愛知県に本社工場を構える株式会社渥美モータースは、新車および中古車の購入から買取・車検・修理・鈑金塗装・保険など、さまざまなニーズに応えるクルマの総合店です。

1962年創業の同社は、2017年に企業のリブランディングを実施。新卒採用や人事評価制度の導入を推進したほか、2019年にはSmartHRを活用したバックオフィス業務のDX化にも踏み切りました。

今回は、取締役副社長の鈴木さんと経営戦略部の神谷さんに、SmartHRの導入により解決した課題や効果、実際の運用についてお話を伺いました。

鈴木さん：弊社は100年続く企業を目指すため、2017年から組織改革や企業のリブランディングをスタートしました。その一環でDX化にも着手しましたが、まず売上に直結する部署を優先し、バックオフィス周りは後回しになっていました。

当時は、事務業務のほとんどが紙ベースで、人事領域でいえば給与明細は印刷して従業員に配付する状態。社内アンケートも紙で作成していたため、配付から回収・集計までに多くの時間と費用がかかっていました。

また、入退社業務が属人化していたため、対応できるのは一部の従業員だけという状況に。こうした課題感を抱えていたときに、ある展示会でSmartHRと出会ったんです。

鈴木さん：従業員が当時100名を超えていたのに対し、総務・経理の担当者は3、4名程度。有給取得や住所変更、扶養手続きなど一部の申請は電話対応だったこともあり、いよいよ業務効率化の必要性を感じていました。

展示会でSmartHRの機能を知るうちに、自社にとって大きなメリットがあると考え、本格的な導入を検討しました。

加えて、新卒採用がはじまっていたことも導入を決定づける大きな要因でした。若手の社員がこれから入社するタイミングで、「電子申請ができる環境整備が大切」という認識が社内にあったので、導入がスムーズに運んだように思います。

神谷さん：SmartHRを導入したことで、あらためて自社の課題を再認識しました。以前は電話を使った口頭による手続き・申請も残っており、不備も多かったんです。手元にデータが残らないためミスも発生していました。

また、配置検討会議のやり方にも課題があることに気づかされました。弊社では従業員の採用が決まると、本社を含む全9店舗のどこに配属すべきかを決める検討会議を開くのですが、そのときに表計算ソフトで作成した従業員データを印刷して配っていました。

鈴木さん：煩雑なやり方だと思われるかもしれませんが、そのときは「これが当たり前」と思っていたので課題として認識できていませんでした。

弊社には複数の店舗があり、事務や営業、整備など多種多様な従業員が働いている環境があるのですが、当時は名前が書かれたリストだけをみて人員配置をしていたんです。紙や電話での労務対応も同じことで、それが自分たちにとっての常識だったんですよね。

神谷さん：半期に1回の配置検討会議に加え、新店舗の出店時、新卒社員の配属時、欠員の発生時など年間でみると配置を考える機会は案外多い。今後組織が拡大していくことを考えると、従来のやり方を続けるにはやはり限界があったと思います。

神谷さん：前は社内行事の出欠や何かしらの採決を取るときには、表計算ソフトで作成した社内アンケートを共有フォルダに入れて運用していました。機能的に同時編集ができないためアンケートは拠点ごとに用意。手間がかかるうえに記入率も低かったのですが、これも「当たり前」だったので、手法を疑うこともありませんでした。

また、従業員満足度アンケートを紙で作ったこともあります。当時、従業員からの提出が遅かったり回収に手がかかったりしましたが、課題だと認識できたのはSmartHRを導入してからです。便利なものに触れてはじめて、自分たちが非効率な業務体制だと気づきました。

神谷さん：まずは各種申請のSmartHR移行により、従業員の情報取得がスムーズになりました。非効率だった紙や電話でのやりとりが不要になったためです。

また、SmartHR上に集約された従業員情報を活用する場面も増えました。たとえば、採用サイトにある「数字で見るATM」もその1つです。勤続年数や有給取得の状況を総務に聞くと、すぐにデータとして出してもらえました。

従業員サーベイも、社内アンケートを実施したときに回答遅延者を把握できるため、すぐにリマインドを飛ばせます。回答率100%はまだ達成できていませんが、回答率は以前に比べて大幅に改善されました。

結果の集計も1か月かかっていたものが1週間に短縮されましたし、最近は従業員それぞれのキャリア意向を確認して組織づくりに役立てるなど、活用の幅が広がっています。

鈴木さん：配置検討会議で紙を配る必要がなくなりました。配置シミュレーションを使うと従業員の顔写真が映し出された画面を見ながら会議を進められるので、進行が非常にスムーズです。会議の時間も50%ほど削減できました。また、弊社は中途入社者が多く、新入社員の配属店舗の検討においても配置シュミレーションでスムーズな配置検討ができる体制になりました。

ほかにも、SmartHRでの配置検討によって、欠員補充だけでなく人材育成目線や事業貢献目線での戦略的な人員配置検討ができる体制になった点は大きな変化です。もちろん、紙ベースで会議を開いていた頃も従業員の戦略的な異動は実施していましたが、今ほどは従業員情報を視覚的に可視化できていませんでした。

神谷さん：一時置き場は便利ですね。検討会議では複数の役員からの意見を参考に最終判断をするので、異動対象者を一度「一時置き場」に移すことで混乱なく検討を進められます。

鈴木さん：現状は平均年齢や勤続年数などの情報を参照しながら配置検討するケースが多いのですが、将来的には保有資格や人事評価履歴も同時に参照しながら配置検討ができるようにしたいですね。

鈴木さん：2017年から本格的に組織改革を進めるなかで、売上部門にかぎらず、評価制度の見直しや、SmartHRを利用した従業員データの集約、人事周りの業務効率化に取り組んできました。おかげさまで、新卒・中途採用も活性化できています。

一方で、組織の考え方を大きく変えたことにより、退職される方もある程度いらっしゃいました。会社の考え方に同意し、一緒に走り続けてくれることが1番嬉しいですが、100年続く企業を本気で目指すうえでは避けられないことだったと考えています。現在、組織改革も最終段階です。

鈴木さん：SmartHRの活用による人事領域の業務改革があったからこそ、成果を出せたと考えています。周りの企業を見ていても、売上に直結する改革には着手するものの、総務や人事関係のDXに積極的な企業はそう多くはありません。

わかっているつもりの人事戦略ではなく、集約した従業員情報をもとに打ち出した、的確な人事戦略や採用計画を立てることが組織として重要だと私たちは考えています。