こんにちは。SmartHR ガイド編集部です。SmartHRをご活用いただいている企業さまへ、導入に至った背景やご活用方法を伺うインタビュー企画。今回は、繁忙期になると正社員・アルバイト含め80〜100名ほどの採用を行う、株式会社ヨックモックホールディングスさまです。

紙での対応により煩雑になっていた入社手続き業務の効率化を果たすためにSmartHRを導入いただきました。どのように業務改善を図ったのか、ご担当者さまに話を伺います。

髙橋さん：多店舗展開という事業モデルでありながら、今までは雇用管理を紙で行っていました。そのため、雇用契約書などの書類を各店で記載し、後日回収するというフローで運用しており、営業スタッフによる回収の時間であったり、書類紛失、記入漏れなどの無駄や課題を抱えている状態でした。

さらには、そもそも勤務開始後に雇用契約を結ぶというフロー自体にも改善の余地があり、いかに効率的に雇用契約回りの管理をするかが課題でした。

加藤さん：たしかに、入社前後のフローが煩雑になってしまっていましたね。ほかには、給与明細をドットプリンターで印字後に、各部門や店舗ごとに仕分けして、発送していたことが課題でした。

また、マイナンバーに関しては、回収を外部業者に委託していましたが、マイナンバーを提出せずに退職されてしまう方もいて、回収が困難になってしまうことも。SmartHRを導入することで回収率を上げて、年末調整の効率化を図りたいと考えていました。

髙橋さん：はい、特に効果が見られたのがアルバイトの採用業務です。採用連絡から就業開始まで時間が限られているので、雇用契約書締結に向けて管理画面上で進捗を確認できるのはありがたいです。それにより連絡方法や頻度の判断ができるので、効率化につながっています。

また、入社・入店時に必要な書類の記入・回収にかかる時間の削減により、いち早く業務に必要な研修へと進めるのも利点の1つです。加えて、退職予定者の一覧を出せるので、退職届の回収漏れ防止にも役立っています。

菊地さん：今までは入店時の業務窓口が店舗だったのですが、人事に集約し、一元管理することで、入社前にすべての手続きを完了できるように取り組んでいます。

加藤さん：入社・退社以外の面では、給与明細の印刷・配布にかかっていた時間が、大きく短縮されました。マイナンバーの回収においても、その効果は感じています。

加藤さん：総務グループでは、関係する部署への導入前のアナウンスを“どれだけ丁寧にできるか”に主眼を置いて取り組みました。従業員からの問い合わせにも迅速に対応できるように注力していました。

髙橋さん：加藤さんの言うように、導入の際には、総務グループの方で説明会を複数回開催してくれたことを覚えています。導入当初こそ問い合わせがありましたが、周知・定着はうまくいっていたように思えます。

また、雇用契約の手続きについては、重要かつ万が一誤った処理をしてしまった際の責任が担当者個人に向かないよう、万全を期してダブルチェック体制で運用しています。今後は、そういった点も含めて、SmartHRの機能を理解しているスタッフを増やしていき、全体のフローを随時改善していきたいです。

加藤さん：店舗や営業担当のペーパーワークが減ったことが、非常に好評です。

また、人事データベースとして迅速に検索できる点も非常に助かっています。それだけではなく、明細をウェブで配信可能なこと、入社書類をスムーズに回収可能なことも業務の効率化に大きな貢献をしていると考えます。

髙橋さん：細かな問い合わせを受けることはありますが、特にトラブルもなく順調に運用できている印象です。店舗からは「自店舗でアルバイト契約の管理をしたい」という声も多いため、雇用契約情報を店舗と共有するなど工夫をしています。

導入後は人事データベースの検索性が格段に向上したので、従業員情報を把握するスピードが上がりました。UI（ユーザーインターフェース）がとてもわかりやすいので、使用ハードルが低い点が魅力的です。

私たち採用チームから総務への連携は、まだまだ改善の余地があると考えています。いかに早く入社予定者の情報を回収するか、引き続き改善していきます。

髙橋さん：1年の中で雇用に波があるのは、今後もある程度見通しがつくため、より効率的に契約を進められる形をつくることですね。そして適宜、従業員情報をデータとして活用して、部門または店舗の安定稼働、そして戦略推進のための人事施策につなげていかなければならないと感じています。

加藤さん：そういった点を含めて、SmartHRと弊社で使用している各システムとの連携がスムーズになると、より業務効率が向上するのではと考えています。

菊地さん：私の方では、繁忙期における入社管理や進捗管理の対応が課題と考えています。採用の繁忙期になると、正社員・アルバイトの方を含めて、80～100名くらいの方が入社されますので。

髙橋さん：新型コロナウイルス感染症の流行を機に、働き方が大きく変わりました。我々としても様々なことを見直さねばならず、現在の在宅と出勤をミックスした働き方もその一環です。

これまで弊社では対面で会話を交わしながら情報共有をしておりましたので、部門状況の共有・把握も今では少し難しくなってきました。その解決のために、様々なツールを使いながら定性情報を定量化して、状況や課題を捉えて人事施策に変えていく。それによりヨックモックで働く皆さんがイキイキと働ける会社に近づけていきたいです。

加藤さん：私は従業員がより安心して働ける会社にしていきたいです。そのために、会社や従業員のコンディションをしっかり捉えて、適切な施策を打っていきたいと考えています。

各種規程の整備や安全衛生面でのフォローなど整えるべきことはまだまだあります。我々は特に店舗と物理的に距離がありますので、現場を理解しようとする姿勢はとても大切です。お互いにコミュニケーションを取ることで、目的を揃えて協力し合える状態を作りたいですね。

また、業務の中で個人情報に触れる機会も多いため、機密保持の仕組み・意識も徹底して、総合的に安全・安心につなげていきます。

菊地さん：採用や人材の定着を通して、お客様へ提供できる価値を高めていきたいです。

例えば店舗であれば、販売するための人材が揃わないと既存スタッフに無理が出てしまいます。私たちは商品だけでなく、接客サービスでもお客様に素適な体験を提供したいと考えていますので、市場に合わせた採用活動の工夫、そしてタイムリーな情報管理は必須です。そのためにも、SmartHRのような効率化できるツールをうまく活用して、採用候補者や働く皆さんのために使う時間を確保していきたいです。

菊地さん：人事・労務に関するフロー構築やヨックモックにとって何が最善かをぜひ、一緒になって考えていただけると嬉しいです。

加藤さん：閲覧権限などのセキュリティをより細かく設定するサポートをお願いしたいですね。例えば、雇用契約書を店舗でも確認できたらスムーズになるため、店舗責任者のみが閲覧できるなどの機能があればぜひ活用したいです。ほかにも、雇用条件の変更があった場合に、ひと目で変更箇所の確認ができると助かります。

髙橋さん：まだまだ活用できていない機能が多いので、採用から入社、その後も含めた全体のフロー改善や、取り組みのヒントをいただけるとありがたいです。