「てけてけ」や「the 3rd Burger」など人気飲食店を展開するユナイテッド＆コレクティブ株式会社は、社員約170名、アルバイト約1,500名を抱える外食企業です（2017年4月時点）。

2017年2月には東証マザーズへ上場し、現在の56店舗から2020年中に200店舗体制を目指すなど順調に事業を拡大していますが、人事労務を中心としたバックオフィスにおいては「このままではいけない」という認識があったと語っています。

今回は、どのような課題があったのか、SmartHRの導入によってどのような変化があったのかについて、取締役経営企画本部長の本郷さんと、人事採用チームリーダーの湖城さんにお伺いしました。

本郷さん：人事労務業務に莫大な時間がかかっていたことが何よりも大きな課題でした。

これから出店スピードが加速するのに合わせて、従業員の大幅な増加が予定されており、今の体制のまま事業を拡大すると、いずれは業務が追いつかなくなってしまうという課題を感じていました。

湖城さん：外国人の入社が多いこともあり、煩雑な手続きが多いですし、何より書類が手書きのため時間がとられていました。

さらに顧問先の社労士事務所とやりとりが頻繁に発生していたため、手続きにかなりの時間を要していましたので常にこれらの業務を「簡素化したい」と思っていました。

本郷さん：私が人事労務を見る立場になった際、まず現場の業務を知ることから始めました。湖城に「どんな業務やってるの？」と、一つ一つの業務を棚卸ししていったのですが、「こんな非効率的なことやってるのか」と驚きました。もちろんやらなくてはいけない大切な業務ですが、もっと効率的にできると感じました。

特に、労務などのバックオフィスは直接的な利益を生むわけではないので、生産性を高めていくことが重要です。

湖城さん：例えば入社手続きの場合、メールや書類でやり取りをし、本社で手続きを行っていました。いろいろな方法でやり取りを行っていたので、情報の整理や進捗の確認が煩雑でした。

本郷さん：書類の場合、人を介して情報が回っていくので、どこかで情報が止まってしまったり、それがどこで止まっているのか調べ、催促するなどの手間もかかっていました。

本郷さん：色々な業務効率化のサービスを調べている中、SmartHRの存在を知り、湖城に共有しました。

湖城さん：すぐにSmartHRのサイトに掲載されている紹介動画を見ました。様々な書類の電子化が出来ることが分かり良いサービスだと感じましたね。

本郷さん：店舗ビジネスは店舗を増やすことで売り上げ・利益を積み増していくので、「本社コスト」をいかに抑えていくのかが重要です。

弊社は2020年中の200店舗体制を目指しており、現在の4倍程度の規模となります。そういった中でも「小さい会社」を志向し、高い利益率を確保していきたいと考えています。

そのために、特に課題意識をもっていた人事労務の業務効率化をサポートしてくれるSmartHRは私たちがまさに求めているサービスでした。

本郷さん：目的は利益の最大化なので、掛けたコストとそれにより削減できるコストをしっかりと比較することで導入障壁を下げられたと思います。

本郷さん：現状の課題を整理し、その先に待ち構える状況を説明すると同時に、サービス導入による課題解決の未来を想像させることが大切だと思います。

コストが掛かるサービスの導入にはハードルがつきものですが、今を見るのではなく、会社の未来を見て何がベストな選択なのかを判断してもらうことです。

湖城さん：入社の10日前にはSmartHRへ個人情報を入力するように促していますので、入社日には情報が揃っており、入社してすぐの手続きが可能になりました。

これまでは保険証がなかなか届かなかったり、そもそも手続きを完了するまでに時間がかかってしまうことがありましたが、SmartHRを導入してからとてもスムーズになりました。

今では入社から2週間もすれば保険証が届いていますが、導入以前は1ヶ月を超えることもありました。保険証が届かないのは従業員にとってストレスですので、すぐに届けることで従業員も安心しますし、会社への信頼感が増すというメリットもあると考えています。

本郷さん：弊社では毎月1日を入社日と決めているので、月初がかなり慌ただしくなり手続きが遅れがちでした。さらに給与が「末締め15日払い」なので、月初にタスクがかなり集中します。

湖城さん：以前は時間にゆとりがない状態になることも多々ありましたが、入社時のタスクを大幅に効率化できたことにより、約1,700名の給与計算と入社手続きを2名で行っています。入社に関する業務が半分以下の時間で終わり非常に助かっています。

本郷さん：書類を扱う作業が減ったことのメリットはそれだけではなく、同時にセキュリティ上のリスクも減少しました。

湖城さん：書類での手続きには、手渡し時の紛失リスクやFAX誤送信のリスクが常に存在していました。FAXが届いても文字が読み取れないこともありましたね。

湖城さん：SmartHRさんは機能性はもちろん、スピード感もとてもありますね。機能の追加や改善がすごい勢いで行われていますし、今後さらに良くなるだろうと期待しています。

先日、チャットサポートに問い合わせた際も、「返信は明日くらいかな？」と思ってチームメンバーに「明日には返信がくると思う」と共有したら、3分後に返事が来て驚きました。

本郷さん：弊社もスピード感を大切にしているので、SmartHRさんと同じ歩幅でストレスなく進むことができています。

実はSmartHRに類似したサービスを提供している企業にもヒアリングしましたが、圧倒的にサービスが使いやすく、スピード感も段違いなのでSmartHRに決めました。

これからも良いサービスとしてさらに進化していくことを期待しています！