SmartHRで労務業務を刷新。約70％の工数削減を実感
課題
- 紙・表計算ソフトベースの労務業務が負担
- 新会社設立を背景に労務対応のシステム化を検討
解決策
- SmartHRによって労務業務をペーパーレス化
効果
- 各種労務業務をSmartHR上で完結
- 大幅な工数削減を実現
コクー株式会社は、労働人口不足という課題に対して「人財×デジタル」をキーワードに、ITインフラ事業、EXCEL女子事業、デジタルマーケティング事業、RPA事業、REALVOICE事業の5つの事業を展開するITベンチャー企業です。
事業成長とともに年々社員数が増加する同社では、紙と表計算ソフトによる労務業務に限界を感じ、SmartHRを導入しました。現在は、入社手続きや年末調整をはじめとする労務業務をSmartHRで運用しており、今回はその導入背景や効果を経営管理部の高橋さんに伺いました。
紙・表計算ソフトベースの労務業務が大きな負担
SmartHRの導入以前は、どのように労務業務に対応されていましたか？
高橋さん：SmartHRを導入する前は非常にアナログなやり方でした。具体的には、入社手続きをはじめとする社労士さんとのやり取りは「紙」、住所などの社員の基本情報は「表計算ソフト」に集約していました。
紙と表計算ソフトの運用の場合、社労士さんとのやり取りの進捗が追えないことや住所変更、扶養の追加などのたびに表計算ソフトへの転記作業が発生し、担当者の負担が大きくなっていました。
課題が浮き彫りになるなか、システム化検討のきっかけを教えてください。
高橋さん：きっかけは2つあります。1つ目は、企業の成長とともに組織が拡大し、労務担当者1人では紙と表計算ソフトによる運用が難しくなったことです。
2つ目は、弊社が前身の会社から現在のコクー株式会社になるタイミングで、社内のデジタル化の気運が高まっていたことです。こうした背景もあり、新会社設立のタイミングで以前から浮き彫りになっていた労務業務の課題をデジタル化で解決しようと、システム検討をはじめました。
SmartHRは、従業員が迷わない画面設計だった
選定を進めた結果、SmartHR導入に至った決め手を教えてください。
高橋さん：システム選定を進めてみると、機能面については各社で大きな違いは感じませんでした。そこで最も重視したのはUI（ユーザーインターフェース）・使いやすさでした。
労務管理システムは導入後、雇用契約や年末調整など全社員が使うものになります。担当者はもちろんのこと、全社員が使いやすいことを一番に考えました。そうしたなかSmartHRは、ほかのシステムと比べUIが抜群によく、従業員が迷わない画面設計だと感じました。実際、導入にあたってはSmartHRの使いやすさのおかげもあり、スムーズに導入を進められました。
SmartHRのどのような機能を活用していますか？
高橋さん：入社手続き・雇用契約や年末調整、給与明細、従業員データベースなど、多くの機能をさまざまな場面で活用しています。
これまで表計算ソフトで行っていた社員情報の管理もSmartHR上で一元管理しています。表計算ソフトではできなかった変更ログや履歴の確認ができますし、追加項目も簡単に設定できるようになりました。また、必要な情報を必要なときにダウンロードでき、そうした情報を社内の統計データとして活用もしています。
SmartHRで情報を一元管理。約70％の工数削減を実感
SmartHR導入後の変化について教えてください。
高橋さん：数値面の効果で言えば担当や業務内容によっても異なりますが、SmartHRのおかげで平均して65〜70％の工数削減につながっていると思います。やはりさきほどお伝えした入社手続きや雇用契約の部分がSmartHRだけで完結できますし、社員の情報管理の面でも工数を大幅に削減できています。
なかでもとくに効果を感じているのは、社労士さんとのやり取りです。これまでは内定者の情報を紙ベースでやり取りしており、情報が集まった段階で社労士さんにお伝えしていました。しかし今では、必要な情報がすべてSmartHRに蓄積されるため、社労士さんにもSmartHRで情報を確認していただいています。申請を進められる人から随時対応が可能になり、タイムロスが軽減されました。
労務担当者さまの業務負荷が軽減されたのですね。
高橋さん：はい、労務担当者1人でも対応できるほど改善されました。業務効率化も大きな効果でしたが、同時に労務担当者の気持ちにも余裕が出たことが非常に大きな効果だと感じています。仕事をするうえで気持ちに余裕がなければ当然ミスも起こりやすくなりますし、ライフワークバランスを充実させるためにも非常に大切です。
労務担当者は多くの社員と接する機会があり、社員にいかに気持ちよく働いてもらうかを考えることが大切な部門です。労務担当者が余裕なく働いていると、なかなか全社員のことを思いやることが難しくなってしまいますからね。
ユーザーコミュニティ「PARK」を活用していきたい
今後はSmartHRを活用してどのようなことに取り組んでいきたいですか？
高橋さん：申請のワークフローに関して、現状はメールで社員の身上変更を受け付けていますが、こうしたワークフローもSmartHR上で完結できるとより便利になると考えています。さきほどもお伝えしたように労務担当者を含めた我々経営管理部は、社員にいかに気持ちよく働いてもらうかを考える部門です。今後1,000人、2,000人と会社の規模が大きくなっても、社員が安心して働ける会社・組織を作っていきたいです。
最後に、今後SmartHRに期待することはありますか？
高橋さん：SmartHRが運営するユーザーコミュニティ「PARK」は素晴らしい取り組みだと感じています。バックオフィスの担当者は、ほかの部門に比べ担当者同士の交流が少なく、私も以前から情報交換の場がほしいと考えていました。そのため、今後も「PARK」のようなユーザーコミュニティを促進していただけると嬉しいです。
「PARK」で得た「他社さんはこんな運用をしているのか」という気づきが、私・メンバー含め弊社の成長につながると考えています。
ぜひ「PARK」を活用いただけると嬉しいです！ また、申請ワークフローもご支援させていただければと思います。ワークフローの部分でも効果を感じていただければ、社内でもさらにSmartHRの価値が上がってくるのではないかなと思います。本日は貴重なお話をありがとうございました！
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掲載内容は取材当時のものです。
