愛知県東海市に診療所を構える医療法人社団大須賀医院 おおすが整形外科は、「ご来院いただいた全ての方に、笑顔でお帰りいただく。」を診療理念とし、地域に密着した整形外科診療・リハビリテーションを提供しています。

組織の拡大とともに、管理部門を強化する目的でSmartHRを導入。IT化を推進することで、採用力にもつなげたいと考えられています。

その導入背景や目指す姿について、常務理事の森谷さんと法人管理室係長の北さんにお話を伺いました。

森谷さん：医療法人社団大須賀医院の常務理事として、財務を含めた経営全般に関わっています。企業における取締役のような役割ですね。

北さん：採用、労務含めた人事周りを担当しています。SmartHR以外では勤怠システムの導入や運用にも関わっています。

森谷さん：人事に関わる書類を紙でやりとりしていましたので、管理が煩雑になっていました。労働条件通知書からさまざまな誓約書、医療従事者の国家資格の免許などの情報もコピーした紙をファイリングしていました。

紙で管理していると「書類が揃っていない」「マイナンバーを管理できていない」などのヒューマンエラーが頻発しますよね。十数人規模であれば問題ありませんでしたが、数十名を超える規模になり、改善に迫られたのが背景です。

また、我々のような診療所では医療人材の採用難が予想されています。当法人では今後の事業拡大を計画しており、新卒採用にも力を入れているなかで、「紙を渡されてハンコを押して持ってきてね」という方法は採用においてネガティブに働くのでは？と思っていました。

森谷さん：医療業界全体が人手不足ということはないと思います。我々はスポーツ整形外科という強みをもっており、その強みを発揮するため、約2年前に大きな施設を新築しました。そのためスタッフの人数も必要で、新卒採用にも力を入れているんです。

大学病院、総合病院などの医療施設があるなかで、我々のような診療所に医療人材が新卒社員として入社することはあまり多くないんですよね。

若い人たちが魅力的だと感じる環境にするために、ハードとソフト双方の整備が必要だと考え、その一環としてSmartHRのようなシステム導入を推進しています

森谷さん：あるカンファレンスに参加したときに何社か資料を集めたのですが、カンファレンスでSmartHRのプレゼンを聞いて魅力に感じ、そのまま詳しいお話を聞いて即決しました。予算内にもおさまっていましたし、やりたいことができると感じました。

北さん：できるだけシンプルに、わかりやすく伝えることを第一に考えました。把握している情報はこちらで入力し、職員はログインするだけでOKというように、なるべく負担を減らせるようにしています。SmartHRからもらった社内案内資料を活用し、皆さんに案内しました。

森谷さん：今まで紙で実施していましたので、「なんでこんな面倒なことをしないといけないのか」という意見が出るだろうと予想していました。ですので、「最初は少し手間だけど、あとで絶対楽になるよ」というアナウンスをして、切り替えていきましたね。

北さん：身上変更手続きや有休申請も、今までは申請用紙を印刷して手書きし、それを上司に渡してハンコをもらうという流れでしたが、上司が忙しいと渡しにくいという課題がありました。「申請ボタンを押せば、上司は都合のいいタイミングで承認すればいいですよ」という風に伝えられたのはよかったですね。

森谷さん：年末調整は紙と比較すると極めてラクになりましたね。1年に1度しかやらないことを毎回完璧に覚えていませんし、法改正もあるため変更されることもあります。それをアンケート形式で回答していけば完了する形にできたため、紙を眺めて悩むことはなくなりました。

不足している書類を確認し、本人に「この書類が漏れているのでくださいね」と伝えるくらいで済むので、ラクですね。SmartHRのテレビCMで言っていた「仕事の無駄よ、さようなら」そのものですね。

入社手続きに関しても、紙でやりとりしていると雇用契約書の締結に時間がかかるため、職員は入社まで不安だと思うんですよね。とくに学生の方はより不安だと思います。手続き自体の短縮化だけでなく、タイムリーに進捗把握できることで、お互い安心感をもってやりとりできるのはよい点ですよね。

北さん：名前や住所変更など、身上変更手続きをSmartHR上でスムーズにできるようになりました。また、通勤車両や制服などの貸与品などの情報もSmartHRで一元管理しています。

森谷さん：医療業界って、制服やジャージなど、貸与品が多いんですよ。北が誰に何を何枚貸しているのかをSmartHR上で管理し、整備してくれたのは助かりました。

北さん：最初に案内いただいた操作方法の説明動画はもちろん、ヘルプページもよく活用しています。検索すると欲しい情報にたどりつけますし、わかりやすいです。それでも困ったときはチャットサポートに問い合わせて解決しています。

時期によっては少し待ち時間がありますが、解決するまできちんと対応いただけるので、とてもありがたいです。

森谷さん：導入後の変化という意味でいうと、効率化のほかに、2つあります。1つ目が、データの一元管理ができるようになったこと。担当が必要なときにSmartHRにアクセスすればよくなり、これまで紙で確認していた環境から比較すると圧倒的に便利になりました。

2つ目が人事労務の仕事が見える化されたことです。我々の規模ですと、まだまだ管理部門に関わる人員は少ないです。さまざまな業務を兼務するなかで、誰が何をやっているかが見えにくかったところがクリアになりました。

北は自分でSmartHR導入を進め、このような変化を生み出してくれました。彼女の実績が見える化できたのもよいですね。

北さん：部門長の方向けに職員名簿を作成し、最低限の情報を閲覧できるようにしました。何かあったときにSmartHRにアクセスすれば部門長も部門のメンバーの情報を確認できます。

入社手続きなどの業務フローも標準化し、組織が大きくなっても対応できる体制づくりも進められた実感がありますね。

森谷さん：紙のやりとりは面倒ですので、現場の方もやるべきことを後回しにしがちだったと思います。しかし、SmartHRでやりとりがラクになると、言い訳できなくなるんですよね。カンタンに申請できますので。

今まで意識が希薄だったことも、IT化を進めることで職員の意識向上につながるんだな、という気づきがありますね。

北さん：職員名簿についてはまだできることがあると思っています。部門長が一部閲覧できるようになっていますが、職員自身でも閲覧できる情報があるので、もう少しアナウンスして現場でも使えるように工夫したいですね。

また、職員に近い距離を保ち、現場感をもちながら事業成長にもきちんとついていけるように努力したいです。そのためにはみんなが見るべきところを見える化し、現場でも納得感をもって仕事を進めていけるように改善していきたいです。

見えないと不安になり、「何をやっているんだ」とネガティブに捉える人もでてきます。隠しているわけではないのですが、事業が成長しているときこそ見せるべきところをしっかり見せ、改善が必要なところは真摯に直していくことが必要だと思います。

森谷さん：新型コロナウイルスの流行なんて、誰も予想していませんでしたよね。医療機関は比較的安定している業界ではありますが、それでも今回は大きなダメージを受けました。

これからは地域でオンリーワンの存在になり、必要とされる診療所を目指して成長する必要があります。そのためには現場の専門職だけでなく、管理部門の強化も図り、双方の両輪をまわさなければなりません。医療業界の枠にとらわれず、新しい管理部門を構築していきたいですね。