少数精鋭で事業成長を支える。「先を読むバックオフィス」づくり

人事情報が紙やデータでバラバラ、探すにも時間がかかっていた

従業員が20名くらいの頃からSmartHRを導入いただいていますが、その背景を教えてください。

森田さん：人事情報が「その内容によって紙で管理しているもの」「データで管理しているもの」で分かれていたため、管理や更新に手間がかかる上、運用が煩雑になりがちだったことが課題でした。当初は社労士の方にサポートいただいていたのですが、そこでのやり取りでも、紙書類はFAXしたり、データ書類はメールしたりと手段もそれぞれで、毎回手間がかかっていたと聞いています。

労務業務だけでなく幅広いコーポレート業務を担当している森田さん

導入したのは創業2年目の2018年、従業員数が20名ほどの頃です。（※2020年10月時点では58名）給与計算や勤怠管理などの仕組みをゼロから作るためにコーポレート部ができた時期で、バックオフィスの強化に注力していました。

事業の拡大を見据え、早期に「攻めるバックオフィス」の土台を作る

従業員数が20名の頃からバックオフィスの強化を進めていたんですね。

森田さん：そうですね、これからの事業拡大を見据えて、前倒しで強固な土台づくりを進めていました。バックオフィスの業務を効率化するためのサービスは、「いつ導入するか」が鍵だと思っています。「あったら便利だけど今はまだ……」と先延ばしにしていると、いざ必要に迫られたときに導入にあたっての導入負担も増大します。ですので、コーポレート部を本格的に立ち上げる時に合わせていち早く導入し、従業員のみなさんが安心して仕事に打ち込める環境をつくるようにしました。

導入の際に他社サービスとの比較はしましたか？ 導入の決め手は何だったのでしょうか。

森田さん：導入時の担当に確認しましたが、ほとんど比較しなかったそうです。人事労務のサービスは、従業員の情報を扱いますし、手続きにもミスが許されません。ですから、サービスの信頼性を重視し、同業や同規模の企業さんの導入社数が多く、以前から評判も良かったSmartHRを選びました。

従業員数が3倍に増えても1人で対応可能に

森田さんは労務だけでなく採用人事や広報も兼任していますよね、しかも労務は未経験からのスタートでしたが、かなり大変ではなかったですか？

森田さん：労務業務の引き継ぎ期間は大体1ヶ月弱ぐらいで、前任と一緒に行いながら学んでいきましたので、あまり苦労はしませんでした。ですが、引継ぎ時期が4月に入ったタイミングでしたので、新入社員が入社する時期と重なったのは大変でしたね。この時に紙の運用だったら、すごく大変だったと思うので、本当に救われました。

導入後の変化について教えてください。

森田さん：導入前は約20人の社員に対し、1名の担当と社労士さんで行っていた業務を、3〜4倍に増えた今でも、労務担当1名でまかなえているのはありがたいです。

特に業務効率化に貢献している機能はありますか？

森田さん：やはり「入社手続き」ですね。導入前は、約1週間ほどかかってやっと社会保険の届け出ができていましたが、今では、入社日に届け出ができるようになりました。入社したら1日でも早く保険証を届けてあげたいですし、入社する方も紙のやりとりがないので、ストレスは少ないと思います。

入社手続きに関して、スタメンさんは名古屋だけでなく複数支社がある中で、便利に感じた機能はありますか？

森田さん：入社の際のToDoリストは便利ですね。カスタマイズしてSmartHRでの手続き以外の内容も入れており、順序に従って確認を進めていくだけでスムーズに終わります。パソコンの手配や名刺発注などをまとめてToDoリストに入れて、一連の入社手続きを管理・進捗状況の可視化をしています。

複数の役割を兼務しながら未経験から労務業務を進められていますが、同じような環境の方でも実行できると思いますか？

森田さん：できると思います。私は前職までずっと営業職で、そもそも管理部門の方の仕事内容も詳しくは知らない状態でした。それでもSmartHRがあったおかげで前任の担当からスムーズに引き継ぎできましたし、今後別の方に引き継ぐのもスムーズにできそうです。

それは嬉しいです！ これから年末調整の時期ですが、不安はありますか？

森田さん：昨年初めて担当しましたが、全体でどのくらい工数や時間がかかるかも把握できましたし、従業員数が増えても変わらず対応できると分かったので、あまり心配していないです。会社が大きくなる前に業務効率化を進めておくと、その後の拡大に備えておけるのですごく大きいですよね。

常に先を読み、会社全体の生産高を上げられる組織づくりを

最後に、今後取り組みたいことを教えてください。

森田さん：今コーポレート本部で力を入れていることが3つあります。1つ目が先を読むこと。今後も事業が拡大する中で、「従業員が100人を超えたら」「事業や拠点がさらに増えたら」と、先を見据えてアクションすることを大事にしています。

2つ目が会社全体の生産高を上げること。従業員のみなさんが本来必要な業務に集中できる時間を増やせるように、今後も組織運営の土台を担いたいと思っています。

3つ目が、想像力を持って自らの任務を果たすこと。1つ目の「先を読む」と少し似ていますが、仕組みや体制がこのままでいいのか、当たり前を疑った上で、より良い仕組みや方法を考え、各業務のアウトプットレベルをもっと上げていきたいと思っています。

私個人としては、採用活動や組織づくりを行う中で、社内外のスタメンファンを増やす取り組みをこれまで以上に増やしていきたいですね。攻めのアクションを仕掛ける時間をもっと作っていきたいと思っています。

業務の経験有無に関係なく、会社全体のことを考え、高い視座をもって取り組まれていることが伝わりました。本日は貴重なお話をありがとうございました！