正確かつスピーディな入社対応を実現。労務業務をSmartHRに集約

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SmartHR導入以前の課題や導入後の変化について、執行役員 経営管理部 部長 田中さん、大越さんにお話を伺いました。

組織の拡大を背景に、労務体制と従業員の情報管理体制を見直し

SmartHRを導入する以前はどのような課題がありましたか？

大越さん：入社手続きにおいて、SmartHR導入以前は採用が決まった後にメールや書面のやり取りで、新しく入社する従業員の情報を集めていました。雇用契約書などはメールでやりとりを進め、最終的にクラウド型の電子契約サービスで雇用契約書を締結していく流れです。

当時の体制では複数名分の入社手続きが重なると進捗がわかりにくい状態でした。また、既存の従業員からの労務関連の問い合わせはSlackで対応していることもあり、労務対応全体の進捗を把握しにくい状態にありました。

田中さん：従業員情報自体もしっかりと管理できていたとは言えませんでした。人事台帳という形でGoogle スプレッドシート上で部署情報などと一緒に従業員情報をまとめていました。編集の自由度は高いのですが、操作を誤るとフォーマットが崩れたり、気づかないうちに情報が欠落する可能性があり、見直したいと考えていました。

大越さん：中長期の全社採用計画では、社員数が倍々に増えていく計画でした。それに対応するためにも、労務体制と従業員の情報管理体制を見直す必要がありました。

（大越さん）

組織の拡大と今後の人材活用を見据え、SmartHRを選んだ

SmartHRはご存じでしたか？

田中さん：はい。すでにCMなどを拝見しておりました。今振り返ってみると、あらかじめCMなどでSmartHRを認知していたことが信頼感につながっていたように思います。

システムの導入に際しては、いくつかの人事系のシステム会社からお話を伺い、具体的な活用のシーンと照らしあわせて比較検討しました。

最終的にSmartHRを選んだ決め手は何でしたか？

田中さん：入社手続きをはじめ、労務業務をSmartHR上にまとめられることが大きかったです。システムを比較検討している時期から、毎月の入社数が増え、社会保険関係や、個別の対応含めて労務担当の業務量が急増していたため、運用体制の見直しを優先して進めたいと考えていました。

社内でシステム導入に対する費用対効果について問われるシーンもありましたが、最終的に組織の拡大と今後の人材活用を見据えた採用計画を実現するには、SmartHRを利用した労務業務の効率化と情報管理が必要であると意思決定し、現状、導入の価値は十分にあったと考えています。

（田中さん）

労務業務効率化によって雇用契約のまき直しもスムーズに

SmartHR導入後の変化について教えてください。

大越さん：とにかく入社手続きの負担が減りました。採用が決まった後は雇用契約書作成から、入社手続きまでSmartHR上で進行するので、進捗確認も明確になりました。

（文書配付での配付書類 管理イメージ）

とくに文書配付機能では、雇用契約書のフォーマットを予めセットすることが出来て、入力範囲を必要最低限に限定できるところが非常に助かります。さらに、雇用契約書に直接入力するのではなく、SmartHR内の社員情報ページにデータ入力することで雇用契約書に自動反映されるので、データの二重管理のような手間も発生しません。これまでは、書類ごとに手入力が必要だったため、入力工数と確認工数がかかっていました。大切な情報なので、心理的にもストレスがありました。今では短時間で正確に書類の準備、従業員への配付と情報管理ができて、効率化につながっています。

また、私は本格的な労務対応の経験がはじめてだったのですが、SmartHRは操作画面が非常にわかりやすいので、迷うことなく業務を進められたのも嬉しいポイントです。

文書配付機能によって正確でスピーディな労務対応につながったのですね。

田中さん：そのほか、弊社では雇用契約書のまき直しにおいて文書配付機能を活用しました。ちょうど組織の拡大と同時に就業規則を見直すタイミングがあり、それに沿う形でこれまで交わしていた雇用契約書をアップデートしました。

導入以前の体制では、全従業員分の新しい雇用契約書の準備には時間がかかっていたでしょうし、心理的な負担も大きかったと思います。そもそも、SmartHRで業務効率化が進んでいなければ制度の見直しなどに着手することもできなかったかもしれません。

業務のデジタル化が、デジタル化以上の新たな価値を産んだ事例と考えています。

ユーザーの声を大切にする機能開発に期待

今後取り組みたいことがあれば教えてください。

田中さん：SmartHRのおかげで業務効率化が進んでいますが、まだまだ活用できる領域は多くあると思います。SmartHRに集約中の従業員情報をゆくゆくは人事評価やタレントマネジメントにも活かしていきたいですし、配置シミュレーションにも興味があります。

大越さん：まだまだ使いこなせていない機能もありますが、SmartHRから来るアップデート情報を開くたびに新機能や既存機能の更新があって驚いています。

田中さん：たしかに、日々進化している印象があります。そのなかでもとくに、先日の文書配付機能のアップデート情報として発表された、作成した書類を送信する前に、関係者に確認を依頼できる「承認機能」の活用を進めていきたいです。弊社はこの機能のユーザーヒアリングに参加しており、実務経験にもとづく意見をお伝えしていました。SmartHRユーザーからも期待されている機能だと聞いていましたし、弊社もこの機能の実装を待ち望んでいました。

（承認の依頼イメージ）

これまで文書配付機能上で作成した書類は、文書作成者がそのまま送付することが可能な状態でした。業務フローとしてルールを決めることはできても、SmartHR内でダブルチェックがなくても文書配付が可能な状態はあまり健全とはいえません。

今後は文書配付機能内で書類の作成から第三者の確認、対象者への配付ができる体制になり、ガバナンスの観点でも安全かつ正確な書類配付が進められます。

今後も変わらずユーザーの声を大切にするSmartHRの機能開発に期待しています！

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。