SmartHR導入4社が語る「人事・労務DXのリアル」稟議から成果まで

当院には長年にわたり人事評価制度がなく、人材育成や配置が属人化していました。外部コンサルタントと構築した評価制度も当初は紙や表計算ソフトによる運用で、煩雑な問い合わせ対応や集計の困難さに直面します。また、書類作成や修正対応など職員の負担も増え、人手不足対策として目指してきた「多能工化（※1）」の足かせになっていたのです。 

現場への浸透にあたっては「根回しとタイミング」を意識し、下記の4段階のコミュニケーションを実施しました。

SmartHRの導入によって、紙や表計算ソフトによる管理でデータが散在し、分析までたどりつけなかった当院の人事評価が劇的に変化しました。データ化で部署別・評価者別の傾向が見えるようになったほか、システム上での評価確認が容易になり、複数部門での確認作業が効率化しました。このことが、評価者研修の新設や「評価委員会」の立ち上げにつながりました。現在はMBTIデータとAI分析を組み合わせた配置検討に興味を持っていたり、AIアシスタント機能を活用したりと、さらなる人事・労務DXを推進しています。私自身も実績を評価されて部門長に就任し、HRBPとしてのキャリアが広がりました。

当社ではアルバイトスタッフの出入りが激しく、そのたびに必要になる入退社手続きによって人事担当者の負担が増えていました。入退社手続きをはじめとする人事・労務業務の多くを紙ベースで運用していたため、回収漏れや転記・修正作業も膨大です。そのため人事担当者は、人事戦略の立案や施策の実行など、本来注力したい業務に着手できなくなっていました。

SmartHRを導入したのは、2021年のホールディングス化を機に内部統制強化を目指したかったからです。まず現場を取り仕切る店長たちに事前説明を行ってから現場スタッフに展開したことで、基本的な操作は問題なく浸透していきました。しかし、当時の社内にはシステムに詳しい人材が少なく、初期設定が不完全だったため、エラーの発生や情報の反映漏れに気づけずにトラブルが多発しました。

そこで私たちは、システムに詳しくない従業員が担当してもミスが起きないよう、下記3つのアプローチを徹底しました。 

1. 入力フォームの必須項目設定：入力時の抜け漏れを防止 
2. フォーム名やフォルダ名の文言統一：入力時の迷いを軽減
3. 送付タイミングの明確化：対応漏れの防止

給与計算を一括管理するために他社システムも検討しましたが、全従業員への再教育コストなどを考慮してSmartHRでの運用を継続することに決めました。 その結果、年末調整の必要期間は半月に、入社手続き・雇用契約更新も3日程度へと大幅に短縮。現場にもすっかり定着し、SmartHRによる組織図の配信要望が寄せられるほど、活用の輪が広がっています。

この業務効率化によって生まれた時間で、サーベイ機能を活用して現場の声を拾う取り組みも実施できるようになりました。具体的には、サーベイ機能を使って、同じ店舗のスタッフの中で「笑顔No.1」「ピカピカ清掃No.1」「縁の下の力持ちNo.1」といった表彰項目にピッタリだと思う人に投票してもらい、表彰する取り組みです。これによって社内の雰囲気がよくなり、従業員エンゲージメントの向上につながっていると感じています。

当社では、年齢層が高いアルバイト・パートスタッフが中心となってスーパーを運営しています。以前の年末調整はすべて紙ベースで行っていたため、書類不備に伴う確認・修正作業が大きな負担になっていました。スタッフによって勤務時間が異なるため、確認したいときに本人がおらず、たびたび「伝言ゲーム」が発生していました。こうした状況のなか、繁忙期には（兼任するグループ会社を含め）約1,000名分の年末調整業務を1人の人事担当者が対応し、連日の残業が発生していました。 

当社は牛のエサづくりから繁殖肥育、食肉加工製造、販売、外食まで一貫して取り組むカミチクグループの一員です。あるとき、親会社がSmartHRを使ってサクサクと年末調整を終わらせているのを知り、SmartHRの導入を本格的に検討しはじめました。以前には、国税庁の年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）を利用しようと考えたこともありましたが、スマートフォンに慣れない高齢の従業員には操作が難しいほか、不備があっても送信できてしまう点がネックになりました。一方、SmartHRはわかりやすい画面で、入力不備があるとエラーアラートが出て修正しないと送信できない設計だったため、安心して導入を決定できました。

SmartHRの導入にあたっては現場の戸惑いを最小限にするため、2025年4月に給与明細、10月に年末調整、翌年4月に文書配付というように、1年かけて段階的に利用する機能を増やしていきました。各機能の展開前には部長から現場スタッフに向けて丁寧な説明を行ったほか、プッシュ通知による利便性の向上をアピールし、スマホアプリの利用を勧めました。

当社の強みは、スタッフ同士で仕事を教え合うあたたかい社風です。SmartHR導入時にも、スタッフ間で操作を教え合う様子が見られました。また、スマホ対応がどうしても難しい従業員のために、現在も紙運用を一部残しています。約130名の規模だからこそスタッフ同士の助け合いと柔軟な対応でSmartHRがうまく現場に浸透・定着したと感じています。 

導入のプロセスでは、大きな失敗もありました。初期設定が不十分で自由編集権限のまま招待フォームを送信してしまい、未届の住所変更などを勝手に書き換えられ、膨大な手戻りが発生してしまったのです。権限管理の重要性を痛感した出来事でした。

こうした失敗を乗り越え、今では年末調整業務が下記のように変化しました。

• 書類配付： 書類の一斉配信が可能に
• チェック作業： 所要時間が約4～5時間から1～2時間に短縮
• 不備対応： 「メッセージ機能」でのダイレクトな確認による伝言ゲームの解消

私たち人事担当者の残業が削減され、現場の店長たちも紙の配付・回収・確認という膨大な業務負担から解放されました。今後は年末調整以外の人事・労務業務の見直しも進め、さらなる業務効率化を目指していきたいです。

連結従業員数が1.6万人を超える当社では、紙ベースの年末調整による業務負担の増加が大きな課題になっていました。紙ベースの年末調整では、紙の書類を印刷・発送・回収・チェックする作業が発生します。1万人以上の年末調整をわずか10名の人事担当者が担当しなければならないなか、こうした作業によって工数がふくらみ、残業が増加していました。人事担当者だけでなく、店長もアルバイトの打刻忘れに伴う紙の勤怠修正などの事務作業に追われていました。

大規模な組織において、慣れていた紙ベースの運用を急に廃止することは、現場の反発につながります。そこで当社は紙運用を残しながらも、導入効果が見えやすい機能から段階的に展開していくことにしました。業務負担が重く、人事担当者や経営陣にとっても、従業員にとっても導入効果が見えやすい年末調整は、導入の皮切りに最適な機能でした。

実際に2021年11月から年末調整機能の利用を開始すると、「SmartHRを使うようになって、仕事が便利になった」と実感する従業員が増え、2023年の扶養控除申告書の電子申請、2024年の住民税決定通知書の電子配付などの展開がスムーズになったと感じています。

SmartHRをさらに浸透させるため、下記の2つのアプローチを実践しました。 

1. 課題の定量化（数値化）
   入社手続きのシステム化にあたり、労務にかかる時間を徹底的に可視化しました。その結果、従来の雇用契約更新や受け入れオリエンテーションといった作業だけで、年間9,000時間、金額にして2,000万円もの莫大な業務コストが発生していることがわかりました。こうした定量的な損失を示すことで、社内の関係者に変革の必要性を訴求しやすくなりました。
2. 仲間の巻き込み
   労務室だけに閉じこもらず、導入の初期段階から社内システムを構築するIT部署やオペレーションを設計する部署の担当者と率直な意見を交わしました。たくさんの部門が一緒に進む必要がある大規模組織の人事・労務DXでは、こうしたこまめなコミュニケーションで共に進める体制をつくることが重要だと感じました。

導入において最も大変だったのは、業務プロセスをシステムに合わせることでした。SmartHRの導入効果を最大化するためには、既存の業務プロセスをSmartHRに合わせるほうが効果的です。既存の業務フローを一つひとつ棚卸しし、見直していきました。業務プロセスが変更されるなかでの新システム導入には不安もありましたが、SmartHRから提供された手順書を活用し、導入初年度から約8割という高い申請回収率を達成できました。

年末調整における導入初年度の成功を皮切りに、その後は入社書類の統合や住民税決定通知書の電子配付などにもSmartHRの活用を広げていきました。SmartHRの活用範囲が広がるとともに、現場にも「人事・労務手続きは店舗で配付・回収するものではなく、スマートフォンから回答するもの」という意識が根付いていきました。

印刷・発送コストやシステム維持費が不要になったことで、コストを大きく削減することに成功しました。現場からも「もう紙ベースの年末調整には戻りたくない」という声が上がっています。今後もSmartHRを活用し、人事・労務業務の効率化を起点とした組織全体の構造改革と、従業員体験の最大化に努めていきます。