遠鉄グループは、遠州鉄道を中心としたグループ15社で構成される静岡県浜松市を拠点とした企業グループです。

その中の1社である遠鉄システムサービス株式会社は、遠鉄グループ内のIT部門として、グループ各社で使用されている様々な業務システムの開発や、グループでシステム導入する際の進行、サポート等の業務を担っています。さらに同社は、遠鉄グループの企業だけはなく、静岡県を中心に官民問わず、様々なサービスを提供しています。

今回は、SmartHRのグループ全体導入の旗振り役となった遠鉄システムサービス株式会社の藤井さんと藤田さんに、導入前の課題や、導入効果についてお伺いしました。

藤井さん：従業員数は遠鉄グループ全体で約11,000名です。遠鉄グループでは、鉄道、バス等の運輸事業、百貨店・食品スーパー等のリテールサービス事業、自動車販売・石油製品販売等のモビリティサービス事業、不動産事業、保険事業など、地域の生活に根差した様々な事業を展開しています。

遠鉄システムサービスの従業員数は約300名で、私たち『人事サービス開発プロジェクト』は5名のチームです。主に人事労務の業務を改善するためのシステム導入や開発を推進し、グループ各社に共通する課題を解決する事をミッションとしています。SmartHRは業務効率化、コスト削減を目的に導入を決定しました。

藤井さん：何よりも紙での業務ですね。膨大な書類作業や役所への往復など、アナログで煩雑な業務が旧来のまま残っていました。業務の再整理を進める上で、まずは人事労務領域のペーパーレス化に着手する必要がありました。

藤井さん：まずは、年末調整、給与明細、e-Gov対応、マイナンバー管理など、私たちの求める機能が概ね揃っていたことです。そのうえで、デザインが見やすく誰でも使いやすいこと、シェアNo.1（※）の業界リーダーとして今後の機能改善が期待できることも選定のポイントになりました。
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HRTechクラウド市場の実態と展望 2019年度（ミック経済研究所）

実際、導入後もどんどん機能追加・改善が行われており、当初想定していた以上に便利に使わせてもらっています。今後も幅広いユーザーの要望を集約して、実務改善に繋がる改修を続けていただくことを期待しています。

藤井さん：遠鉄グループでは、2018年の年末調整にあわせてグループ全社で一斉にSmartHRの利用を開始しました。

その際、可能な限り従業員自身がパソコンやスマホから年末調整手続きを行うよう誘導しましたが、実際にはパソコンの使い方がわからなかったり、スマホを持っていない従業員も多く、こういった従業員にどのように手続きを行ってもらうかが課題になりました。

藤田さん：グループ各社の営業所の一室を借りてスタッフが常駐し、いつでもSmartHRへの登録や年末調整手続きをサポートできる体制を整えました。毎年、税務署が確定申告の時期に駅前のオフィスビルで確定申告会場を展開しているのを参考にしました。

藤田さん：遠鉄グループ全体の
1割弱にあたる約1,000人の従業員が会場に訪れました。来場者は端末操作に不慣れな者がほとんどでしたが、「SmartHRに触れてみたら紙に記入するよりも楽にできた」という声もありました。「質問に答えていくだけ」という簡単さが馴染んでもらえた理由だと思います。また、年末調整手続きに入る前にまずSmartHRへ登録してログインする必要がある事も1つのハードルでしたが、この特設会場で同時に対応できたのが良かったです。

グループ各社が協力的な姿勢で臨んでくれた事も成功の大きな要因でした。特設会場の開催場所もグループ各社が提供してくれましたし、私たちの依頼に応じて、グループ各社の担当者が順番に会場に常駐してくれました。

藤井さん：特設会場のみならず、SmartHR導入が無事に進められたのはグループ各社担当者の尽力のおかげです。短期間でSmartHRの仕組みを理解し、従業員へ周知し、年末調整を完了させてくれました。

藤田さん：従業員からの情報収集や入社手続きが効率化されました。

SmartHR導入前は、入社前に1度会社に来てもらって入社手続きに必要な書類を渡したり、郵送したりして、自宅で記入してもらい、入社時に回収するというフローでした。

SmartHR導入後は、入社予定者にSmartHRへの招待メールを送り、各自がスマホやパソコンから入社手続きに必要な情報を入力。あとは入社日に人事担当者がSmartHR上で入社手続きを行えば完了するようになりました。

入社前にわざわざ来社してもらったり、郵送する必要はなくなり、紙の保管も不要になったため、入社手続きが随分簡単になりました。

その他、「申請・承認機能」や「オンライン雇用契約・文書配付機能」ができたことにより、入社手続き以外の様々な申請もSmartHRを使って電子的に受け付ける環境が整いました。

藤井さん：マイナンバーの収集や管理も安全で便利になりましたね。これまでは紙の書類で収集していたため紛失等のリスクがありました。従業員本人に直接来てもらって確認書類をチェックする必要もなくなりましたので、人事労務担当者だけでなく従業員側も楽になったと思います。

従業員からペーパーレスに情報を収集するという点では年末調整も同様です。初年度は担当者側にも従業員側にも慣れない点はありましたが、2年目以降はさらにスムーズに年末調整が進められるものと考えています。

藤田さん：導入は全社で行いましたが、細かい運用について各社それぞれの状況に応じて最適な方法でやっています。SmartHRには数多くの機能があるため、会社によって活用の度合いにも幅がありますが、全ての会社にとって最善の運用ができるように、私たちが継続してサポートしていきます。

藤井さん：既存の人事システムがある中で、SmartHRは従業員との情報授受の窓口と位置付けています。SmartHR上の従業員情報は人事システムやその他のシステムと相互に連携するため、RPAによって毎晩自動でダウンロード、アップロードされています。また、中間のデータ処理にはGUIのソフトウェアを利用し、業務改善を素早く行える環境を整えました。

藤井さん：SmartHRの最大の特徴は、担当者、従業員を問わず誰でも簡単に使える事だと思います。今後、新機能リリースや既存機能改善を重ねる中でも、シンプルで簡単に使える
SmartHRの強みを忘れずに、理想の在り方を追求してもらいたいです。

藤田さん：これまでは「紙じゃないとできない」「会社に来ないとできない」という業務も数多くありましたが、スマホ１つあれば従業員情報の変更や各種手続きの多くがオンラインでできるようになりました。これからも、もっと多くの人事労務業務がオンラインで完結するよう改善を進めてもらいたいです。

藤井さん：人事労務の領域には会社特有の慣習や制度も多く、変化する事が難しい一面がある思います。業界をリードする
SmartHRさんが「これからの人事労務とはこういうもの」という新常識を先陣切って具現化し、日本の人事労務改革を牽引してくれる事を期待します！