多店舗展開の労務DX！さわやかに学ぶ、年末調整・メッセージ機能で実現する業務効率化

 弊社は「炭焼きレストランさわやか」というファミリーレストランを静岡県内で35店舗運営しております。来年2027年には創業50周年を迎えます。従業員は正社員が約180名、パートナーさんと呼んでいるパート・アルバイトの方が約1800名、合計で約2,000名が在籍しています。

私たちの企業理念には「レストランに来て、ハンバーグを食べていただくことで元気になっていただきたい」「地域の人にとってかけがえのない店になりたい」という思いが込められています。お客さまに「さわやかに行って楽しかったな」という思い出を残していただくためには、やはり人の力が不可欠です。

そのため人事労務課としては、3つのゴールを目指しています。

一つ目は、働く方が笑顔で生き生きと仕事ができるようサポートすること。二つ目は、信頼される存在であること。三つ目は、経営陣に対して戦略的な提案やリスク管理を行える部署になることです。

大きな問題点として、紙中心の業務であったこと、手作業による確認に多大な時間をかけていたことが挙げられます。

また、パートナーさんから何か確認事項や不明点があった際、直接やり取りをするチャネルがなく、必ず店長を経由して伝言するしかありませんでした。そうするとタイムラグが発生し、伝言ゲームのようになってしまって本当に言いたいことが伝わらない問題がありました。

さらに、人事労務への相談ハードルが高く、顔を見たことがない本社の固い部署というイメージを持たれており、困りごとがあってもどう相談していいか分からないという状態でした。

一番は年末調整です。紙の運用では1人につき4、5枚の書類が発生します。本社で用意して店舗へ送り、店舗で書いて回収し、また本社に送り返してもらう。日数もかかりますし、間違いがないかのチェックも大変でした。

回収した後は年末調整ソフトに取り込むために、いったん表計算ソフトに手入力をしていました。当時、人事労務担当はほぼ1人だったのですが、年末調整の時期だけは応援のパートさんを含めて15名体制で対応していました。

 年末調整は年に1回なので、そもそも書き方がよく分からないという声が多かったです。環境が変わった方が店長に書き方を相談しても、店長自身も分からない。結果的に、保険の控除書類だけが送られてきて何も書かれていなかったり、全く違うことが書かれていたりということが頻発していました。

 当時の上司が前職でSmartHRを使っていて「すごく使いやすくて年末調整も楽になるよ」と知っていたことがきっかけではありました。ただ、私たちが一番重視したのは「使いやすさ」です。

高校生でアルバイトが初めてという方から、70歳近いパートナーさんまでいらっしゃいます。そういった幅広い年齢層の皆さんが迷わず使いやすいシステムにするべきだという思いが最初からありました。

全員が使う機能としては、給与明細の発行、年末調整、源泉徴収票の発行です。その他にも、住所や氏名などの従業員情報の変更申請、そしてインフルエンザ予防接種の補助申請などにも活用しています。また、より細かいやり取りにはメッセージ機能を使っています。

 2020年の年末調整をSmartHRで行うことを目標に、10月中旬からログインの呼びかけを始めました。当初はメールアドレスでのログインを検討したのですが、長く在籍しているパートナーさんは家電番号しか登録がなかったり、メールアドレスを把握していなかったりしたため、一斉収集は難しいと判断しました。

そこで、社員番号をアカウントにし、初期パスワードを全員共通にして、QRコードを読み取ってログインしてもらう方法を採用。結果として、1か月半ほどで約94%の従業員がログインを完了させることができました。

パソコンやスマートフォンの操作が苦手な方も多いと分かっていたので、まずはエリアごとに店長を集めて操作説明会を行いました。

工夫した点としては、私たちが一方的に説明するのではなく、簡単なマニュアルを渡して「まずは店長自身でやってみて、分からなければ周りの店長に聞いてみてください」という形式にしました。

店長同士は仲が良いので、操作が得意な店長から苦手な店長へ教えるという、楽しい雰囲気で進められたのが良かったと思います。操作に慣れた店長が、自分の店舗に戻って社員やパートナーさんに教えるという流れが作れました。

社員番号でログインはできたのですが、その後、文書配付機能などを使うにあたっては、やはりメールアドレスを登録してもらう必要がありました。しかし、なかなか登録してもらえなかったり、メールが届かなかったりして、後からメールアドレスを収集するのには苦労しました。

現在は、年末調整など従業員が必ずSmartHRを開くタイミングで「メールアドレスを登録すると便利ですよ」と根気よく告知を続けています。また、新入社員には最初からメールアドレスで招待を送るようにして解決しています。

一番分かりやすいのは、年末調整時期の残業時間の削減です。導入前は、担当メンバーの合計残業が419時間も発生していました。しかし、SmartHRを導入した2020年の12月は、担当メンバー4名で残業時間は合計109.65時間にまで激減しました。

残業時間が減ったことで、他の業務に着手できるようになりました。具体的には「リアル人事相談会」を実施しています。

我々が実際に店舗へ赴き、休憩時間などに「ここで簡易相談会を開催しています」と看板を立てて待機します。電話をかけるハードルをなくし、直接顔を合わせることで、「そういえば」と思い出したように生の声を拾えるようになりました。そこから、他の店舗でも共通して抱えている会社の課題を発見し、解決に繋げています。

また、年4回の「コンディションアンケート」も実施しています。以前は回収して終わりになっていた時期もありましたが、今はその声を深掘りして、ヒアリングや解決に向けた働きかけができるようになりました。

「気軽に話せるようになった」「相談のハードルが下がった」という声をよく聞きます。対面で話を聞くことで、「会社からケアされている」という安心感を持っていただき、働きやすさに繋がっていると感じています。

先ほどもありましたが、全てのやり取りを店長経由で行っていました。しかし店長は忙しく、従業員と勤務時間が合わないこともあります。伝言ゲームになり、時間もかかり、伝えたいことが正確に伝わりづらい状況でした。

従業員と直接やり取りできるようになったことで、個人情報を含む書類のやり取りが安全に行えるようになりました。

また、産休・育休中の社員との連絡にも非常に役立っています。休業中は孤独になりがちですが、担当者と直接気軽に連絡が取れる環境を作ることで、復帰への不安を解消できています。心身の不調でお休みしている社員に対しても、不安にさせない適切なコミュニケーションが取れるようになりました。

パートナーさんたちは普段からチャットアプリを使い慣れているので、メールのような堅苦しい定型文ではなく、チャットのような気軽な言葉遣いで「ここが分からないので教えてください」と質問をいただけるようになりました。スピーディーかつ正確に情報が伝わるようになったのが大きなメリットです。

 SmartHRにはまだ使いきれていない機能がたくさんあります。例えば、最近使えるようになったグループ機能です。店舗の中でのグループを作り、ランチメンバーとディナーメンバーなど、勤務時間が違ってすれ違いがちなスタッフ間の情報共有やコミュニケーションを活性化させたいと考えています。

また、個人が持っているスキルや、できるポジションの情報を可視化し、誰でも見られるようにすることで、社内で活躍できるチャンスを広げていきたいです。

メッセージ機能で労務担当とアルバイトの方が直接やり取りをされる際、店長が蚊帳の外になってしまい、現場で不安を抱くことはありませんか。事後共有の工夫について教えてください。

手続き自体は私たちが直接行いますが、店長に知っておいてほしい配慮事項については、後からサマリーとして伝えるように意識しています。例えば、休業に関するやり取りをした後、「こういう制度を利用することになりました。復帰後の休みの取り方や、無理に働かせないように気をつけてください」といった要点だけを店長に共有し、現場での教育やケアを含めて進められるようにしています。

 コンディションアンケートを実施する際、回答者が特定されることを恐れて本音が出ないことはありませんか。「犯人探し」にならないための工夫があれば教えてください。

私たちも非常に気を使っている部分です。アンケートを実施する際、営業部長やエリアマネージャーにはコメントが公開される可能性があることを事前に明記し、同意を得るようにしています。

ただ、内容からある程度誰が書いたか察しがついてしまうこともあり、犯人探しのような雰囲気になってしまう懸念は常にあります。そのため「会社を良くするためのアンケートであり、犯人探しが目的ではない」ということを現場に繰り返し訴えかけています。完全な解決策があるわけではなく、私たちも手探りで悩みながら情報交換をして進めているところです。