数字的根拠の伴った組織設計を。データ活用で生産性の高い組織へ

AI inside 株式会社は、「世界中の人・物にAIを届け、豊かな未来社会に貢献する」というミッションのもと、ノーコードAI開発・運用プラットフォーム「Learning Center」やあらゆる情報を高精度にデジタルデータ化する「DX Suite」など、複数のAIプラットフォームを提供し、業界問わず幅広い企業・団体を対象にAI内製化やビジネス変革の実現に向けた支援を行っています。

そんな同社では、従業員数が100名に達する時点を境に組織の基盤づくりが加速。人事・労務領域における業務効率化とデータ活用に注力すべくSmartHRを導入されました。

その過程と導入後の変化について、People Relations Unit VPの横井さん、同ユニット所属の松島さんにお話を伺いました。

人事データの一元化、入社手続きの効率化を目指して導入

お二人の役割について教えてください。

横井さん：People Relations Unitという人事セクションの責任者を務めています。主に人事戦略の立案を中心に担当しています。

松島さん：横井と同じくPeople Relations Unitに所属しており、私は採用以外の労務や評価など幅広く担当しています。

SmartHR導入の背景について教えてください。

横井さん：導入は2019年でした。当時は人事・労務担当者が1名で、採用から労務まで幅広くカバーしていました。業務についてもGoogle スプレッドシートをあれこれ工面して使ったり、メールやSlackでやりとりしたファイルをGoogle ドライブへ格納したりと、情報が散在していたこともあり効率化が急務でした。

また、当時は弊社がマザーズ上場を迎えるタイミングだったこともあり、なおさら労務環境の整備が不可欠でした。採用人数も一気に増えることから、まずは優先度の高かった人事データの一元化、入社手続きの効率化に着手すべくSmartHRを導入しました。

（横井さん）

機能に付随する「付録」を含めトータルで価値を感じている

導入後の変化を教えてください。

横井さん：入社手続きはもちろんですが、特に年末調整がスムーズになりましたね。私の入社時点では人事・労務担当者2名が付きっきりで対応していたのが、2022年現在は松島の1名体制で運用できるようになりました。

毎年、従業員へ案内する際の資料を用意してもらえることが助かっています。弊社は外国人従業員も在籍しているため、提供いただいた英語版の資料をもとに、弊社向けにアレンジを加えて従業員への案内時に活用しています。

松島さん：人事・労務担当者として魅力に感じているのが、SmartHR上で使える機能はもちろんのこと、あわせて提供してもらっているサービス全体の価値です。

労務のトレンドをキャッチアップできるメルマガや困ったときに気軽に問い合わせできるチャットサポートなど、労務担当者の負担を軽減する工夫を至るところに感じます。

ありがとうございます。特に役立った資料はありますか？

松島さん：最近だと、育児休業法改正に関する解説動画がよかったですね。従業員に対して「どこから説明すればいいのか？」と悩んでいたところ、動画ではイチから詳しく解説されていたので、社内共有用にそのまま活用させてもらいました。そういった単純な機能提供にとどまらないトータルでのサービス提供に価値があるからこそ、労務担当者の人数が少ない会社でも効果的に運用ができるのだと感じています。

参考：SmartHR、育児休業の法的制度解説動画を公開

横井さん：人事・労務の領域では、何かと従業員へ案内する機会が多くありますからね。その際のコミュニケーションコストは少なくありません。表に現れにくい部分ですが、手間にならないように、あらかじめ先回りして資料を用意いただけているのは、見逃せない付加価値だと感じています。

松島さん：実は、メールや社内文書にも使える「アイキャッチ画像」や「ビジネスチャット用に使えるカスタムemoji」なども気に入ってフル活用させてもらっているんです。そんなさまざまなツールを活用している私の様子を見て、社内のメンバーが「どこまでがSmartHRのサービスの範疇なの？」と驚いて確認に来たこともありましたね。

（松島さん）

活用いただけて何よりです。入社手続きや年末調整といった労務業務の効率化に加えて、最近では、分析レポート機能もご活用いただいています。その背景についても教えてください。

横井さん：組織の状態を主観の入った定性的な情報だけでなく、定量的なデータとあわせて客観的に分析したいと考えていました。加えて、監査対応やIR資料の作成といった外部への情報開示に必要なデータ収集と整備に苦労していた面もあり、分析レポート機能の導入により作業時間の短縮も見込めると判断しました。

分析レポート機能を導入した決め手はなんでしたか？

横井さん：組織の状態を理解するためにするうえで使用頻度の高いレポートがあらかじめプリセットレポートとして用意されているため、実務ですぐに使えるイメージを持てたのが大きな決め手です。

機能が充実していても、それをどのように活用すればいいのか、どのようにレポートするのが最適か、と頭を悩ませることもあると思います。SmartHRの分析レポート機能では、すでに蓄積された人事データをもとにすぐに集計・可視化ができるため、業務でもすぐに活用できたのは助かりました。

機能が使えることが価値なのではなく、機能を通じて自社の課題を解決できることが本質的な価値だと考えています。プリセットレポートを通じてトータルで得られる顧客体験の質の高さに、魅力を感じています。

分析レポートのデータを組織づくりの根拠に活用

分析レポート機能では、実際にどのようなレポートを活用されていますか？

松島さん：プリセットレポートとして備わっている「働き方改革推進状況レポート」「組織情報レポート」などをよく利用しています。

「働き方改革推進状況レポート」では、従業員の残業時間を部署や雇用形態ごとに確認しています。「組織情報レポート」では、経営陣はもちろん従業員も含めて、最新の従業員数や推移といったデータを月に2回共有していますね。

分析レポート機能を導入したことで、どのような変化がありましたか？

松島さん：これまで、年度末や年始のタイミングでお取引先から最新の従業員数や特定の数値を求められる場面があり、従業員の皆さんから私宛に確認の問い合わせがくることが多かったんです。

その度に確認して回答していたので、時にはタイムリーに回答できないこともありました。分析レポート機能を導入してからは、従業員の皆さん自身の手で最新のデータを確認できるようにしていて、「すぐにデータを確認できて便利になった」という反響がありました。

横井さん：経営目線では、データをもとに数字的根拠の伴った組織設計ができる見通しを感じています。分析レポート機能で得られる結果が、まさに今後の採用計画や報酬体系の見直しに役立てられると期待しています。

さまざまな指標がありますが、特に弊社では「労働生産性」を切り口に、部署別、あるいはプロダクトのチーム毎に分析を進めたいと考えています。

あくまで社内向けの数字にはなりますが、プロダクトごとに持っているPL（損益計算書）をベースに、人員配置や各人の役割分担を最適化していきたいとイメージしています。

「人が足りない、人が欲しい」というのは簡単ですが、果たしてそのポジションにいま人を採用するのが適切なのかどうかは、一考の余地があります。

PLと照らし合わせながら、従業員数はどうあるべきか、労働生産性は適切な数値になっているかどうか、こういった視点で分析レポート機能によるデータが活きると思っています。今後もさらに活用を深めていきたいですね。

ミッションの実現に向けて、従業員がクリエイティビティを発揮できる環境へ

最後に、今後注力していきたいことを教えてください。

松島さん：引き続き、従業員の皆さんが安心して働ける環境づくりを追求していきたいですね。そのために、人事・労務領域では、正確性と早さにこだわって管理業務に携わっていきたいと思っています。

横井さん：弊社が掲げている『世界中の人・物にAIを届け豊かな未来社会に貢献する』というミッションの実現に向けて、従業員一人ひとりがよりクリエイティビティを発揮できる環境を整えていきたいと考えています。

そのなかで、従業員が日々の業務で迷ったり、手間に思ったりすることはSmartHRを使って減らしていき、生まれた時間を活用してクリエイティビティを刺激するような取り組みをさらに増やしていけたらと思っています。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！