社内の情報格差はなぜ生まれる？SmartHRで整える情報共有の仕組み

社内情報共有を見直すとき、「情報を一か所にまとめればよい」と考えがちです。けれども、情報を探す一般社員と、メンバーの状況を把握して判断する管理職とでは、求めている情報環境が少し異なります。

SmartHRの調査では、一般社員は「ここを見ればわかる」窓口の一元化を、管理職は「誰が何に詳しいか」がわかるスキル情報の可視化を重視する傾向が見えました。

本記事では、役職による情報ニーズの違いを整理し、SmartHRで情報共有の土台を整える方法を解説します。社内情報共有のあり方を見直したい方は、ぜひ参考にしてください。

（出典：SmartHR「出社回帰における情報共有に関する実態調査」2026年6月、インターネット調査、回答者299名。うち管理職 167名、一般社員 132名）

出社しても、業務で扱う情報の多くはチャットや社内システムに置かれたままです。本調査では、出社時でも「実務時間の半分以上をオンライン会議やチャットなどデジタル上のやり取りに費やしている」と感じる人が、一般社員で67%（n＝132）にのぼります。これは管理職の57%（n＝167）を10ポイント上回る結果でした。オフィスにいても、コミュニケーションはデジタルで行うのが前提になっています。

さらに、「ハイブリッドワークで自分がリモートの際、オフィスとの情報格差やタイムラグを感じる」と答えた人（「頻繁にある」＋「時々ある」の合計）は、一般社員で64%（n＝132）、管理職で53%（n＝167）と、11ポイントの差がありました。情報を発信する側よりも、受け取る側のほうが「情報が遅れて届く」不便さをより強く感じている傾向が読み取れます。

同じ職場でも、立場によって情報体験は違います。情報を発信する管理職と、情報を受け取る一般社員とでは、感じている課題の大きさが異なります。みなさんの職場でも、思い当たる場面があるのではないでしょうか。

スムーズに連携するために「理想的な情報の状態」を尋ねると、管理職と一般社員で優先順位がはっきり分かれました。

理想の情報環境として「必要な情報の窓口（ポータル）が一元化されている」状態を挙げた人は、一般社員で52%（n＝132）と最多でした。一方、管理職は38%（n＝167）にとどまり、両者の間に14ポイントの差が生じています。情報を探す側にとっては、あちこちに散らばった情報を横断して探す手間そのものが負担になっているようです。「最新の組織図でチームの関係や役割が一目で判明」する状態を求める声も一般社員で35%と、管理職の29%より高い傾向でした。

受け手は、高度な分析ではなく「まずどこを見ればよいか」がはっきりしている情報環境を求めています。

一方、管理職は「個人のスキル情報が可視化され検索できる」状態を32%が挙げ、一般社員の23%を9ポイント上回りました。人に仕事を割り振り、相談先を判断する立場だからこそ、「誰に聞けばよいか」を把握したいニーズが相対的に強いと考えられます。

受け手である一般社員は「情報にアクセスする入口の分かりやすさ」を、送り手である管理職は「人と知識がどうつながっているかの見えやすさ」を求めています。同じ「情報を整えたい」でも、必要とするものが違います。

なぜ出社回帰で情報がふたたび分断されるのか、その背景にある働き方の盲点については、思想・社会課題の視点で別記事にまとめています。

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ここまで見てきた課題は、個人の情報リテラシーや気配りだけでは埋まりません。受け手が探しやすく、送り手が「誰が何に詳しいか」を把握できる状態は、情報の「置き場」そのものを設計して初めて実現します。

整えたい条件は3つあります。

• 従業員の基本情報や所属・異動が常に最新であること
• 最新データをもとに「ここを見ればわかる」入口が用意されていること
• スキルや資格といった「人の情報」が構造化され、検索・可視化できること

いずれも、データが一か所に集約され、更新され続けることが前提になります。

調査で見えた立場ごとのニーズの違いには、土台・受け手向け・送り手向けの3つの機能で応えられます。ここからは、それぞれの機能を順に紹介します。

1. 『従業員データベース』で最新の人材データを一元化
2. 『従業員ポータル』で「ここを見ればわかる」を実現
3. 『スキル・資格・研修』で「誰が何に詳しいか」を可視化

出社側とリモート側で参照する名簿や組織情報が食い違えば、「情報が遅れて届く」格差（一般社員64%）はさらに広がります。

SmartHRの『従業員データベース』は、ハイブリッド環境でも全員が同じ最新データを参照できる状態をつくる起点になります。

入社手続きや従業員からの情報提出を通じて集まった情報が一か所に集約され、常に最新の状態で保たれます。組織図や名簿もこのデータと連動するため、「組織図が最新であってほしい」という一般社員の声にも応えられます。散在した情報を横断して探す負担は、正確なマスタデータが一元化されているほど小さくなります。

情報の分断は、多くの場合「元データがバラバラで古い」ことから始まります。まずは人材データの一元管理が、受け手・送り手いずれの課題にも効く共通の土台です。導入当初はデータの整理や移行に手間を感じるかもしれませんが、一度整えてしまえば、日々の手続きを通じて情報は自動で最新に保たれます。

一般社員が最も求めていた「窓口の一元化」に直接応えるのがSmartHRの『従業員ポータル』です。

ホーム画面に必要な情報やタスク、お知らせが集約され、従業員は「まずここを見る」だけで必要な情報にたどり着けます。全従業員がアカウントを持つため、これまで情報が届きにくかった人にも同じ入口を用意できます。

『お知らせ機能』を使えば、対象を絞った情報発信や個別通知もでき、「必要な情報が遅れて届く」時間差の課題緩和も期待できます。加えて、人事・労務に関する疑問を自己解決できる『AIアシスタント』を組み合わせれば、「どこに聞けばよいか分からない」状態を減らすことができます。

管理職が重視していた「スキル情報の可視化」に応えるのがSmartHRの『スキル・資格・研修』です。

従業員のスキル・資格・研修の情報を一元管理し、CSVでの一括登録・出力や可視化ができます。「誰が何に詳しいか」がデータで見えることで、相談先の判断や適切な人選がしやすくなるでしょう。

さらに、蓄積した人材データを組織課題の把握や仮説づくりに活用したい場合は、『HRアナリティクス』との併用が有効です。ベースとなる「人材データ」と、それを俯瞰・分析する「アナリティクス」を連携させることで、管理職はメンバーのスキルや知見の偏りを可視化でき、勘に頼らない適材適所のマネジメントが実現します。

出社回帰で顕在化した情報の格差は、個人の情報リテラシーの差ではなく、情報をどこに置き、どう届けるかという設計の問題です。

最新の人材データを『従業員データベース』で一元化し、受け手には『従業員ポータル』、送り手には『スキル・資格・研修』を連携させるのが効果的です。

立場ごとに異なるニーズでも、同じデータ基盤の上で両立させることで、情報の再分断を防ぐことができます。まずは自社情報の「入口」がひとつに定まっているかを見直すことから始めてみてください。

• 調査名：出社回帰における情報共有に関する調査
• 調査主体：株式会社SmartHR
• 調査方法：インターネット調査
• 調査期間：2026年6月23日〜25日
• 回答者：出社とリモートワークが混在する企業に勤める 計299名（うち管理職 167名、一般社員132名）