こんにちは。SmartHR カスタマーサクセスチームです。SmartHRをご活用いただいている企業さまへ、導入に至った背景やご活用方法を伺うインタビュー企画。今回は、訪問マッサージ・訪問看護事業を軸に在宅医療に特化した医療サービスを展開する東証マザーズ上場企業、株式会社フレアスさまです。

SmartHR導入後、ES調査の回答率約12%アップを達成するなど、従業員サーベイ機能を活用いただいています。SmartHR導入時からご利用いただけるプリセットサーベイの利用状況や使いやすさ、効果など、社員の本音を知る重要性について伺いました。

岩城さん：今まではES調査にGoogle フォームを利用していましたが、SmartHRならサーベイの配信から結果の蓄積、分析がしやすいと伺い、実施に至りました。また、使用ツールをまとめられる点も理由の1つです。回答期日のリマインドに工数がかかる印象でしたが、SmartHRでは定期的なリマインド設定が可能で、負担になりませんでした。

安藤さん：ES調査では、昨年Google フォームを利用した際は回答率80％でしたが、今年SmartHRで実施したところ、92％と格段に向上しています。SmartHRであれば回答者情報の取得範囲が設定可能なので匿名性が担保され、安心感と信頼感があるなかで回答できるのが回答率向上の理由の1つと考えています。フリーコメントも回答者のうち1/3の方が記入していて、近年稀に見る充実した回答結果でした。

この結果から心理的安全性を考慮すると、従業員の本音を聞くにはサーベイが適していると判断し、「新入社員入社1ヶ月後サーベイ（以下、新入社員サーベイ）」や「退職サーベイ」の利用にもつながりました。社内には「SmartHRなら安心だ」という雰囲気があるんです。

岩城さん：運用面では、サーベイが調査したい項目ごとに整然と並んでいて、非常に見やすく、まずはやってみようという気持ちをあと押ししてくれます。

また、「メンター・メンティーサーベイ（以下、メンターサーベイ）」は今までマイクロソフトのWordで作成した記述回答式のサーベイを利用し、メールアドレスを手入力し、配信していました。やはり回答者側は記述回答だと負担が大きいですし、運用側には大量のWordファイルが届くので管理も大変でした。オリジナルサーベイ作成機能でアンケート回答式にしたところ、回答率の向上や運用工数の削減といった効果がありました。配信先を従業員データベースに紐づいて設定できるので、同姓の方への誤配信が防げたり、特定の役職や入社年月日を軸にした設定も可能で非常に役立っています。

安藤さん：ES調査の100個以上ある設問に対して、「設問数が多い、回答に苦労した」「操作方法がわからない」というフィードバックが今年は1件もありませんでした。利用中の年末調整に近いインターフェイスのため、ITに不慣れな方でも先入観やストレスなく回答できたのだと思います。

新入社員に対しても「新入社員サーベイ」を実施しているため、各種サーベイのハードルが低くなっているのかもしれません。入社後初めて年末調整をやる人には、サーベイでSmartHRの操作に慣れてもらうという側面もありますね。

安藤さん：回答結果の閲覧権限を付与していたので、リアルタイムに結果を確認いただいています。社長や役員からの期待値も高く、「今回、回答率が上がっているね」と社長から声をかけられることもありました。回答状況を先んじて確認いただいたうえで、分析結果資料を渡すため、迅速な内容理解にも役立っています。

岩城さん：「新入社員サーベイ」「メンターサーベイ」実施の結果、「この人、調子が悪そうだな」「何かトラブルを抱えていそうだな」といった各拠点の様子が可視化されたので、回答者や拠点の責任者に声をかけたり、ヒアリングをしています。

安藤さん：「退職サーベイ」は、退職届に書かれた一身上の都合という言葉の先にある本当の理由を知れる機会になっています。「退職サーベイ」の本音をもとに、入社前後のギャップが減るよう改善をしています。

安藤さん：基本的にはフルオープンで伝えています。ES調査のフリーコメントを見た結果、「経営層からメッセージを発信しているものの伝わりきれていない」「より理解してもらえるよう伝え方に改善が必要だ」といった気づきを得るのに役立っていますね。

「新入社員サーベイ」では、直接伝えることが難しい「改善してほしい」という従業員の想いが集まるので、本音に対してわれわれ人事総務部で改善策をとっています。

安藤さん：サーベイだけでなく、私自身、この4年間で地方の営業所を回って、多種多様な意見を聞いてきました。意見をもとにいろいろな制度を改善、実施してきたので、信頼いただいたうえで回答してくれているなら嬉しい限りです。

岩城さん：豊富な種類のプリセットサーベイがあるなかで、「まずは何かやってみよう」という気持ちで実施しました。しっかりとした設問数のES調査も必要ですが、気軽に答えられる設問数という点も、実施理由の1つです。結果も簡潔に出るため、回答者、運用者双方の負担が少なく始められますね。

ほかのプリセットサーベイでは、キャリア・研修、人事評価など幅広い種類が揃っているので、「今、この調査が必要かも」といった然るべきタイミングで、使っていきたいです。

岩城さん：「新入社員サーベイ」は導入時から毎月実施しているなか、入社直後から業務が忙しい従業員もいます。そういった方を考慮して、結果を見つつ、設問数を減らしてよりコンパクトなサーベイにしていくのもいいかもしれません。

反対に今後の結果次第では「新入社員サーベイ」に限らず、深堀りしたい質問がある際は気軽に編集できるのは心強いですね。

安藤さん：「研修感想サーベイ」を使ってみたいです。研修の場では理解できているように見えても、時間が経って実務に戻ると研修の成果が出せないケースもありまして。研修内容と認識のズレがないように、復習の意味も込めて実施すれば、仮に間違った認識をしていても修正できますので。

岩城さん：繰り返しお伝えすると、従業員データベースからアンケート配信の対象者設定が可能な点です。メールアドレスの手入力も省けますし、閲覧権限の設定も容易です。手軽に取り組めるからこそ、ES調査以外のサーベイ実施に踏み出せました。

安藤さん：今年、会長の発話のもと目指しているのが、自主自律で自由活発に意見ができる会社です。自主自律の実現に向けて、少しずつ形になっているのが各種サーベイでの本音での回答です。いろいろな意見を各拠点からいただき、要望を適宜叶えていけたら、さらによい組織になれると考えています。

岩城さん：しっかりと本音を言える組織であり、本音を拾える組織でありたいと思います。そのためにはまず、両者に対して負担のないサーベイ運用をしていきたいです。