外出自粛期間中でもオンラインで円滑に入社手続きが完了。導入決定から2日で203名の受け入れを実現

写真(左:人事部 石田亮さん/右:人材開発部 石塚瞳さん)
(左:人事部 石田亮さん/右:人材開発部 石塚瞳さん)

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響により、多くの企業が入社式の延期やオンライン開催への移行を余儀なくされています。

そんな中、雇用契約などの入社手続きに対応するために、2020年4月1日の入社式にあわせてSmartHRの導入を決断した企業があります。

それが、医療・介護領域に特化した人材紹介・派遣サービスを展開するTSグループです。

世の中の情勢が刻々と変化する中、迅速に導入へ至った経緯、そして導入後の効果についてオンラインで伺いました。

オンラインでも円滑に入社手続きができると判断

まずは、今回の導入経緯について教えてください。

石田さん:新型コロナウイルス感染症の拡大を受け、2020年3月6日時点で、弊社は4月1日に予定していた入社式と新入社員の集合研修を5月に延期することを決定しました。

また、その期間を利用して、4月1日より新入社員に向けたオンライン研修を実施する運びとなりました。通常であれば、この間に対面での入社手続き書類の受け渡しと押印を行いますが、オンラインで対応できるようにとSmartHRを導入しました。

SmartHRの導入を担当した人事部の石田さん
SmartHRの導入を担当した人事部の石田さん

今回はかなり急ピッチでの導入となりましたが、当時の心境を教えてください。

石田さん:刻々と変化している情勢に対応しながらも、確実に入社手続きを実施しなければならないプレッシャーを強く感じていました。4月1日には、弊社でも過去最多となる203名の新入社員をオンラインで受け入れることが決まっており、限られた日程の中で意思決定をしていくことに苦労しました。

先が見えない状況の中、しかも、過去最多となる新入社員の受け入れがあったとは……! 例年にはないご苦労があったこと、お察しします。そんな中、SmartHRの導入の決め手となったものはなんでしたか?

石田さん:しっかりとセキュリティを担保した上で、スムーズに雇用契約の締結と入社手続きを実施できると判断できたことです。それにより、業務の生産性向上が見込めたことも大きな理由の一つです。

導入の意思決定をしてから2日で203名の雇用契約の締結・入社手続きの準備が完了

導入時を振り返って、SmartHRの対応はいかがでしたか?

石田さん:導入の意思決定をしてから、わずか2日で203名の雇用契約の締結・入社手続きの準備に対応いただきました。なおかつ、その間に1つのミスもなく円滑に導入できたことで、社内でも高く評価をしています。

ありがとうございます。導入後の変化についても伺いたいのですが、導入以前に期待していた効果は得られましたか?

石田さん:実際に導入をしてみると、人事側で必要な工数も少なく、驚くほどスムーズに雇用契約の締結や入社手続きを実施できました。新入社員からも、自宅にいながら安心して入社手続きができたとの声が届いています。

正直、導入以前はこういった労務手続きのペーパーレス化は優先度がやや低い印象でしたが、今ではより優先度高く導入を決断するべきだったと思っています。

TSグループの社員みなさんの感想を集めて作成した動画

石塚さん:これまでは新入社員宛に資料を人数分送付、1人10分ほどの雇用契約に関する面談を行っていました。それが今回であればオンラインで同時に203名分対応できましたので、かなりの業務時間の短縮を図れています。

書類の回収状況をリアルタイムに把握できる点もありがたいですね。導入以前はすべての手続きを紙で行っていたこともあり、人為的なミスが発生していたことが課題でしたが、今回は問題なく対応できました。

今後は通年採用にも利用範囲を拡大

今後は、どのように活用していきたいと考えていますか?

石田さん:今回、2020年4月入社者の手続きにあわせて導入しましたが、今後は通年採用においても活用していきたいと考えています。

石塚さん:月にもよりますが、弊社は全国の拠点あわせて毎月50名以上の新入社員が入社しています。引き続き、SmartHRを活用して正確なデータの収集と効率化を進めていきたいですね。

TSグループで働く社員の様子
TSグループで働く社員の様子

それでは最後に、今後の展望を教えてください。

石田さん:今後の労働力人口の減少を見据えて、増員するだけに頼らず、今いる人材の能力を引き上げられるような環境を整備をしていきたいですね。そのためにも、まずは業務フローを見直し、属人化を排除していきたいと考えています。

その中で、SmartHRを利用して、書類の印刷や回収、管理といった、従来のアナログ的な業務をオンライン化することで、生産性の向上に役立てていきたいと期待を抱いています。

石塚さん:これまで雇用契約や入社手続きに費やしていた時間を効率化して、新たに生まれた時間で研修を実施するなど、人材育成のための時間を増やしていきたいと考えています。正確かつ迅速に手続きするだけでなく、その先にある働きやすい環境づくりにも積極的に挑戦していきたいですね。

生産性向上、働きやすい環境づくりに向けてぜひお役立てください。大変お忙しい状況の中、取材にご協力いただきありがとうございました!

導入事例 一覧

TSグループ(株式会社TS工建、株式会社ティスメ、メディアメイド株式会社)

社名
TSグループ
(株式会社TS工建、株式会社ティスメ、メディアメイド株式会社)
業種
人材・派遣
従業員数
4,241名
(2020年4月時点)

TOPICS
・外出自粛期間中でも新入社員の入社手続きを対応するべく導入
・円滑に雇用契約の締結・入社手続きができる点が決め手
・2日間で203名の新入社員の受け入れ準備に対応
・生産性向上、働きやすい環境づくりに向けて活用範囲の拡大を予定
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