1人体制の年末調整工数を半減。労務のペーパーレス化の第一歩

有限会社リフォーム館は広島県広島市に本社を置き、洋服の修理・お直し・リフォームを扱う衣服裁縫修理業を展開しています。

全国に展開している事業所、工場の従業員を含めた約300名分の労務業務を担当者1名で対応する体制に課題を感じていました。導入前の課題や導入後の変化について、経理の種清さんにお話を伺いました。

たった1人で300名分の年末調整の書類と向き合う

—— SmartHRを知ったきっかけを教えてください。

種清さん：SmartHRはコマーシャルを拝見していたので、認知はしていました。しかし、当時は具体的な商品やサービスについては知りませんでした。

はじめてSmartHRの営業担当さんからのご連絡で説明を受けたときによいイメージがもてたので、後日ミーティングを設定してもらい、詳しく教えてもらいました。

—— ありがとうございます。SmartHR導入以前はどのような課題がありましたか？

種清さん：私が一番負担に感じていたのは年末調整ですね。毎年、年末調整の時期には、各事業所の従業員を含む、300名弱の年末調整の対応を私が1人で担っていました。その時期は毎日が書類との戦いです。

書類の準備、各事業所や工場への発送はもちろんですが、都度提出される書類の確認作業が大きな負担でした。提出されてくる書類のタイミングが読めない上に、到着したものはなるべく早く確認を進める必要があるため、1日の業務スケジュールが書類の確認作業に振り回される状況でした。

毎年同じように年末調整には悩まされていたものの、なかなか抜本的な改善ができずにいました。

（種清さん）

—— SmartHRを選んだ決め手を教えてください。

種清さん：年末調整の負担を削減できるイメージが湧いたのが大きいです。とくに書類の準備から従業員への郵送手続きが負担だったので、SmartHRに切り替えることで作業自体がなくなるのは魅力的でした。

そのほか、文書配付機能も便利だと思いました。決して件数が多いわけではないですが、契約書や各種証明書の発行も紙で対応していました。これも年末調整同様、ペーパーレスで対応できる体制を作りたいと思っていました。

—— SmartHRの導入はスムーズに進みましたか？

種清さん：想定よりもスムーズに進んだと思います。弊社は幅広い年齢層の従業員がいるので、スマートフォンの操作に慣れていない人にとってはハードルが高いかもしれないと考えていました。

導入直後は「メールが届かない」「ログインができない」などの問い合わせが届く場合がありましたが、徐々に少なくなりました。事業所内で従業員同士が操作を教え合ったり、従業員のご家族がログインなどのサポートをしてくれるケースもあり、運用は問題なくスタートできました。

ペーパーレス化で年末調整の対応が50%の負担軽減に

—— 導入後の変化を教えてください。

種清さん：期待していたとおり、年末調整の工数が大幅に削減できました。体感で50%ほど負担が減ったと感じます。

導入以前は、提出される書類に必要な情報が記入されていないケースがありました。とくに税制改正による年末調整書類の仕様変更があると、従業員にとって正確な情報を記入するハードルが上がります。

結果、書類の記入漏れの確認や書類の返送などの工数がかかっている状態でした。

SmartHRの年末調整ではアンケートフォームに回答する仕様で、従業員にわかりやすく記入を促してくれるので、迷うことが少なくなりました。

—— はじめてのSmartHRでの年末調整でしたが、操作感はいかがでしたか？

種清さん：画面に慣れるために、本運用前に仮データで運用テストを実施したのですが、そのときから操作に迷うことは少なかったですね。

本運用もスムーズに進みました。とくに原本確認がSmartHR上で完結できるので、記入情報の正誤確認作業の負担も軽くなった感覚です。

—— 文書配付機能ではどのような書類の対応をしていますか？

種清さん：現在は労働条件通知書、就業証明書、給与見込み証明書の発行がメインです。

弊社は扶養の範囲内での勤務をするパートタイマーが多く、不定期で給与見込み証明書の対応が発生します。SmartHR導入前は給与見込み証明書を紙で発行、封入、郵送の工数が都度発生していました。

現在では、依頼が来たら、発行から従業員へ届けるまでをSmartHR上で完結できるのでスピーディに対応できます。

年末調整の負担軽減に満足。今後もペーパーレス化を推進へ

—— 今後はどのようなことに取り組んでいきたいですか？

種清さん：これまで負担に感じながらも、人事労務領域の効率化は後回しにしがちでした。今回、SmartHRを導入して、はじめてのペーパーレスでの年末調整を終えましたが、率直に「もっと早く使えばよかった」と思うほど、負担軽減に満足しています。それでも今回は、手探りで運用していたので、来年はもっとスムーズにできるのではないかとワクワクしています。

今後はさらに他の人事労務業務のペーパーレス化を推進できたら嬉しいです。一気に改革を進めるのはなかなか難しいですが、優先順位をつけて対応していくつもりです。

ーー引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。