300店舗分のペーパーレス化を実現。店舗から届いた喜びの声

「MOUSSY」「SLY」など20を超えるアパレルブランドを全国展開する株式会社バロックジャパンリミテッド。従業員は約1,500名おり、毎月の入社手続きや契約更新の対応に課題を感じていました。

SmartHR導入後は人事、店舗担当者の作業負担が大幅に減少し、さらなる活用に意欲的とのこと。その導入の背景や変化について、人事総務部長の工藤さん、マネージャーの久保田さんにお話を伺いました。

各店舗の従業員からの書類回収が高負荷だった

—— SmartHR導入の背景を教えてください。

久保田さん：導入以前は入社手続きや契約更新などの労務業務をすべて紙で運用していました。全国で毎月60名ほど採用しているので、入社書類の発送と回収だけでも相当な業務負荷でしたね。

さらに契約更新は毎月約200名分の対応が必要になります。従業員からの書類の回収や人事への提出はエリアマネージャーや店舗責任者が担当するケースがほとんどなので、現場にとっても労務対応は非常に工数がかかる業務になっていました。

—— 全国の店舗から書類をどのように回収していたのでしょうか？

久保田さん：まず人事が店舗に向けて宅急便で必要書類をまとめて送ります。整った書類から順次、店舗から返送されてくるイメージです。

店舗の担当者としては、ある程度は書類をまとめて人事に返送したいのですが、従業員からの提出タイミングは読みにくい場合が多いんです。だから、大切な書類を一時的に店舗で保管しなきゃいけないストレスも抱えていたと思います。

また、新型コロナウイルスの影響で従業員が店舗に出社する機会が減ったことも、現場での書類回収のむずかしさに拍車をかけていましたね。

（久保田さん）

—— SmartHR導入の決め手を教えてください。

久保田さん：実際にSmartHRを触ってみたら、とても操作しやすかったんですね。画面表示がわかりやすくて、作業が効率化できるイメージがもてました。

これなら店舗の責任者も迷うことなく取り扱えると感じたので、導入に向けて動きました。

—— 導入の相談を受けた時、どのように感じましたか？

工藤さん：実は個人的にSmartHRはすでに認知していました。よくタクシーの広告で拝見していて「これ、いいな」というのが第一印象でした。

社内の話でいえば、労務業務に限らず、以前は紙とハンコが当たり前でした。それが新型コロナウイルスの影響で出社がむずかしい状況のなかで、社内では一気にデジタル化を進める流れが自然にできあがってきました。

そのため、SmartHRの導入でシステム化、効率化が実現できることに期待しつつ、人事情報を活用した企画などについても活発に動き始めて欲しいと伝えました。

（工藤さん）

従業員情報の精度を高めるためにマニュアルを作成

—— SmartHRの導入にあたって工夫されたことはありますか？

久保田さん：導入にあたって、紙の情報の精査と従業員からのメールアドレスや従業員情報の収集がカギになりました。せっかく効率化を期待して導入しても、中身の情報が正しくなければうまく機能しませんからね。

とくに従業員から情報を収集する際は、提出される情報の精度がより高くなるようにマニュアルを制作しました。

—— 具体的にどのようなマニュアルを作成されたのでしょうか？

久保田さん：従業員から回収する情報のなかで、とくに「プロフィール写真」については提出されるものが均一化されるように想定される「NGパターン」をできる限り用意して、周知しました。

（実際のマニュアルイメージ）

工藤さん：今回のように全社向けにマニュアルを作る場合は、これまでの傾向を踏まえて構成を練るんです。プロフィール写真については撮影ミスや加工写真など、多くのNGパターンが過去の傾向としてあったので、あらかじめしっかり準備しました。

文字で注意を促しても漏れてしまうこともありますから、誰にでもわかりやすいようにNGとなる写真パターンをビジュアルでみせることで、認識は均一化できました。

回収する側、提出する側、両者の負担が減った

—— 導入後の変化を教えてください。

久保田さん：まず、入社手続きの書類回収にかかる時間が10日から半分の5日になりました。これまでは一連の書類回収から保管までにかかっていた時間が半分になったのは非常にうれしいですね。

また、契約更新についてはこれまで最大半年かかってしまうケースもあったのですが、今では2週間で完了しています。

契約更新の対象者は出社の必要もないし、SmartHRで直接人事に提出できるので格段にスピーディになりました。ここがエリアマネージャーや店舗の担当者から一番喜びの声があがってきたところです。

工藤さん：書類の回収に関わる人が減ったこともあり、回収漏れやミスも防げるようになっていると思います。紙だとどうしても“送ったつもりが送ってない”という事態を引き起こしやすいです。SmartHRの導入で回収する側、提出する側、両者の負担が減ったのは間違いないですね。

労務業務の効率化をさらに進めながら、「人事評価」の改善に取り組む

—— これから取り組みたいと考えていることを教えてください。

久保田さん：個人的な話なんですけど、縁あってバロックジャパンリミテッドに入社が決まった直後のある日、分厚い書類が自宅に届いたんです。そのとき、僕はいつかこれをなくそうと思ったんですよね。

まだ、SmartHRの機能も活用できていない分野もあります。ようやくスタート地点にたったところなので、今後は活用の幅を広げていきたいです。

とくにSmartHRの人事評価機能には注目しています。現在はExcelで評価管理をしていて、評価シートの準備も手入力で対応しているので負荷が高い。ぜひ着手していきたいですね。

工藤さん：私も人事評価機能の導入を進めていきたいですね。というのも、評価シートってどうしても形式的になりがちだし、取り組む従業員にとって面倒なものという認識があると感じているんですね。

私はもっと評価シートを身近なものにしていきたいです。上司と部下のコミュニケーションツールのひとつとして機能するような存在にするのが理想。いつでもスマホで本人も上司も評価シートの確認ができる状態になると、評価シートに対する印象も変わってくると考えています。

—— 引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。