バラバラだった労務・勤怠・給与をSmartHRに集約。非効率な「当たり前業務」から脱却へ

鳥取・島根の山陰地方に約80の拠点（グループ会社を含む）を持ち、ガソリンスタンドやコンビニエンスストアなど多角化した事業を展開する株式会社ウミライ。経理以外のバックオフィス業務全般（人事労務手続き、給与計算、採用活動まで）を、少人数の経営管理部総務部が担っています。

「給与明細を電子化したい」がSmartHR活用の出発点でした。その後、年末調整・人事評価・文書配付と段階的に使い方を広げ、2025年末から2026年初にかけては勤怠管理・給与計算もSmartHRへ移行。「できれば全部集約したいと、部署内ではずっと話題になっていました」と語る経営管理部総務部の藤原さんに、その歩みと変化を伺いました。

藤原さん：経営管理部総務部で人事労務全般を担当しています。給与計算や勤怠管理、労務手続きから採用活動まで、経理以外のバックオフィス業務を幅広く見ている部署です。

導入前は、給与計算には汎用の給与計算ソフト、勤怠管理は合併前の2社がそれぞれ別々のクラウド型勤怠管理システムを使い続けており、労務関係は表計算ソフトなどで管理していました。給与計算は担当者3名体制でチェックしながら進めていたのですが、システムがバラバラなままだったので、いろいろと非効率な部分がありました。

藤原さん：一番の問題は、勤怠データを給与計算システムに連携するときの手間でした。2つの勤怠システムそれぞれからデータを書き出して、給与計算ソフトへ取り込むというまったく同じ作業を2回こなす必要があったんです。

さらに、システムが違うことで相互のミスに気づきにくい問題もありました。データを取り込んだ後に誤りが発覚すると、修正したものをまた取り込み直す手戻りが都度発生して、限られた締め期間のなかで相当な時間を取られていました。

藤原さん：年末調整は毎年大変でした。拠点の担当者に頼んで社内巡回のタイミングに合わせて書類を回収してもらうのですが、全拠点を回り切るのに1週間以上かかっていました。さらに戻ってきた書類を集計するのにまた1週間以上。しかも紙だと「書き方がわからない」という従業員も多くて、こちらで代わりに記入することも多かったです。

給与明細の配付も、郵送や持参で各拠点に届けていたので、当日中に手元に届かないこともありました。社会保険の手続きも、行政のオンライン申請サービスに給与計算の情報を手作業で転記したり、書類を労働局へ持参したりする場面がありました。

ただ正直に言うと、当時はそれが「給与計算・労務業務というものだ」と思ってやっていたんです。SmartHR上で完結できると知ってから、「あれだけ時間をかけていた作業が、こんなにシンプルになるのか」と、もっと早く導入しておけばよかったと思った部分が多かったです。

藤原さん：山陰エリアに約80の拠点がある会社なので、給与明細を郵送や持参で届ける体制に限界を感じていました。ほかのクラウドサービスとも比較検討しましたが、SmartHRなら今の状況を変えられると具体的にイメージできたことが、最終的な決め手でした。

当時は「まず給与明細の電子化ができれば」という気持ちでしたが、使い始めるとほかにもできることがどんどん見えてきて、後から少しずつ使い方を広げていった感じです。

藤原さん：次は年末調整です。紙での巡回・回収をなくしたいという一心でした。SmartHRで従業員が画面上で順番に答えていく形式になってからは、各自で入力してくれるようになり、経営管理部総務部で代筆することもなくなりました。

その後は人事評価の機能も使い始めました。合併を機に評価制度を見直すタイミングでもあったので、SmartHRへの従業員データ移行と同時に進めました。文書配付機能で契約書や入社手続きもSmartHR上で対応できるようになり、従業員は入社した日からSmartHRを使う体制が少しずつ整っていきました。気がつけば「後付けで、あれもこれもできるんだという感じ」で、使い方が広がっていきました。

藤原さん：従業員エンゲージメントへの意識が組織として高まるなかで、役員から従業員の状況を定量的に把握したいという相談がありました。その実現のためにHRストラテジープランへの変更を決め、従業員サーベイ機能の活用を開始しました。プランの変更により人事労務レポートなど活用できる機能の幅も広がり、データを経営に活かしていく土台が少しずつ整ってきています。

藤原さん：年末調整は大きく変わりました。全拠点への巡回・回収がなくなり、従業員が各自でアンケート形式で入力してくれるようになりました。手書きの際には記入ミスが目立っていましたが、SmartHRの年末調整にしてからはミスも減少しています。また、確認工数も削減できました。紙は1枚しかないので担当者同士で回しながらチェックしていましたが、データになると複数人が同時に画面で確認できるので、効率が大きく上がりました。

ほかにも社会保険の手続きも持参の手間がなくなりました。以前は行政のオンライン申請サービスに情報を手作業で転記したり、労働局へ書類を持参することもありましたが、今はSmartHR上で電子申請まで完結できるようになりました。「あの作業はなんだったんだ」と思うくらい、手続きの感覚が変わりました。

従業員データの扱いも、以前は内製システムに蓄まるだけで、そこから何かに活かせる状態ではありませんでした。SmartHRに集約されてからは、サーベイや人事労務レポートに連携できる形でデータが蓄積されるようになり、活用に向けた土台が整ってきたと感じています。

藤原さん：実は、SmartHRの導入当初から、勤怠管理機能がリリースされるのをずっと待っていたんです。2つの勤怠システムの運用は限界があるとわかっていたので、「SmartHRで勤怠もできるようになったら必ず導入しよう」と決めていました。

そして給与明細をSmartHRで配付している以上、給与計算もSmartHRでできれば連携の手間がなくなる。勤怠データも同じシステムで管理できれば、月次の締め作業から給与計算への連携が一気通貫になる。その形をずっと目指していました。

もうひとつ、集約を後押しした大きな要因がSmartHRへの信頼感です。私の経験上、ほかのサービスのサポートでは、問い合わせ窓口からさらに別の担当へ「たらい回し」になったり、サポート窓口へメールをしても返信がなかったりと、不安に感じるケースが多かったのです。

その点、SmartHRではチャットサポートへわからないことを相談すると、的を射た回答をスピーディに返してくれます。また、定型的な案内にとどまらず、弊社の利用状況を確認したうえで、「困っていること」に寄り添い、わかりやすく案内してくれる態度が印象的でした。

しかも、こちらからアクションしていないのに「お困りごとはないですか」と電話をいただくこともありました。そういう対応の積み重ねで、「全部SmartHRに任せたい」という気持ちが部署内で自然と醸成されたように思います。そして、待ち望んでいた勤怠管理・給与計算機能がリリースされたと知ったときは、嬉しかったです。「安心のSmartHR1本に人事労務業務を集約できる」と、迷わず導入を決めました。

藤原さん：労務管理・勤怠管理・給与計算をSmartHRに集約し、業務効率化と従業員データが自然に蓄積される仕組みが整いました。この基盤があるからこそ、次のステップが見えてきたと感じています。

まず従業員サーベイを活用して、従業員の満足度や組織ごとの特性を把握できるようにしたいです。データとして可視化されれば、役員も組織の実情を理解したうえで意思決定できるようになると思っています。

従業員が保有する資格やスキルをSmartHRで管理できるようになれば、「どの拠点にどういったスキルを持つ人がいるか」がすぐわかる状態をつくれます。これは総務部門だけでなく、現場の幹部の方々にも使ってほしい情報です。人事労務レポートも含めて、これまで「蓄めるだけ」だったデータを、組織づくりの意思決定に活かせるようにしていきたいです。

藤原さん：「だいぶ楽になるよ」とまずお伝えしたいです。サポートの充実による安心感がほかのサービスとの1番の違いだと実感しています。人事・労務の担当者だけでなく、すべての従業員にとって使いやすく、役立つ機能が多くあるので、自信をもってオススメできます。