年間400名超の入社手続きを効率化。テレワークでも対応可能に

年間400名を超える入社手続きの効率化を目的に導入

導入の背景について教えてください。

佐藤さん：今までは入社手続き、雇用契約を紙で実施しており、その扱いが煩雑でした。書類のために出社して捺印し、郵送、回収した紙を目で見て人事システムに手入力する。その作業量が膨大で、改善が必要だと感じていました。

中途採用だけでも年間200名規模が入社します。全国に事業所があるため、書類作成や捺印作業、事業所との書類のやりとりに追われていたんです。

百々さん：雇用契約書の捺印は本社でとりまとめる必要があるため、全国分の捺印を本社で実施し、その後再度拠点に配布する作業は本当に大変でしたね。郵送費だけでもかなりかかっていたのではないでしょうか。

佐藤さん：人事情報もデータで管理されているものと紙に残っているものがあり、必要な際はスキャンして送るなど、一元管理されていないことも課題でしたね。

SmartHRを知ったきっかけ、導入の決め手を教えてください。

佐藤さん：SmartHR主催のセミナーに参加し、以前から興味をもっていました。他社のサービスと比較検討したのですが、SmartHRでできることが今感じている課題解決に一番合っていたのが導入の決め手です。

別の人事システムも利用しているため、そちらでできるかも検討しましたが、SmartHRの方ができることが多かったんです。また、オンプレのシステムでの実現も検討しましたが、メンテナンスなどのコスト面も踏まえてSmartHRの導入を決定しました。

ほかに利用されている人事システムがすでにあるなか、SmartHRを導入されたのですね？

佐藤さん：はい。SmartHRの導入により、ペーパーレス化に寄与できること、コロナ禍によるBCP対策として在宅勤務でも労務業務を進められることを訴え、「ぜひ導入したい」と伝えたのを覚えています。

パソコンを持たない方でも使いやすく、スマートフォンで手続きがスムーズに進む

全国に複数の拠点があるなか、どのように導入を進められたのでしょうか？

佐藤さん：全国に20名ほど採用担当がおり、主にオンラインでのやりとりで導入を進めていました。マニュアルを作成し、説明会を開いてレクチャーする場を設けるなど、各拠点の担当の方にも協力いただきました。

百々さん：とにかく早く効率化を進めたいという気持ちが強かったので、佐藤さんと相談しながら「まずはやってみよう」と、スピード重視で進めていました。

佐藤さん：雇用契約書のパターンが多いため、はじめはその設定に一番苦労しましたね。何十種類もあるため、メンバーで分担して対応しました。また、できるだけ入社手続きのタイミングで制服のサイズなどの情報を集め、入社者と何度もやりとりしなくて済むように工夫しています。

チャットサポートも非常に活用してくださっていると伺いました。

百々さん：本当に早く対応していただいて、非常に助かりました。

佐藤さん：助かりましたね。百々さんと私はいつも質問していたと思います。操作面においてはチャットサポートで質問し、運用そのものについてはカスタマーサクセス担当の方へ相談しておりました。ヘルプページやスクールなどのサポートコンテンツも充実しており、自分で解決できるケースも多いので、それも助かっていますね。

人事に関わるシステムを複数活用されているそうですが、どう使い分けているのでしょうか？

佐藤さん：私たちは採用業務をメインとするチームなので、SmartHRを主に入社時の雇用契約手続きや従業員情報の回収のために活用しています。その後、その回収した従業員情報を元々使っている別の人事システムに入力しています。

システムが増え、管理が煩雑になるデメリットは当然あると思うのですが、SmartHRの操作性がよいため、入社手続き業務では非常に助かっているんです。

百々さん：入社される方にとって使いやすいこともポイントですよね。高校生の採用もしているため、入社される方のなかにはパソコンを持たない方も結構いらっしゃいます。スマートフォンだけでもスムーズに手続きを進められる点でSmartHRは魅力的だと思いますね。

入社手続きの効率化が進み、テレワークでの対応も可能に

導入後の変化を教えてください。

佐藤さん：これまでは入社手続きに最短でも3〜4日かかっていましたが、今は最短即日で完了するようになりました。それらの時間短縮や効率化はもちろんですが、やはりこのコロナ禍で出社しなくてもオンラインで手続きでき、紙でのやりとりがなくなったのはよい変化です。

「書類を送った、送っていない」のような原本確認のやりとりもないので、個人情報紛失のリスクも減少したのは心理的な負担の面からも大きな改善ですね。入社者にとっても手間が省けますし、社内システムのアカウントを持たない従業員からの情報収集も容易になりました。

社内登用制度の運用も担当しているのですが、正社員登用が決まった方の対応も年間数百名発生します。これらの手続きもSmartHRを活用して効率化できましたね。

百々さん：記入ミスや漏れなどの対応のためにやりとりする手間がかなり省けましたね。そもそもそのようなミスや漏れが生まれないくらい改善されました。効率化してできた時間で対面での面談、候補者とのコミュニケーションなど、採用業務において注力したかったことに力を入れられています。

佐藤さん：中途採用業務では、人材紹介会社さんとのコミュニケーションが重要です。作業に追われてゆとりがなかったところにも力を入れられるようになりましたね。

時代の変化に対応し、必要とされる人・会社を目指す

今後どのようなことに取り組みたいとお考えでしょうか？

百々さん：紙を使った業務、出社しなければできない業務がまだまだ多いため、さらに効率化できることはないか、考えているところですね。私たちだけでなく、従業員の皆さんにとってもメリットがある効率化を進めたいです。

佐藤さん：そうですね、みんなが楽になることを目標にしたいですね。作業時間を減らし、もっと考える時間を増やすことで、何か新たなことを生み出せるようになると思うんです。当たり前の業務を疑い、さらによくする意識をもって活用を進めていきたいです。

百々さん：「変化と挑戦」という経営陣のメッセージがあるように、定型的な業務を効率化して何かに挑戦できるような取り組みを進めたいですね。世の中が非常に早いスピードで変化するなか、変化に対応し、必要とされる人であるために、「人だからこそできる仕事」に重きを置きたいです。

佐藤さん：時代に取り残されないようにしたいですね。今までのように入社手続きで紙が郵送されると、入社者の方はどう思うだろうか？
と考えるんです。時代に対応している会社であること、それも選ばれる魅力的な会社の要素として重要だと思っています。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。