100種類超の評価シート展開が「1週間→数分」に。評価シート設定代行で、重要業務に集中できる環境へ

ディーエムソリューションズ株式会社では、人事評価に関わる業務負荷が組織全体の課題となっていました。

従来の評価運用では、各部署・各課がそれぞれ独自の表計算ソフトにて評価シートを保有しており、その総数は全社で100種類を超えていました。評価期が切り替わるたびに、人事担当者はその100種類以上のシートに対して、個別の承認ルートや評価権限の設定・確認作業を一つひとつ手作業で準備する必要があります。それによって、評価の時期が近づくと1週間以上の工数が費やされていました。

さらに、評価項目の変更が発生するたびに各部署から個別に変更内容を回収し、一括アップロードに対応していない旧システムへ手動で転記入力する運用が続いていました。そのため、ミスが起きやすく、運用の限界を実感する状況になっていました。

労務領域でも課題は山積していました。従業員数が600名を超えたことで、入退社・雇用変更・休職対応といった付帯業務が急増。しかし、各種システムをバラバラに導入していたため、マスターとなる人事データがあちこちに点在していました。さらに、システム間での重複入力や手作業による転記工数が莫大にかかるとともに、転記ミスも発生していました。既存ワークフローは承認ルートの柔軟な設定に対応できず、組織戦略の提案に必要な最新データを即座に取り出すことも困難な環境でした。

（1）手厚いサポート体制と安心感

導入検討にあたり、弊社が最も懸念していたのは「導入したものの使いこなせない状態」になることでした。SmartHRはチャットサポートのレスポンスが非常に速く的確で、ヘルプセンターのマニュアルも充実しています。何より、自社の導入を成功に導くために伴走してくれるカスタマーサクセス担当の存在が、最大の安心材料になると確信したことが決め手となりました。

（2）直感的な操作性と全社的な使いやすさ

人事担当者の管理画面の見やすさはもちろん、従業員にとっても使いやすい操作性も魅力でした。スマートフォンからでも迷わず直感的に入力できるデザインが印象的でした。従業員からの問い合わせを大幅に削減でき、ITツールに不慣れな層にもスムーズに浸透できると感じました。

（3）圧倒的な市場シェアと豊富な導入実績

労務管理クラウド市場におけるトップクラスのシェアと、あらゆる業種・規模での豊富な導入実績そのものが強い説得力となりました。「同業他社も広く使っている」という安心感に加え、中途入社者から「前職で使っていて非常に便利だったから自社でも導入してほしい」という声が実際に上がっていたことも、選定を強力に後押しました。

（1）評価業務の工数を劇的に削減

毎期初めに1週間以上要していた100種類超の評価シート展開作業は、SmartHRへの一括アップロードで完結するようになり、所要時間はわずか数分に短縮されました。評価項目の変更対応も、各部署からの個別回収・手動転記という煩雑なフローから解放されています。

（2）評価シート設定代行が、移行ハードルを大きく下げた

初期導入において最も時間と労力を要する評価シートの移行・初期設定については、SmartHRの評価シート設定代行支援を活用しました。この手続きから解放されたことで、よりスムーズな導入・運用が実現しました。

導入前後を通じた手厚いフォロー体制も印象的です。SmartHRのカスタマーサクセス担当と主担当・社内システム担当者を交えて事前打ち合わせを何度も重ねたことが、「些細な疑問もすべて解消してからスタートできた」という安心感にもつながっています。

（3）労務領域でも確実な効率化を実現

労務面でも変化が生まれています。経理への申し送り作業の一部がゼロになり、パート社員からの各種証明書の直接申請やシステム内での文書配付が完結（月数十件）したことで、書類催促や手作業の工数が大幅に削減されました。また、以前のシステムよりも各種依頼の通知が従業員側で気づきやすくなったため、対応漏れが減り、リマインド作業も削減されています。

4月1日の組織改編対応についても、以前の労務管理システムでは4月1日以降に対応しなければならず、組織図・名簿は別途管理していたため更新作業が煩雑でミスも発生していました。SmartHRの発令管理メニューによって3月中に作業が完了でき、ほぼミスなく対応できました。

ほかにも人事労務レポートの活用によって、毎年必要な行政関連報告用の数字を自動で取得できるようになり、役員から求められるデータもワンボタンでリアルタイムに更新・共有できるなど、集計・共有作業も大幅に削減されています。

（4）管理部門から「本来の人事業務に集中できる」の声

社内からは、書類の回収催促や手入力によるミス修正といった不毛なルーティン作業から解放され、「本来の『人』に向き合う人事労務業務に集中できるようになった」という前向きな声が上がっています。また人事データの一元管理も着実に進みつつあり、「SmartHRを見ればだいたいの情報はわかる」という状態に近づきつつあります。

評価シート設定代行によって生まれたリソースを活用し、従業員エンゲージメントの向上と組織開発、採用力強化といった本来取り組みたかった業務に着手できるようになりました。具体的には、従業員サーベイ（エンゲージメント調査）の定期実施と結果分析、それにもとづく職場環境の改善施策の立案・実行、社内コミュニケーションの活性化、採用ブランディングの強化などに注力しています。

今後は、日常の労務手続きを通じて常に最新・高信頼性の人事データを一元化・蓄積し、経営層向けの人事戦略立案ができる環境の構築を目指しています。蓄積した従業員データを「キャリア台帳」や「配置シミュレーション」などのタレントマネジメント領域に活用し、「勘と経験」に頼った人員配置を脱却し、データドリブンな組織分析と最適な配置シミュレーションを実現したい考えです。

導入当初から人事総務部内で描いているのは、SmartHRが社内に浸透したその先に、現場の従業員・人事管理部門・経営層の全員がメリットを享受できる「三方良し」の状態です。現場は「手続きがラク」、人事は「コア業務に集中できる」、経営層は「最新データをもとにスピーディな経営判断ができる」という、全社から「導入して本当によかった」という声があふれる状態を目指して、引き続きSmartHRの活用を広げていく予定です。

「優れた機能面で助けられていることはもちろん、カスタマーサクセスの皆様には導入から導入後のさらなる活用まで手厚く支えていただいています。また、日々の疑問に対応してくださるヘルプデスクの皆様のご対応も非常に丁寧でわかりやすく、総合的に大変満足しております。SmartHR全社を挙げて、”当社の労務管理やタレントマネジメントを強力にサポートしていただいている”と日々実感しています」

ディーエムソリューションズ株式会社 人事総務部 和田 崇哉 様