年間600時間削減！ 住友電工グループを支えるSEIプロスタッフスの年末調整電子化とSmartHR活用法

本日はSEIプロスタッフスさまにお邪魔しております。かなり長いことSmartHRを使っていただいているので、実際使ってみてどうなのかというリアルなフィードバックをいただきに参りました。

一言で言いますと、業務のデジタル化が必須の状況でした。給与明細や従業員からの情報申請、そして年末調整などをデジタル化しなければならないという中で、SmartHRさんのサービスを拝見し、これらが1つのサービスで完結できる点が、導入を決めるきっかけとなりました。

他社サービスとも比較されたと思いますが、最終的な決め手は何だったのでしょうか。

SmartHRさんには「3つのいい」があると思っています。1つ目は「人がいい」、2つ目は「機能がいい」、そして3つ目は「センスがいい」です。

「人」と「センス」を評価していただけるのは、サービス導入の軸では聞けない観点なので非常に嬉しく思います。

年々複雑化する年末調整において、紙での申告は限界を迎えていました。そのため住友電工グループの課題として、大規模な人数を対象とした年末調整の電子化を必ず実現したいという想いがありました。

その際、SmartHRさんの「アンケートに答えるだけで申告書が完成する」というキャッチコピーが非常に魅力的で、強く惹かれました。

年末調整の機能は、私も2016年から開発に携わってきました。年々複雑化していく中で、ユーザーに複雑さを感じさせない画面設計には特にこだわってきた部分ですので、そこを評価していただけたのは開発者冥利に尽きます。

従業員数450名規模の関係会社で1年間の効果を測定したところ、年間で600時間の工数削減を達成できました。SmartHRは、どのメニューをどれくらい使ったかが数値化しやすいため、効果検証が非常にスムーズな点も素晴らしいと感じています。

600時間の削減は素晴らしい効果ですね！

年末調整の時期になると、私自身がSmartHRの皆さんと同じくらいシステムを開いています（笑）。

実際、チャットボットやカスタマーサクセスの方に毎日のようにメールをするのですが、歴代の担当者の方も含め、とにかくレスポンスが早いです。

そして何より「できません」と言われたことがありません。「その方法では難しいですが、こちらの方法で実現できませんか？」と必ず代替案を提案してくださいます。

弊社のサポート体制から、社内展開のヒントを得ていただけているのは面白い視点ですし、我々もとても誇らしく思います。

今回は「使いにくい点もぜひ聞き出して欲しい」というお達しを受けております（笑）。今後の改善に向けて、耳の痛いお話もぜひお伺いさせてください。

では、2点お伝えさせていただきます。1つ目は「従業員情報申請」機能についてです。

例えば、従業員が引っ越しをして家賃補助申請を提出した際、人事側で「何月の給与から金額を変更するか」という後工程の処理メモを残す箱（入力欄）が現状ありません。

その情報が従業員側にも「6月から新しい手当に変わります」などの連絡事項が自動で伝わるようになると、やり取りがさらにスムーズになると感じています。

なるほど。申請内容だけでなく、その後の処理スケジュールを共有できるメモ機能と従業員の方への通知機能ですね。御社の規模感だとそのやり取りの負荷は大きいですよね。

実際に、日々使わないと出てこない観点なので非常に参考になります。

2つ目は、シェアードサービス部門ならではの課題ですが、SmartHRは1社1テナントの構造になっているため、グループ間での出向や転籍、兼務が発生した際、従業員がそれぞれのテナントで申請し直す必要があります。

許される情報に関しては、テナント間で横断的に共有・確認できるようになると、従業員・シェアードサービス側の双方にとって非常に大きなメリットになります。

本当に耳が痛い、そして重要なご指摘です。転籍・出向の管理はシステム構造的にも難易度が高く、社内でも長期にわたり検討を重ねています。

マスタデータが複数できてしまう問題は、私たちが目指す「信頼できる単一の情報源」という人事データベースの理想において、必ず解決しなければならない課題です。お時間をいただく部分もありますが、しっかりと受け止めて開発に生かしていきます。

ちょうど今、SmartHRさんの「給与計算」と「勤怠管理」の機能をトライアル利用しています。

昨年リリースさせていただいた勤怠・給与機能をさっそくトライアルしていただいており、とても嬉しいです。

私たちも勤怠・給与機能をリリースした背景には、点での効率化から、人事・労務の業務全体を「面」で効率化していくという思想がありました。まさにその方向性と合致する御社の試みに、非常にワクワクしています。

グループ外の給与計算を受託するという、当社にとっても全く新しい挑戦です。住友電工の社会貢献活動に、私たちSEIプロスタッフスがバックオフィスの面から参画できる。これが実現できれば、我々もこれまでとは違った大きな達成感が得られるのではないかと考えています。

素晴らしい取り組みですね。御社のその新しい挑戦と社会貢献を成功させるため、私たちも全力でサポートさせていただきます。引き続き、よろしくお願いいたします！