【10周年企画 】導入後の変化は？SmartHRユーザーの生の声② 〜IT、不動産、人材など多種多様な業界編〜

①SmartHR導入後のBefore / After

Googleスプレッドシート（以下、”スプシ”と記載）の沼から抜け出しました。スプシって手軽な反面、権限の関係であちこちにファイルが点在していて、それらのファイルをまとめるファイルを作っていたりと、まさに沼でした。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：年末調整、従業員情報申請

年末調整と従業員情報申請です。

従業員情報の申請は、それまでメールやSlackで送ってもらったりしていて、本当に大変でした。また、いろいろな申請や提出をカスタムフィールドを使って送っていただいているので、従業員も迷いが減りました。

（例）健康診断結果は従業員情報の画面に書類をアップロードできるカスタムフィールドを作ってそこからアップロード、アップロードされたらSlackに通知が飛んできて、見落としがないように工夫をしました。

年末調整も導入前は紙ベースだったので、忙しい従業員が後回しにすることが多く、また手書きだったので心理的ハードルもあり、また書き方がわからないなどが多かったですが、SmartHRにしてスマホ完結で5分程度で終わることができました。

今年からは控除書類のOCRも実装され、更にスピードアップされました。

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

人事評価やタレントマネジメント、サーベイ、給与勤怠まわりを活用していきたいです。あとは、経費精算が実装されたら給与関連の全てをSmartHRで完結できそう。

「すまつた（SmartHRを使いたおすことを表すPARK用語）」を目指して頑張りたいです。

①SmartHR導入後のBefore / After

前置きになりますが、私が入社したときにはSmartHRが導入されており、「さらに便利になった」という個人的な体感で記載させていただきます。

機能：文書配付

• Before：育児休業の通知書や労使協定を紙で作成し、各拠点へ郵送する方法により管理していた 
• After：文書配付機能で電子書類を作成し、オンライン上で手続きが完結するようになった 
  

機能：従業員情報申請

• Before：住宅手当の申請や慶弔金の申請等の給与計算に必要な情報の申請システムがバラバラで、給与計算時に転記したり集めた情報を整理する必要があった
• After：従業員情報申請に申請システムを集約したことで、給与計算システムへの連携が効率的に行えるようになった

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：従業員情報申請、文書配付

Before/Afterにまとめるのが難しいのですが、上に書いたような、従業員情報申請や文書配付を使用することによって、「引っ越したと聞いていたのに住宅手当の申請出してないよね…」といった、「イベント」と「それに伴う必要な処理」の進捗管理がとてもしやすくなりました。

一例ですが以下のような状況です。

• Before：
  • 従業員から引越しすると聞いたので、メールで「住宅手当は〇〇へ提出、通勤経路はSmartHRで提出して」といった内容を送り、給与計算の時にメールやチャットを遡り「引っ越したって聞いたのに出てないな」と気づく
• After：
  • 転居したと聞いたらメールを送り、住宅手当申請依頼をSmartHRから送信し、給与計算の前に未完了の申請一覧で進捗を確認できる

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

まずは、電子化できていない書類をゼロに、Googleフォームを使っている申請もすべてSmartHRにしたいです！

その上で…欲を言えば、他の部門でもSmartHRの機能を活用してもらえるような提案ができたらな～と思っています！

10年前、人材派遣の会社に勤めていた際、年末調整書類が当時はシステムもなかったので2500名の書類を紙で集め、段ボール10箱以上に。それを数名の社員で書類の不備確認を行っていました。必然的に長時間労働となっておりました。

それが、現在はほとんど紙がいらないようになり、本当に便利になりました。労務業務において、これは革命だと思いました。

①SmartHR導入後のBefore /After

圧倒的に紙が減りましたし、以前は年末調整のチェックも日付が変わるくらいまでやらないと間に合わない時もありましたが、そういった部分が楽になりました。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：従業員サーベイ

過去に他社の人事データベースを使っていたり、ここ10年近く（経験3社において）規模感から給与計算はアウトソースしていたりと、なかなか人事にまつわるデータが集約されない環境でした。

そんな中で、SmartHRの機能でデータを集約しつつ、サーベイや評価といった部分を紐づけて考えられるのは非常に重要だと思っています。人事情報とサーベイが紐づくことで、しっかりデータを持ちながら運用できることは、人事にプラスの価値を付けられると実感しました。

これからは、経験・勘・記憶という「人事における3K」から脱却して、もっとデータを活用しなければなりません。 もちろん、これまで定性的に感じてきた「人事ならではの手触り」も大切ですが、それと定量的なデータの双方から「人事として何を考えるか」が求められていると思います。そのためには、サーベイの結果が本当に正しいのかというクリティカルな視点も持ちつつ、多角的に組織を捉えていきたいです。

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

これからはもっともっとSmartHRにある情報を活用し、データ・ドリブンに組織課題を解決していきたいと思います。

①SmartHR導入後のBefore / After

機能：掲示板、お知らせ機能

• Before：
  • 社員への周知などを含めて情報伝達が属人化していてバラバラだった
• After：
  • 掲示板やお知らせ機能を使って全社員に確実に周知できるようになった

機能：入社手続き、年末調整

• Before：
  • 入社手続きや年末調整など紙を使うことが多く出社して対応しないといけなかった（基本社員は別企業で勤務をしている）
• After：
  • 各種手続きの為に出社をしていたが導入後はSmartHR上で出来ることが増えたので社員の負担が軽減された（ただし、社員と会える機会はその分無くなったので、ここは別の課題）

機能：人事評価、組織図

• Before：
  • 人事評価や組織図などがバラバラに管理をされていた
• After：
  • SmartHR上で管理や見ることが出来るので、社員からの問い合わせが激減した

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：お知らせ機能、スマホアプリ

• Before：
  • 以前は、会社公認のチャットツールなどを利用して周知をしていたが、このツールの利用頻度が低く（業務や事業内容的に）、結果的にプライベートのチャットツールでしか周知しても見てもらえなかった。
• After：
  • 周知などの業務がお知らせ機能のおかげで、
    • 本部側のメリットとしては周知がしやすく周知するハードルが下がった
    • 社員にとっては必ず見るもの（給料明細など）なので、スマホでいつでも確認出来るようになり以前よりは周知内容の認知度が向上した

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

今後は全社員がスマホアプリをダウンロードしていて、いつでも会社の情報（周知内容やMVVなど）を見られるようにしていきたい。また、出来るかぎり情報を集約して全社員が使いやすいものにしていきたいです。

①SmartHR導入後のBefore / After

• Before：
  • 個人データは紙で個人別の紙フォルダに分け、鍵のかかるキャビネットに保管していた。

    → 緊急時ご家族と連絡が取りたいとき、鍵を持っている社員がいないと連絡先が分からない状態だった。

• After：
  • 個人データはSmartHRに集約し、権限者であればすぐ情報にアクセスできるようになった！

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：人事評価

• Before：
  • 目標登録はExcelに各自入力、面談時はプリントアウトして臨んでいた。セルに書いた文面が全て表示されず、何度も印刷しなおし＆字が細かくて見えない状態だった…
• After：
  • 面談時はSmartHRに入力した内容を画面で共有しながらペーパーレスで対応できるように。文字数制限したことで簡潔なアウトプットを促した。

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

スキル・資格・研修や、キャリア台帳など、まだまだ使いこなせていない機能を使い倒し、より効率的な組織開発につなげていきたいです。

①SmartHR導入後のBefore / After

• Before：
  • 入退社・身上変更・年調・社保、雇保申請など全ての手続きを紙で行っていました。時間も工数も使用する紙の量も膨大でした。
• After：
  • 工数削減により手が回っていなかった業務に着手することができました。紙で保管していたものを探す手間も郵便で届くまで書類を待つ時間も減りました。

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：年末調整

• Before：
  • 年調は紙で配付して従業員に記入してもらう→労務担当へ届くという形でした。配付の準備も時間がかかり、回収するのもなかなか揃わない+記入された内容が合っていないなど課題ばかりでした。
• After：
  • 回答されたものからチェックに入れるので早く終わります。とくに今年から差分を画面上で見られるようになったので、例年より1週間ほど早くチェックが終わりました。

  ③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

  タレマネ機能をもっと使いこなしたいです。

①SmartHR導入後のBefore / After

• Before：
  • 入社対応(個人情報の回収や雇用契約)をすべて紙で行っていた
• After：
  • 必要情報が不足していてもメール連絡でOK、入社手続きがスムーズに

②特にこの機能を活用したことで良い変化があった

機能：文書配付、人事評価

• Before：
  • 紙の書類のため、管理も神経を使い、書類を整理するにも探すにも時間がかかる状況
• After：
  • 電子であっという間に締結や交付完了！書類探しもラクラク！

• Before：
  • Excelの枠を勝手に追加したり、想いを長文で記載…マージするのに一苦労。回収も大変。
• After：
  • 評価シートの交付も回収も記入状況も評価者の進捗も見える化で作業効率UP

③これからSmartHRを活用して変えていきたいこと

労務の会社での貢献度を上げ、なくてはならない存在となる！

特にタレントマネジメントや従業員情報の活用でマネージャーはもちろん従業員にとっても管理部門にとっても業務をしやすくする状態を目指す。

SmartHRを導入したことで、日々の人事労務系の業務の不明点や疑問点、悩みを解決する場所がなかなかなかったのですが、PARKに参加して出会いや学びがたくさんありました！

月並みではありますが、昨年7月に導入して以降従来は紙やExcelベースで管理していたもの（人事情報、社保手続き、年末調整、人事評価）を全てひとつのシステムで完結できるようになった事で社員からの問い合わせも減り、作業工数の削減にもつながった。