紙ベースの入社手続きから脱却。SmartHRを起点とした人事労務改革が進行中

株式会社GRACEは、神奈川県横浜市に本社を置き、楽器事業、リユース事業、カーリユース事業、ビジネスコンサルティング事業、DX推進事業、カフェレストラン事業を展開しています。同社では急速な人員増加に伴い、人事・労務分野でのデジタル化に着手。非正規雇用の入社手続きをはじめ、ペーパーレス化によって業務を効率化しています。

導入に至るまでの過程や導入後の変化について、管理部・堀池さん、石川さん、松山さんにお話を伺いました。

誰にでもわかりやすいUIが魅力的だった

SmartHR導入以前に抱えていた課題を教えてください。

堀池さん：SmartHR導入以前は入社手続きを紙ベースで対応していました。弊社は店舗のリーダーに採用の権限があります。店舗で新しいスタッフが採用されたあと、正しく入社書類が管理部まで届けられないと、給与の支払手続きが進まないケースが発生することもありました。

管理部としても人事労務のためのリソースを大きく割くことができない状況にあり、当時の担当者にとっても大きな負担になっていたと思います。

（堀池さん）

導入のきっかけは何でしたか？

石川さん：カフェレストラン事業の展開によって従業員が急激に増えたことがきっかけですね。2020年に『UNI COFFEE ROASTERY』をオープンして以降、新規店舗の展開も進みました。2021年4月時点で従業員は240名でしたが、2023年1月現在は585名になります。

入社数は多いときで70名になった月もあります。入社書類がどこまで提出されているかを追いかけるのも一苦労な状況が続いていました。

今後も事業展開を考えるうえで、これまでの体制では対応しきれないと判断し、導入を検討しました。

（石川さん）

システム選定時はどんな点を重視されましたか？

堀池さん：重視したのは「使いやすさ」や「わかりやすさ」ですね。導入を検討するタイミングではいくつかのシステムを試しましたが、SmartHRのUI（ユーザーインターフェース）が一番わかりやすかった印象があります。

管理部として使いやすいだけなく、従業員にとってもわかりやすいことが重要でした。従業員数は今後も増えていくので、入退社手続き・雇用契約のペーパーレス化によって、従業員側にとっても直感的に利用できるUIは魅力的でした。

石川さん：比較検討の情報収集の段階ではSmartHRの導入事例の記事も拝見しました。弊社と似たような規模や業種の企業さまの声も有効な検討材料になりました。

ペーパーレス化が実現しなければ、70名の入社対応は考えられなかった

SmartHRの導入はスムーズに進みましたか？

石川さん：私も堀池も経理業務と人事業務を兼任していたので、SmartHRの導入は経理業務と平行して取り組んでいたのですが、大きな問題もなくスタートできました。操作や設定で迷うことがあれば、へルプセンターやSmartHRスクールにアクセスすれば大体のことは解決できました。

管理部としてもSmartHRの運用の体制が整ったタイミングで、待望の「人事業務をメイン」とする松山を採用しました。松山の入社手続きもSmartHRを利用しているので、彼女は従業員目線と管理部目線の両方をもち合わせていますよ。

はじめてのSmartHRでの入社手続きはいかがでしたか？

松山さん：自分の入社手続きが必要事項をSmartHRに入力するだけで済んだので、「え？ これだけでいいの？」と、びっくりしたのを覚えています。情報の入力は簡単だし、スマートフォンから就業規則を確認できて、安心感がありました。

入社後、管理部としてSmartHRを活用する立場になっても、「わかりやすいUI」のおかげで、迷うことなく業務ができています。前職では入社手続きなどの人事労務業務は紙ベースだったので、ペーパーレス化による業務負担の軽減は想像以上でした。

（松山さん）

堀池さん：昨年の秋には新規店舗のオープンも重なって、70人近くの入社が2か月続きました。SmartHRでペーパーレス化していなければ、対応できなかったと思います。

また、管理部側、店舗スタッフにとって入社手続きがスムーズになっただけではなく、物理的に入社書類の管理がゼロになったことも嬉しいポイントです。

店舗スタッフにとっても、管理部に送付するタイミングまで一時的に書類を保管するリスクがありましたし、管理部にとっても保管すべき書類が増え続けてしまう問題もありました。

SmartHR導入後は書類のファイリングの必要もなくなり、書類保管のためのスペース確保も必要なくなりましたよ。

入社手続きにおいては通勤経路検索機能もご利用いただいてますね。

石川さん：そうですね。通勤経路検索機能を使用する前は、従業員から申請される通勤経路が適切かどうかを手動で調べていました。難しい作業ではないのですが、入社手続きの数が増えてくると非常に煩雑になりがちな作業でした。

通勤経路検索機能の導入後、確認作業は約1/5の工数で済んでいます。管理側は従業員から申請された経路に加え合算された正しい金額も画面に表示されるので、手間が省けています。

堀池さん：通勤経路は毎月の交通費精算に必要な情報なので、「正しい」ことが求められるんです。通勤経路検索機能で「早く、正しい」情報が集まるようになったことは、管理部としても心理的な負担が下がりました。

SmartHRに情報を集約し、事業の拡大に対応できる体制づくりへ

今後はどのようなことに取り組んでいきたいですか？

石川さん：私は情報の集約化を進めていきたいです。まだ、一部の従業員情報は別シートで管理している場合があります。基本的な人事情報はもちろん、会社が貸与しているPCの管理番号など、情報の更新が必要になった際の工数削減やミスの低減につながると思います。

堀池さん：弊社は2022年で創立10周年を迎え、カフェレストラン事業のみならず、各事業が発展を続けています。今後も新規店舗のオープンや事業拡大の可能性があり、管理部ではSmartHRを活用した人事労務領域の安定運用が目の前の目標になっています。

組織として成熟するその先には、人事評価制度を見直す必要が出てくるかもしれません。その際はまたアドバイスいただけると嬉しいです！

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。