株式会社バーニーズ　ジャパンは、米国ニューヨーク・マンハッタンで創業されたバーニーズ　ニューヨークを日本で運営する法人として1989年に設立されました。

人事労務手続きを紙で実施していたことによる手間の改善、電子申請の義務化に対応するためにSmartHRを導入。緊急事態宣言下で店舗が休業中も、従業員のライフスタイルの変化にあわせて手続きが進むよう、業務改善を実施されました。

人事チームの浅見さん、岡村さん、栗林さんに、その取り組みについて伺いました。

浅見さん：給与計算、社会保険の手続きなど、労務業務全般を担当しています。

栗林さん：主に採用や教育を担当しつつ、最近は労務業務にも関わっています。

岡村さん：労務業務を担当しながら、人事業務に関わるシステムの導入やメンテナンスを進めています。また、当社は小売業ですので、スタッフ全員が働きやすい環境づくり、より販売に注力できる環境づくりにチームで取り組んでいます。

浅見さん：労務業務を紙で対応しており、各店舗から書類がなかなか集まらないことや、増える書類をどう保管するかが課題でした。従業員からも人事手続きに関する問い合わせが多く届いており、改善に迫られていました。

岡村さん：2020年に電子申請が義務化されることを考え、これらの課題を改善しなければならないと考えたのが導入を検討した背景です。（※2020年にSmartHRを導入）

浅見さん：複数社において比較検討し、コスト面、人事・従業員双方が使いやすいかどうかを重視してSmartHRに決めました。

岡村さん：従業員にとってはシステムが1つ増えることになります。このようなITツールが苦手な方もいますので、元々の環境からどうSmartHRに移行するかじっくり検討しました。トライアルし、実際に問題なく操作できるかもしっかり確認しています。

浅見さん：年末調整の機能はSmartHRが一番わかりやすかったです。操作が難しいと、結局従業員も間違った情報を入力してしまいます。差し戻すやりとりが増え、問い合わせ数も改善しません。細かく操作して確認したのですが、SmartHRは正しい情報を入力しやすく、双方にとって使いやすいシステムだと思いました。

岡村さん：ログインした最初の画面でつぎにどのような操作をすればいいかわからないものもありますよね。SmartHRはログイン後の画面がわかりやすく、従業員が一番迷わないシステムだと思いました。

岡村さん：年末調整をSmartHRで実施したことによる効率化は一番インパクトがありました。

浅見さん：年末調整以外でも、手入力したり、目で書類を確認したりすることがなくなり、業務はかなりラクになりました。当時、新型コロナウイルスの流行により、店舗も休業していて出社する人もかなり減っていたんです。ですが、コロナ禍だからといって従業員の生活が止まるわけではありません。その間にも結婚、出産、引っ越しする人がいますので、出社せずとも対応できるようになり、非常に助かりました。

栗林さん：定期的に窓口に出向いて育児休業給付金の手続きをしていましたが、手元で完結し、他の業務に注力できる環境ができるようになりました。育児休業中の従業員とのやりとりもSmartHR上でできたため、書類の郵送などの手間もなくなりました。

採用業務においては、入社手続きが効率化されたのも助かっています。入社前に従業員の情報が集まったため、手続きがスムーズに進み、新入社員研修とも並行できました。1週間の研修が終わるタイミングで問題なく保険証を渡せるようになったのも嬉しいですね。

岡村さん：各店舗に、サポートオフィス（本社）とのやりとり窓口や店舗の総務業務などを担当する方がいます。これまでは書類のやりとり、店舗内におけるあらゆる業務を進めてくださっており、かなり業務過多な状況だったと思うんです。その皆さんからも「ラクになった」という声を聞いています。

また、従業員の身上変更手続きもほぼSmartHR上で申請できるようになりました。「引っ越したらどうしたらいいですか？」というような問い合わせに対して、各店舗の総務担当の方が「SmartHRで申請できますよ」とお伝えいただくだけでほぼ対応できるようになっています。そのため、SmartHRを導入してから従業員からの問い合わせは大幅に減りましたね。

浅見さん：1回目は慣れておらず大変なこともありましたが、1回目に業務フローやデータの確認などを丁寧に進めたため、2回目のデータ取り込み時はラクになったと感じました。従業員も1度実施していますので、皆さん慣れてきた印象があります。

岡村さん：1回目は効率よく進められる業務フローをじっくり検討していたため、大変なところもありました。2回目は従業員側も入力する内容が減り、確認だけで済む部分もあるため、間違いは格段に減りました。

ヒントメッセージ機能も、1回目を踏まえてより従業員が回答しやすいように改善したので、うまく回せるようになってきた実感はあります。

岡村さん：まずは操作をしっかり試し、それでもわからない場合はチャットサポートで気軽に質問していますし、ほとんど解決しますね。運用面や初期設定について困ったときはカスタマーサクセス担当の方に相談することもあり、いつもサポートいただきました。

浅見さん：従業員側が使いやすいか、現実的に運用できるかどうかはこまめに確認していますね。何かあったら「SmartHRでできるのでは？」という気持ちで色々試しています。

栗林さん：ハローワークに行く必要がなくなり、採用業務だけでなく、社会保険や労災の手続きなどの業務も受けるようになりました。

岡村さん：これまで浅見が担当していた業務を栗林も分担できるようになり、それにより浅見も別の業務を執り行う余裕が生まれ、各自、そしてチームとして業務の幅が広がっています。

浅見さん：従業員とよりコミュニケーションをとれるようにしたいです。人事制度の理解促進など、もっと伝えていかなければならないことがあります。どのように伝えていけばいいか、工夫が必要です。

栗林さん：エンゲージメントや定着率は採用に直結すると考えています。ですので、浅見が話したように、会社と従業員のコミュニケーションは非常に重要で、「会社が何か言ってきたからやらなければならない」という一方通行な形ではなく、一緒に働く仲間として関係づくりをしていきたいです。

そのような関係づくりからエンゲージメントや定着率向上を目指し、多様な人材が活躍できる環境を整備することも、人事の重要な仕事の1つだと思っています。

岡村さん：人事からの一方的な発信ではなく、もう少し気軽にコミュニケーションできるような環境は必要だと思いますね。人事上の手続きで知っておいてほしいことを含め、従業員が不安に思うこと、わからないことを解決できるような情報がスムーズに届けられるような仕組みがあるといいなと思っています。

当社には「お客様に生活の楽しさ、豊かさを提案する」というミッションがあります。従業員が社内の手続きにかかる手間を減らすことで、よりお客様と接する時間を作れるといいなと思います。