手続きや人事情報をすべて紙ベースでやり取りしていたため、対応が煩雑になり苦労していました。

弊社は、東京、神奈川、埼玉、千葉、茨城に計55拠点があり、各エリアの営業が本来の業務と並行して従業員に関する書類の回収を担当していました。

そこで回収した書類は私たち管理部の元に届きますが、膨大な書類をひとつずつ整理するため、入退社をはじめとした人事情報をタイムリーに把握できないことが課題だったんです。また、通信手段もFAXや郵送がメインのため、どうしても手間がかかり困っていました。

そうした課題に対して、何がきっかけでシステムの導入が検討されたのですか？

鎌田さん：従業員数や業績に比例して書類が増えていきますが、それに伴い管理部の人数を増やしていくことは現実的ではありません。システム導入による効率化で解決できないかと議論し、社内での検討が進みました。

（鎌田さん）

年齢層の高い従業員にとっての「使いやすさ」が導入の決め手

SmartHR導入の決め手は何でしょうか？

鎌田さん：3社ほど比較するなかで、従業員の入社時に発生する社会保険の加入など、一連の労務手続きが最もスムーズにできると感じられた点が決め手になりました。そのほか、従業員にもさまざまな情報を入力してもらうため、使いやすさ・わかりやすさも重視しました。

弊社では新卒の社員も多いのですが、パートの方は60代・70代といった比較的年齢層の高い従業員が多く在籍しています。

そのため、その年代の方々が抵抗を感じず、迷わずに使えるシステムであることが選定にあたっての絶対条件でした。使い勝手のよさはデモを利用した際に確認できたので、その後の導入の決断は早かったですね。

幅広い年代の職員が在籍されるなか、どのように従業員への定着を図られたのでしょうか？

鎌田さん：システムにあまり慣れていない方がいることも想定し、可能な限り丁寧にご案内しました。パートの方は、シフト制につき現場ですぐに社員に確認できない場合もあるため、「何かあれば、管理部に気軽に聞いてください」「ログインから一緒にやりますよ」とお伝えしましたね。

現場にパソコンがある社員については、メールでのお問い合わせが多いですが、パートさんに関してはお電話でお問い合わせをいただくことも。その際は、お手元にスマートフォンをご用意してもらいご案内したこともあります。

たまに脱線して世間話が始まりそうになることもありますが、ご案内した最後には「ちゃんと、できました」と皆さん嬉しそうに言っていただけてホッとしましたね。

（志村さん）

パソコンやスマートフォンをお持ちではない方には、どのように対応されたのですか？

志村さん：現場のパソコンを利用できるので、そちらで入社手続きをしてもらいました。メールアドレスの代わりに社員番号アカウントを利用しています。

鎌田さん：導入当初こそ無事に定着するのか不安に思うこともありましたが、カスタマーサクセスのご担当者の方に設定いただいたスケジュールに沿って導入を進めたところ、滞りなく進行できました。むしろ前倒しで進められた印象すらありますね。とても助かりました。

SmartHRから提供している資料やサポートで役立ったものはありますか？

鎌田さん：ヘルプセンターはわかりやすくていいですね。大体のことは検索すれば該当の記事が出てくるので助かります。あとはチャットサポートも活用していますね。些細なことでも親切に回答いただけるので、かゆいところにも手が届いて重宝しています。

志村さん：法改正などを知らせてくれるメルマガをはじめ、セミナーも充実しているので、情報収集に役立っています。毎年のように変わる様式の変更など、情報をキャッチアップしないといけないことが負担になっていたので、先回りして案内いただけるのは助かりますね。

ペーパーレス化により定量・定性で効果を実感。書類回収の手間が不要に

導入後の変化を教えてください。

鎌田さん：当初の課題だった、従業員の入退社に伴う社会保険手続きの工数が半減しました。電子申請でハローワークや年金事務所に提出する際の書類が自動生成される点がいいですね。

1週間〜10日かかっていた入社手続きが、最短1日で完了するようになりました。雇用契約書もデータで管理できるのでラクですね。

志村さん：導入以前まで「3〜4人で3時間」かかっていた給与明細の印刷から発送までの作業が、「1人で15分」になりました。該当の従業員が異動して明細が届かないということもなく、拠点から送り返してもらう手間もなくなったので嬉しいですね。

鎌田さん：総じて、従業員に直接手続きを依頼できるため、手続きがとてもスムーズに感じます。紙の書類が届くのを待つ必要がなくなり、効率化を実感しています。

従業員の方からは何か反響はありましたか？

鎌田さん：これまで各拠点で書類の回収に奔走していた社員や事務員からは、「もう回収しなくていいの？」と驚きつつも喜んでもらえています。

年末調整時には、現場のパートさんからお問い合わせがあり、最初は抵抗があった方も、一緒に操作をしていくと最後には「できたよ。ありがとう！」と言っていただけて嬉しくなったのを覚えています。

実際に、従業員の皆さんの口からも「SmartHR上で管理すれば、紙じゃなくても大丈夫だね」という声があがったように、日々ペーパーレス化が進むなかで、意識にも変化が生まれていることを実感しています。

効率化によって生まれた時間で、新たに取り組めたことはありますか？

鎌田さん：以前は書類の回収や転記のための入力作業に追われることも多かったのですが、その時間がなくなり勤怠チェックや入退社にかかわる社内帳票の見直しに時間を割けられました。あらためて、業務フローの整理ができたことも導入効果の1つです。

「おもてなしの心」を体現。効率化の先でコミュニケーションの増加を目指す

これから取り組みたいと考えていることを教えてください。

鎌田さん：管理側だけでなく、従業員全員の手続き負担を減らせるように各機能の活用を進めていきたいと考えています。とくに申請・承認機能については、入社手続き、給与明細、年末調整などと並んで従業員にも利便性を感じてもらいやすい部分ですので、準備を進めていきたいと思います。

また、SmartHRの活用の先では、パートさんをはじめとした従業員とのコミュニケーションに時間をより増やしていきたいと考えています。

私たちは、弊社が提供している医療給食事業と介護事業サービスの根幹ともいえる、「おもてなしの心」を非常に大切にしています。

それはお客さまに対してはもちろん、社内の従業員に対しても同様です。業務は可能な限り効率化させていく一方で、現場でのコミュニケーション、直接お話をする機会というのは変わらずに大事にしていきたいですね。

志村さん：私はとくに高齢の従業員の方へのサポートを手厚くしたいと思っています。スマートフォンの操作やITのシステムに馴染みのない方に対しても、鎌田同様におもてなしの心を持って接していきたいですね。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。