月平均20時間の残業がゼロに。システム一元化で実現した管理業務の効率化

1995年設立のエクスコムグローバル株式会社は、「イモトのWiFi」で知られるモバイル通信事業者です。

2019年にメディカル支援事業を立ち上げ、美容内科を中心とする医療機関「医療法人社団 直悠会 にしたんクリニック」の運営を支援しています。近年は、不妊治療を専門とする「にしたんARTクリニック」の運営および開業支援にも力を入れており、とくに医療従事者の採用をサポート。同社は人員が急増するなかで労務業務の工数が大幅に増加し、管理部門に大きな負担がかかっていました。

そこで2025年にSmartHRを導入し、それまで使用していた複数の人事・労務システムを一元化。業務効率を大幅に改善しました。その背景と導入後の取り組みや得られた成果について、取締役 管理部部長 武井さんはじめ、5名の管理部門の方々にお話を伺いました。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【取材した人】
・取締役 管理部 部長　武井さん
・管理部 マネージャー　北村さん
・管理部 総務グループ グループリーダー　小原さん
・管理部 総務グループ　手塚さん
・管理部 総務グループ　福井さん
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

武井さん：以前は「従業員データの管理」「申請の作成・承認」「給与明細の発行」といった管理業務を、異なるシステムで処理していました。それによる作業効率の悪さを感じていましたし、従業員から問い合わせがあった際、その都度、各システムの管理画面を開かなければならず、その手間も煩わしいものでした。

さらに、「雇用契約の締結」「マイナンバーの管理」「出産予定の報告」など、紙ベースの管理業務も多々ありました。とくにメディカル支援事業の採用数が急増するなかで、雇用契約や各種申請などにかかる業務負担を軽減するために「労務システムの一元化」と「紙の業務からの脱却」は喫緊の課題でした。

北村さん：近年、当社では美容施術や不妊治療を展開する「にしたんグループ」のメディカル支援事業に力を入れており、そのための人材獲得を強化しています。この1年ほどは毎月20名前後をキャリア採用していて、2026年4月には新卒と中途をあわせて約100名を採用しました。

不妊治療を専門とするにしたんARTクリニックは、働く女性が無理なく通院できるように「平日夜22時まで、休診日なし」で運営しているため、一般的なクリニックよりも多くの人員を配置しています。

現在、にしたんARTクリニックは全国に13院あり、2026年度中に新たに1院が開院予定です。それに伴い、今後も医療従事者の採用には一層力を入れていく予定です。

小原さん：採用が増えれば、雇用契約や保険加入の手続きもその分だけ増え、処理に追われるなかで記入や転記のミスも起こりやすくなるのが予想されます。とくに紙ベースの申請では、住所や口座番号の転記ミスなども考えられます。また、従業員が増えれば、記入間違いのある書類も増えていきます。

北村さん：加えて、詳細な組織図がないのも問題でした。急激に人員が増加しているなか、クリニック間の異動なども頻繁にあるため、誰がどこに所属しているのかタイムリーに全社共有できない状況になっていました。採用担当者が「あと何人採用すればいいのかわからない」と困惑することもしばしばあり、人員配置の情報共有は大きな課題でした。

武井さん：やはり、人事・労務に特化している点に惹かれました。さまざまなシステムを比較検討するなかで、管理画面が最も見やすく、使い勝手のよさを感じました。

また、各社の営業担当の方とお話しするなかでも、SmartHRの営業担当の方がいちばん親身になって話を聞いてくれました。長いお付き合いになりますから、システムの機能性はもちろんですが、担当者の人柄や熱意も個人的には重要だと考えています。

小原さん：クリニック運営に関しては、主に当社所属の従業員が受付やバックオフィス業務を担当し、医療行為は医療法人社団直悠会に所属する医療従事者が担っています。

SmartHRを導入する際、業務でITやデジタルツールの活用に慣れている当社所属の従業員にまず展開した後、医療従事者へと展開しました。2段階で導入を進めたことで、医療従事者の間では「SmartHRの使い方で迷ったら、エクスコムグローバル所属の社員に聞く」という流れが自然とできました。

結果として、全社的なレクチャーや説明会を開くことなく、SmartHR社からいただいたマニュアルを少し改変して展開しただけで、スムーズに運用段階へと移行できました。カスタマーサクセス担当の方も「想定よりも随分早いスピードで運用開始いただけた」と驚かれていました。

手塚さん：まず紙ベースの業務がなくなり、業務効率が格段に向上しました。たとえば、雇用契約書はこれまでレターパックで入社した方へ郵送し、記入後に返信用封筒に入れて返送してもらう方法でした。電子化されたことで、まずこのやりとりが不要になりました。

申請業務も、通勤経路や給与振込口座を変更する際は、これまで従業員から紙で提出された申請依頼を私たちがシステムに手入力するというフローで、人的ミスが発生することがありました。書類に不備があった場合は、従業員に確認のうえ書類を再送してもらわなければいけませんから、そうした手間がなくなったのはありがたいです。

小原さん：紙の申請業務で大変だったのは、なんといっても「回収」の工程です。日々の業務に追われて、必要書類を期限までに提出できない従業員もいます。以前は、本人やその上長に催促の電話をかけたり、個別にメールを送ったりしていたのですが、いまはSmartHRで提出依頼や、不備があったときも差戻しできるのが便利ですね。

福井さん：私はアルバイトの契約書をデジタル化できたのが、本当に助かっています。原則、当社では有期雇用なので、おおよそ3か月から半年に一度程度のペースで、各拠点のアルバイト従業員に契約更新のための書類を郵送していました。記入後、会社控えを本社に返送してもらい、それをファイリングして物理的に保管するという流れです。

そうした作業がいまSmartHR上で完結し、管理部全体でのレターパックの使用料や紙の保管コストが大幅に減ったのも見逃せないメリットです。

手塚さん：全体的に以前のシステムよりも使いやすいと感じています。

給与明細については、以前のシステムだと不要な項目が残ってしまうのが気になっていました。たとえば「家族手当」が付かない従業員の給与明細にも、項目が空白のまま残ってしまう仕様です。

SmartHRの「給与明細」は必要な項目だけが整列されて表示されるので、視認性がよいと感じます。明細を受け取る従業員の視点でも、そういった細かいところまで配慮されているのが気に入ってます。

小原さん：各種機能のカスタム項目が充実しているのも、SmartHRならではの特徴ではないでしょうか。

たとえば「従業員情報申請」では、選択項目をプルダウン形式で設定することで、ITやデジタルツールの操作に不慣れな従業員でもワークフロー申請をしやすいように整えられます。個社の状況にあわせて細かく設定できるので、従業員も使いやすいと感じてくれているのではないかと思います。

手塚さん：個人的にSmartHR導入の一番の成果は、申請内容を従業員データと紐づけて一元管理できるようになったことです。

以前は別のタレントマネジメントシステムを利用していて、当時の申請システムとの間でデータ連携はできていたのですが、どこかツギハギという感じが否めませんでした。人事・労務システムをSmartHRに一元化したいまは、口座番号、各種保険、マイナンバー、通勤経路、給与の内訳といったデータが「従業員データベース」に蓄積されていきます。

小原さん：蓄積された従業員情報をベースに、組織図として全社展開できるようになったことも大きな成果です。以前は管理部しか見ることのできなかった「給与」や「通勤経路」などの情報を、現在は権限管理のうえ管理者クラスも閲覧できるようにしました。結果として、従業員情報に関する管理部への問い合わせは大幅に減りました。

また、私と手塚、福井と3名で実務を担当しているのですが、異動が増える繁忙期には月平均で20時間ほど残業していましたが、SmartHR導入後は残業がほぼなくなりました。今年の4月の約100名の入社手続きもスムーズに進められました。

北村さん：組織図が展開されたことで、緊急時などにクリニック間でスタッフの勤務調整をしやすくなったと聞いています。また、マネージャー目線では、「スキル・資格・研修」機能を使って従業員の資格情報も閲覧できるようになり、キャリアアドバイスもしやすくなりました。とくに医療スタッフは保有する資格数が多く、給与体系にも関わるので、人材育成の観点でも従業員情報の整備は有用だと思います。

北村さん：今後は、賞与査定や人事評価の業務で、SmartHRを活用していきたいと思います。

現在、評価は半期ごとに各部署のマネージャーから送られてくる表計算ソフトをこちらで集約して管理しています。当然、その工程でミスも発生してしまいますし、今後、さらに人員が増えれば表計算ソフトでの管理が難しくなるはずです。

おかげさまでSmartHRに人事情報を集約できたところなので、ここに人物の長所や特性といった情報も載せていきたい。その情報をクリニック間の異動の判断材料にしたり、あるいは私たち管理部のほうから適任の人材を推薦したりということもできるかもしれません。

武井さん：今後、さらにクリニック運営の人材採用が加速していくはずですから、評価に関する情報もSmartHRに蓄積していきたいですね。

それができれば、労務・管理業務の役割や価値を一段階上のステージへと引き上げることができるのではないでしょうか。また、勤怠管理や給与計算などもゆくゆくはSmartHRに統合していけたらと考えています。

働くみんなが使いやすい「worker-friendly」

誰もが迷わず使いこなせる「worker-friendly」な世界。SmartHRが大切にしているこのビジョンについて詳しくご紹介します。